企業重大建設項目檔案收集工作的幾點體會

文／攀鋼綜合服務中心檔案館　蔣素梅

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企業重大建設項目檔案收集工作的幾點體會

文／攀鋼綜合服務中心檔案館蔣素梅

【摘要】該文從工作實際出發，闡述了重大建設項目檔案收集工作的幾點體會是要建立健全項目檔案工作的規章制度，加強業務指導、檢查、監督、培訓，提高項目檔案的收集質量。

【關鍵詞】項目檔案；收集；工作機會

近年來，隨著企業的不斷發展壯大，攀鋼投資建設的大型項目越來越多，而作為真實反映和準確記錄企業重大建設項目的項目檔案，具有建設項目周期長，參建單位多，專業性強等特點。因此，如何做好項目檔案的收集工作，確保檔案的完整、準確、系統，是企業檔案管理部門面臨的重大課題。筆者在公司檔案管理崗位上，通過十幾年的工作實踐，積累了一些經驗，供大家參考并相互學習交流。下面就如何做好重大建設項目檔案的收集工作，談幾點個人體會。

一、要建立健全項目檔案工作的規章制度

建立健全項目檔案工作的規章制度是做好檔案收集工作的基礎。攀鋼很多重大建設項目都實行公開招投標，設計、施工、監理單位來自全國各地，工程完工后，各方移交的竣工檔案標準不同，格式不一。因此，公司結合了自身實際情況，按照國家檔案管理標準，制定和頒布了《檔案管理標準》，明確規定了施工單位、質量監督部門、設計單位、監理單位、使用單位、公司檔案管理部門及財務部門的職責；明確規定了檔案資料的收集范圍、種類和質量要求，這就為保證項目檔案的完整、準確、系統，實現項目檔案管理規范化、標準化奠定了良好的基礎。

公司檔案主管部門必須參與合同審查會簽，在合同中設立專項條款，明確規定了參建單位必須按照公司《檔案管理標準》的要求收集歸檔竣工資料并扣留一定比例的合同金額作為竣工資料保證金，以確保竣工資料的收集歸檔得到參建單位的高度重視。在工程結算和設備最終付款時，必須有檔案人員在結算單上簽字、蓋章，確認其檔案資料已達到歸檔要求，財務部門方可付款。這就使檔案資料的歸檔具有了法律效力，為以后檔案資料的收集歸檔工作打下了良好的基礎，從制度上有效保證了檔案資料的完整、準確和系統。

二、及時介入，做好項目檔案工作的業務監督、檢查、指導

（一）必須從項目資料形成的“源頭”抓起。開工前，檔案主管部門要將項目資料的收集范圍及具體要求向各參建單位進行技術交底。各參建單位要將檔案管理與工程建設同時計劃、同時布置、同時檢查、同時考核，確保項目檔案工作與項目建設同步進行，將檔案工作貫穿于項目建設全過程。

（二）按照工程實際進度對工程項目資料進行同步檢查和經常檢查。所謂同步檢查就是要求資料檢查與工程建設同步，特別是要抓住工程建設的幾個重要階段，如隱蔽工程驗收階段、中間驗收階段、交工驗收階段等。所謂經常檢查就是對工程項目資料的質量要進行經常性檢查。根據實際情況每周或每月檢查一次，以便能夠及時發現問題，及時糾正。具體檢查內容主要包括以下幾點：一是檢查資料的形成是否及時、完整、齊全。重點檢查驗槽記錄、隱蔽記錄等。二是檢查每份記錄或表格是否為原件，是否為標準格式。表格填寫是否完整、規范、清晰。三是檢查每份記錄或表格的簽字是否及時、齊全，有無代簽現象，書寫的墨水是否符合要求等。四是檢查設計變更材料。主要是檢查變更材料是否齊全，清楚，是否都加蓋了竣工圖章，是否明確了采用情況及在相應圖紙上進行了修改。

（三）檔案主管部門對每月資料的檢查情況及時進行通報。針對存在的問題，提出整改措施并要求限期整改。以此使各參建單位的領導、工程技術人員、檔案人員能夠及時了解和掌握本單位的項目資料管理情況，重視工程項目資料的收集和歸檔。實踐證明，通過對項目資料的同步檢查和經常檢查，收到良好的效果。一方面，參建單位主動向我們通報檔案收集、整理過程中出現的問題；另一方面自身也重視檔案的質量，主要體現在表格統一、簽認齊全、歸檔的原件率比以前有了明顯提高，對檢查中發現的問題能夠及時整改等。

三、加強檔案業務知識培訓，提高各類人員業務素質

（一）立項前對各職能部門經辦人員進行檔案收集工作培訓。檔案主管部門要詳細說明歸檔資料的數量、質量、時間要求，以引起各職能部門對檔案工作的認識和高度重視，確保工程建設前期資料、外事活動資料、外部配套建設或協作的有關資料及時收集歸檔。

（二）開工前對參建單位進行檔案業務知識培訓。各參建單位來自全國各地，項目檔案管理標準不統一，檔案管理水平也存在差異。為確保項目檔案的質量，在工程開工前，公司檔案主管部門就要舉辦培訓班，對參建單位項目經理、工程技術人員和檔案員進行檔案管理知識培訓，學習項目檔案如何分類組卷、編制及檔案相關知識，明確歸檔范圍和使用的表格樣式，為各參建單位項目檔案收集歸檔統一了標準。

（三）加強和提高使用單位工程技術人員和檔案人員業務素質。項目檔案工作是一項專業性很強的工作，要求從事該工作的人員不僅要具備檔案專業方面的知識，還要懂得一些工程方面的知識。因此，一方面，檔案人員和工程技術人員應在實際工作中努力學習項目檔案管理相關的業務知識和技能，苦練內功，提高自身業務素質；另一方面檔案主管部門也要加大對他們項目檔案專業知識的培訓，并創造機會與相關單位進行經驗交流，學習其他單位的先進管理經驗和做法，以彌補自身檔案管理方面的不足。

參考文獻：

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[2]黃靜雅.企業重大建設項目檔案管理的幾點體會[J].四川檔案,2012 (5).