電子文件的歸檔保護利用工作的有關(guān)分析

文／東莞市虎門鎮(zhèn)沙角C電廠　沈巧玲

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電子文件的歸檔保護利用工作的有關(guān)分析

文／東莞市虎門鎮(zhèn)沙角C電廠沈巧玲

【摘要】隨著當前社會經(jīng)濟的發(fā)展，對于文檔的有效管理的要求也逐漸提高，因此在進行電子文檔的歸檔中，保護文檔內(nèi)容的真實可靠性才是電子文檔的關(guān)鍵工作。只有落實文件的歸檔管理、安全保護、提供有效的利用工作，才是將電子文檔進行歸檔保護利用的價值所在。

【關(guān)鍵詞】電子文件；歸檔保護；利用；分析

電子文件在進行歸檔保護利用的工作中，及時的開展歸檔保護是對于當前各項經(jīng)濟發(fā)展個體進行其發(fā)展狀況的總結(jié)，也是將文檔有效價值進行傳承的直接表現(xiàn)。因此將更多具有實際價值的資料和信息進行保真、保密、保存、保讀取，才是提高電子文件的及時歸檔和有效性的推廣和利用的價值所在。在歸檔工作中電子文件的歸檔工作才能將更多的電子歸檔工作進行制度上的建立，確保電子文件的歸檔和職責(zé)任務(wù)的全面落實。

一、分析電子文件歸檔保護利用工作的重要性

（一）促進現(xiàn)代化電子文件的歸檔工作更加的具有時代性。電子文件的歸檔要依賴當前較為實用的計算機操作技術(shù)，而且電子歸檔更加的注重實際的應(yīng)用，形成對于辦公室辦公的自動化和信息管理工作的有效結(jié)合，并且進一步的完善了電子歸檔工作的管理規(guī)范制度。

電子文件的歸檔保護工作逐漸的從政府到高校再到各個企業(yè)的生產(chǎn)和發(fā)展中，都對電子文件的歸檔保護工作提供了全面的技術(shù)要求。電子計算機技術(shù)將電子文件的歸檔保護工作進一步的進行落實，實現(xiàn)檔案資料管理系統(tǒng)和辦公自動化系統(tǒng)進行及時高效的連接，保障電子文件歸檔的質(zhì)量。而且在電子歸檔工作中主要的工作程序?qū)n案的管理工作進行每個環(huán)節(jié)的相互聯(lián)系，促使電子文件歸檔保護工作的實際利用價值提高。

（二）促使文件歸檔更加的具有規(guī)范性。在進行對電子文件歸檔保護利用中，能夠制定嚴格規(guī)范的文檔管理制度，也要求有關(guān)人員的基本素質(zhì)要過硬，能夠應(yīng)對各種電子文件歸檔的問題，并且還要具有高度的責(zé)任意識和敬業(yè)精神，為進一步的電子文件歸檔工作提供更多的保障。因此在確保歸檔電子文件符合歸檔要求的時候，要制定對于電子文檔的管理制度，并對電子文件進行全面、認真的檢查，因為電子文檔脫離紙質(zhì)文檔的實質(zhì)性和可觸摸性之后，更重要的就是保障文檔的信息準確。

只有將電子文檔的資料進行完整性和真實性的要求并予以落實，才能將相對應(yīng)的準確的電子信息技術(shù)進行和紙質(zhì)檔案的內(nèi)容和附件的相互結(jié)合，保證電子文件的信息準確有效。

因此在進行對辦公系統(tǒng)的公文處理中，要把辦理借書的公文進行歸檔，并及時的對文檔的管理系統(tǒng)進行整編文檔庫的管理。將電子文檔的歸檔管理實施整理，并且對從事電子文檔的管理人員的日常工作也進行相對應(yīng)的制度規(guī)范管理，從而將電子文件的歸檔保護工作具體的開展和落實。

二、電子文件歸檔保護利用工作的方法

（一）電子文件的立卷歸檔。在我國的文件歸檔歷史中一般都是以紙質(zhì)為主，從檔案的形式上主要是當事人的親手筆稿或者其他有關(guān)事項主要活動人的筆稿，都能夠邊線處文檔的原始性，也只有經(jīng)過檔案的原始記錄才能使檔案更加的具有法律憑證作用。

