淺析檔案管理現代化

文／福建省泉州市鯉城區科技局 王明麗

一、引言

在社會信息化發展的影響下，檔案管理現代化已成為高科技發展的必然結果。現代檔案管理是以數學方法為工具，以傳統理論為工作基礎，并借助計算機通信技術等輔助手段組成的一項結構體系。管理人員通過這一體系可將其積極性及創造性充分發揮出來，通過防止檔案出現信息丟失的現象，從而實現檔案完整度的提升。在網絡化與信息化普及應用的形勢下，如何實現檔案管理現代化已成為各企業單位檔案部門面臨的一項重要課題。

二、檔案管理現代化具有的重要意義

當前，檔案管理現代化的趨勢愈發明顯，在眾多領域得到了廣泛應用，此為科技發展的必然結果。在這一結果的影響下，國家信息化發展的效率得到了有效提升，社會信息管理方式也實現了跨越式發展。

從本質上分析，檔案管理為信息資源的合理管理與分配，通過對信息資源進行開發利用，進而實現各種信息的交流共享，檔案管理現代化工作便可利用這些信息將自身服務范圍進行拓寬，并采用現代化方法管理信息，進而為信息資源的開發利用創造充分的先決條件。檔案管理現代化不但是當前社會發展的必然需求，同時也是實現自身提升必不可少的條件。傳統檔案管理模式已無法滿足信息化快速發展的社會需求，倘若檔案管理工作無法有效提升自身效果，那么將會被新的技術逐漸取代。因此，在檔案管理工作中，應積極引進現代信息電子、快速存儲、超文本鏈接等先進技術，從而有效促進檔案管理朝著現代化方向發展。

三、促進檔案管理現代化的有效對策

（一）加大檔案管理標準化建設力度。檔案管理現代化主要建立在管理標準化以及先進技術、良好協作、嚴密分工等基礎上。隨著信息時代的發展，檔案信息共享與網絡溝通的規范化發展離不開統一標準的支撐，例如檔案信息傳遞、資料共享以及數據交換等內容，均需要建立與之相應的檔案管理標準，只有建立起一套行之有效的檔案管理標準體系，才能充分確保檔案管理現代化工作均能遵循標準并得到實現。在檔案管理現代化系統建設過程中，時常會碰到對本單位特殊性過分強調、不可將管理方式更改的現象，需要注意的是，這種對標準化不夠重視的做法對檔案管理工作的開展是極為不利的。此外，企業或單位在制定相關標準時，需花費大量的人力、物力，設計到數據格式、運行環境等眾多因素，包含了一系列較為復雜的課題，因而更應當采取統一領導的標準化模式，將力量進行集中的同時，不斷推進檔案管理標準化建設。

（二）增強檔案管理現代化意識。實現檔案管理現代化的核心即為增強檔案管理現代化意識，倘若檔案管理人員不具備此種管理理念，那么將會對檔案管理的現代化發展進程造成不良影響。因此，擔負檔案管理職責的工作人員就應樹立起科學的實踐觀，加大先進的科技手段及管理方法的應用力度，將忽視利用、封閉保守等落后觀念從根本上進行改變，逐步實現開放式、主動式服務。此外，還可引進國內外先進的理念與方法，促進檔案管理由傳統的經驗管理朝著現代化、科學化管理模式的轉變。

（三）加強檔案管理人員綜合素質的培養。檔案管理現代化的實現離不開管理人員的支持，檔案管理人員除了需要具備扎實、可靠的理論知識與實踐經驗，而且還需具備信息技術、經濟、寫作等方面的綜合知識。基于此，企業單位等應將提高檔案工作人員綜合素質作為一項長遠的發展戰略，在檔案現代化管理中納入更多復合型人才；此外，還要加大管理人員的培訓力度，通過采取培訓班、進修等培訓形式，在將檔案現代化管理人員的知識結構進一步優化的基礎上，培養出基礎知識扎實、技術操作熟練的科學管理型人才。

（四）加大檔案現代化管理的重視及投入力度。企業及單位為促進檔案管理工作的現代化，就應加大現代化管理的重視及投入力度，具體內容為：1.對檔案管理現代化各項工作給予足夠的關系與支持，加大資金投入及設備的配置力度，并在單位整體工作計劃中納入現代化管理，對這一工作的完成情況進行嚴格考核；2.主管檔案工作的相關領導應對檔案工作匯報進行定期聽取，對檔案工作的現狀進行充分了解，并幫助解決檔案工作中存在的問題，指導檔案部門順利進行接下來的工作；3.對于檔案工作的相關經費，應在年初做好相應的預算安排，尤其做好檔案維護及信息化建設等方面所需費用的保障工作；4.各個單位應按照標準要求建立起規范化的檔案室，購置所需的檔案柜，做好采光、通風、防潮、防蟲、防火、防盜等配套保護設施，有條件的企業及單位還可配置監視器、掃描儀等現代設備，在確保檔案資料安全的基礎上，促進檔案管理現代化水平的提升。

四、結語

綜上所述，隨著科技的進步與發展，檔案管理現代化已成為必然的發展趨勢。因此，檔案管理部門應加大計算機、網絡等技術的應用力度，通過展開不斷地探究與實踐，從而探尋出準確、有效的檔案管理方法，實現檔案管理的現代化發展。

[1]徐雁.淺析檔案管理現代化[J].開封教育學院學報,2009,29(03):105-106.

[2] 張記銘. 淺析檔案管理現代化[J]. 黑龍江對外經貿, 2010,21 (05):105-106.