淺談新形勢下的檔案創新管理與信息安全

文／昌吉州農牧機械化技術推廣站 盛楊華

一、前言

隨著網絡技術的發展，信息時代的到來，很多單位和企業的辦公環境與檔案管理都已經網絡化。在新形勢下，檔案管理工作也要進行創新才能順應時勢的發展，利用網絡信息技術、計算機技術對檔案管理模式進行創新，對檔案信息資源進行整合。本文主要就新形勢下檔案管理存在的問題進行分析，并探討了新形勢下如何做好檔案創新管理與信息安全，為新形勢下檔案管理與信息安全研究提供一定的理論依據。

二、新形勢下檔案管理存在的問題

隨著網絡技術的發展與普及，檔案管理水平也得到了一定的提高，但是在新形勢下，檔案管理還是存在以下問題。

（一）檔案管理缺乏連續性與長期性。當前很多單位和企業并沒有真正重視檔案管理，相關的檔案管理部門也是臨時建立來應付上級領導的檢查，并沒有真正的系統化的檔案管理系統，只是簡單的將要檢查的檔案進行簡單的歸類和整理，導致檔案管理缺乏連續性與長期性。

（二）檔案管理缺乏規范化的制度化管理。當前很多檔案管理部門，收集檔案信息資源的力度和范圍不夠，檔案管理缺乏規范化的制度化管理。由于沒有規范化的檔案管理制度，檔案信息資源沒有可以遵循的規范進行立卷，更不可能根據檔案資料的目錄對組卷進行排序，從而導致檔案資料的遺漏和損失，造成檔案信息查閱與使用的不便。

（三）檔案管理自動化水平不高。雖然當前網絡技術的發展很迅速，但是真正應用在檔案管理的網絡技術卻少之又少，當前很多檔案管理的自動化水平還不高。一些檔案管理部門的硬件設施以及軟件設施比較落后，相應的管理技術手段也比較落后，并不能隨新形勢下網絡技術的快速發展的腳步進行硬件和軟件的更新與改造。除此之外，很多檔案管理部門電子檔案信息管理工作人員缺乏，有時候即使將先進的網絡設備和軟件引進了，但由于缺乏專業的技術人員，網絡技術的先進性也沒有充分發揮出來，從而使檔案管理工作停滯不前，滿足不了檔案信息資源日益增長的使用需求。

（四）檔案管理的安全性不高。網絡、計算機是處理電子文檔的主要手段，但是網絡、計算機等很容易存在安全隱患，因此在處理電子文檔時要特別注意電子文檔的處理過程的完整和安全性。除此之外，很多電子文檔的傳輸需要網絡來進行傳播，如果受到黑客的攻擊、病毒的侵襲，用于電子文檔傳播的載體如計算機硬件設備等也可能受到損害。因此，將電子文檔應用于檔案工作時還要注意網絡安全性。

三、新形勢下做好檔案創新管理與信息安全的策略

（一）提高檔案創新管理與信息安全意識。檔案管理部門要提高創新管理與信息安全意識，建立系統化的檔案管理系統，不斷更新和維護檔案管理的電子設備和軟件系統等，從而不斷提高檔案管理的規范性，使檔案管理具有連續性、長期性。在州、縣(市)檔案管理部門工作上盡量做到檔案管理人員相對穩定，業務素質差距不大，才能呈現出上下聯動工作成效較高等基本特點。

（二）建立和完善檔案管理制度。建立和完善檔案管理制度就是要建立對檔案進行整合的共享平臺。隨著網絡信息技術、計算機技術的不斷發展，檔案管理的方式也不斷融入網絡技術的支持。通過網絡軟件的運用，可以將檔案以統一的格式錄入到電腦設備，再在電腦設備進行提取、整合和轉換等操作這，這克服了紙質檔案的重要檔案份數少、時效性差、歸檔工作手續繁雜、借閱運行繁瑣等缺點。通過建立和完善檔案管理制度，可以提高檔案信息的存放、分類、整理的效率。除此之外，建立和完善檔案管理制度，能將檔案信息的適用范圍、檢索功能、利用效率大大的進行提高。檔案工作人員能夠在管理利用上更便捷的瀏覽檔案信息，從而實施檔案信息資料的共享性、有效性和系統性。

（三）提高檔案管理的自動化水平。檔案管理的自動化水平是制約檔案管理發展的重要因素，因此檔案管理部門應提高檔案管理的自動化水平，積極引進專業的電子檔案信息管理工作人員，不斷更新維護用于檔案管理的硬件和軟件設備，不斷提高專門人才的業務素質和服務水平，只有這樣才與檔案管理的自動化水平不斷提高相匹配。

（四）提高檔案管理的網絡建設和技術水平。電子文檔的生成、輸出、保存、傳播等均需要依托計算機和網絡，因此加強網絡建設和技術支持是將電子文檔應用于檔案工作的重要前提。各單位或企業除了要培養檔案工作人員，還應招聘一些網絡技術人員，防止黑客的攻擊、病毒的侵襲對檔案工作的影響，定期維護電子電腦設備等。

四、結語

隨著網絡技術的發展，信息時代的到來，檔案管理工作也要進行創新才能順應時勢的發展。在新形勢下，檔案管理缺乏連續性與長期性，且其自動化水平不高、安全性也存在一定的隱患。因此，新形勢下，要進行檔案創新管理和信息安全工作，就要提高檔案創新管理與信息安全意識、提高檔案管理的自動化水平、提高檔案管理的網絡建設和技術水平等，從而不斷發展檔案的創新管理與信息安全。

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