新時期農業科技檔案管理問題及策略初論

文／南通市農業科技檔案館 陳茜茜

農業科技檔案管理是科技工作的重要組成部分，是一項對各種研究資料的收集、保管、統計和提供查閱的活動。檔案管理的對象是檔案，主體是管理者。農業科技檔案管理是農業研究活動的關鍵環節，實質上也是科研工作的后期延伸，然而，隨著農業的不斷優化發展，檔案管理工作也逐漸顯露出一系列的問題，需要檔案管理者采取相應的解決對策，以促進農業進一步的發展。

一、農業科技檔案管理的特點

（一）繼承性。農業的科技研究工作是一項經驗性工作，需要時間上的支持。在從事某一技術研究時，要借助以前研究形成的經驗總結，對以前的檔案資料進行查閱借鑒，減少重復研究，在此基礎上進一步的創新完善，這也是繼承性特點的重要體現。

（二）周期長。農業技術研究針對的是整個農業體系，而農業體系又包含農、林、牧、副、漁五大領域，這五個領域的科研工作都需要一定的周期，短時間內并不能取得精確的研究成果，且各自所受到的自然環境影響不同，需要加以時日，有針對性的開展研究。因此，所形成的研究檔案就會有周期性的特點。

（三）廣泛性。農業的科研技術研究設計的范圍比較廣，綜合性強。對于特定的研究對象進行研究時，需要從它的生長環境、生長習性、氣候條件、土質條件、成熟周期的等個方面進行綜合考察，確保所得數據的準確性。

二、新時期下農業科技檔案管理存在的問題

（一）歸檔率低。首先，農業科研工作的管理體制存在很多的漏洞，很多的單位研究管理工作和研究成果歸檔工作不協調，嚴重脫節；其次，因為農業科研工作的周期性較長，因此，檔案的來源較為分散，在收集整理時由于各個檔案的來源時間不確定，會出現部分檔案丟失現象；最后，研究者自身對檔案管理工作的曲解，認為研究的成果檔案屬于個人成果，對專門的檔案管理機構存有疑慮，從而出現研究檔案的斷檔現象。

（二）檔案管理制度不健全。農業科技檔案管理工作在我國具有很長的應用歷史，正是因為歷史較為悠久，很多的檔案管理制度和檔案管理人員的管理模式與新時期的發展形式嚴重“脫軌”，沒有及時的更新完善，現代檔案管理工作大多采用網絡化、自動化、信息化的方式，因此在相關的管理制度上也有了相對應的要求，當前農業科技檔案管理制度仍然是傳統的人工方式，效率不高，從而影響到農業科研技術工作的深層發展。

（三）管理人員的素質有待提高。檔案管理工作的一個重要前提就是管理人員要有專業的管理方法，能夠對各種不同的檔案進行正確合理的分類，為后期的檔案查閱提供便利，這也是檔案管理工作的基本功能。然而，很多的檔案管理人員其自身的知識構成不夠完善，學識水平不高，對檔案管理的專業素質薄弱，對各種研究成果檔案定性不明確，出現分類混亂的現象，遲滯了規范化管理的步伐。

（四）保密工作不夠深化。雖然現代網絡化技術在農業科研檔案管理工作中有了一定的應用，對管理工作提供了很大的便捷，但是，網絡化也增加了檔案信息的涉密渠道，涉密的載體在管理上也沒有強有力、嚴格的管理制度，不夠規范化，容易使研究成果外泄，另外，就是檔案管理人員的保密意識不高，對于查閱的程序檢查不夠嚴格，這也是導致檔案信息外泄的重要因素。

三、農業科技檔案管理問題的應對對策

（一）加強檔案的收集和管理工作。針對于不同的檔案特點，要有合理的收集方案，對檔案進行統一式管理。建立一套完整高效的檔案管理體系，把研究工作與檔案歸檔工作協調起來，對每一研究項目進行實時檔案跟蹤，嚴防因為周期長的原因，造成檔案的遺失，可以有專門的人員分工進行細化管理，還要加強對管理人員的研究成果歸檔觀念的強化，灌輸正確的歸檔意識，以確保檔案的整體連續性。規避斷檔現象發生。

（二）完善制度建設。高效的檔案管理制度不僅是檔案管理工作的標準化、規范化的依據，更是日常管理的行為準則。管理人員要按照科學的歸檔程序對各種檔案進行標準化管理操作，不能主觀的對檔案進行隨意安放，要嚴格按照制度規定的要求進行，與此同時，管理人員要對檔案管理的一些基本法規準則進行學習深化，進一步促進各種的標準化，使檔案管理工作在制度的強化下更加有序。

（三）提高檔案管理人員的綜合素質。管理人員要有專業的檔案管理技術和經驗，對各種農業科研成果有一定的認知，在檔案歸類上可以進行明確的劃分，按照不同檔案的屬性進行分區、分層放置，不斷的提高完善自身的素質，與時代發展形勢相接軌。

（四）強化保密措施。在新技術的應用下，要加強檔案管理的保密措施，一方面，檔案管理人員要熟知一些網絡技術的基本應用，對可能產生的信息涉密渠道進行事前規避，建立完整的防范體系；另一方面，也要對查閱管理制度進行嚴格落實，對查閱人員進行明確的區分，對查閱程序實行制度化管理，確保檔案信息的安全。

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