所以電子文檔的原始記錄性以及憑證作用的確定，就要將電子文檔進行管理，根據(jù)計算機的使用特點制定電子文件的立卷歸檔對電子文件的形成、積累、整理、鑒定、歸檔、利用、統(tǒng)計、保護等管理措施進行制定，確保電子文檔的質(zhì)量可靠，進而進一步的實現(xiàn)電子文檔專業(yè)應(yīng)用的電子歸檔管理軟件技術(shù)的產(chǎn)生。

立卷歸檔是指將紙質(zhì)的文檔進行和電子文檔的對比，將有效地文件內(nèi)容進行相對應(yīng)的輸入，及時的將有效信息進行電子文檔的編訂，并將整理完畢的文件連同紙質(zhì)的文件進行及時的歸檔分類，做到對文件管理的隨要隨到，電子文件才能將檔案人員的勞動強度減輕，實施電子文檔的立卷歸檔是在紙質(zhì)文件的配合下進行全面而又有效的開發(fā)，進而全面的保障電子文檔的及時高效性。

（二）及時的對收集到的電子文件進行分類編目。因為日常的文件歸檔工作中會存在較多的工作程序，只有實施對于電子文件的分類編目才能將有效地電子文件進行分門別類的管理。

按照文件的不同性質(zhì)，結(jié)合單位的實際情況以及當前的電子文件內(nèi)容制定分類編號的方案，確保電子文件能夠在編號明確的情況下，被有效地歸檔和管理，因此在分類編目中，每一份的電子文件才能擁有較為具體和科學(xué)的號碼，將號碼分門別類，進而在日常的文件查找中才能進一步的將電子文件類目進行明確的劃分，提高文檔查找工作中的實際工作效率。

并且在進行對電子文件的分類編目中，能夠形成對于電子文檔的著錄、編號、簽署、更改、更新，保證電子文檔的編目分類制度開展建設(shè)有效。實施對于電子文件的檔案管理實現(xiàn)了電子文件自動化管理的要求。根據(jù)各個不同部門對文件的需求程度不高，實施電子文檔的分類編目中，更易于實現(xiàn)自動化管理的電子文件要求，并給電子文件的歸檔保護工作提出了更加全面的要求。

（三）將對應(yīng)的電子文檔的安全保護。網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的進步雖然方便人們的日常溝通交流，但是也擴大了電子文檔保護利用的風(fēng)險性，因此電子文件的歸檔保護利用要進行全面的安全性措施防護。

一方面，可以采用防火墻技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)安全檢測、大眾身份認證系統(tǒng)、數(shù)據(jù)加密技術(shù)等方式實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)安全的要求。對于較為機密的電子文件還可以采用分級查詢權(quán)限的密碼設(shè)計，并進行定期和不定期的更改，屬于重要保密范圍內(nèi)的信息內(nèi)容要更加的嚴格控制。

另一方面，并且還要開展對于電子文件的檢驗，確保分類的電子文件能夠被正常的利用，在有效地檢驗工作中才能將電子文件的正常被利用能力提高，建立對電子文件的檢查、維護、拷貝等操作工作的檢查，才能及時的對電子文件進行維護，并且在進行同等的電子文檔相互傳輸和轉(zhuǎn)化中，要保證載體和原載體內(nèi)所存儲的所有文件能夠被有效地開發(fā)和利用，對于損毀的文件也能夠及時的采取措施進行維護。同時還要注重對于電子文件中所使用的電腦等設(shè)備進行及時的清理和殺毒，避免電腦受病毒的侵蝕，形成對電子文件的影響。同時還要把電子文檔和電子檔案管理所需要的計算機系統(tǒng)軟件的開發(fā)和贏家的配合納入到另一階段的電子文件管理的系統(tǒng)中，為電子文件的歸檔保護利用工作奠定全面的基礎(chǔ)。

三、推廣電子文件歸檔保護利用工作的意義

（一）提高電子文件歸檔的有效方法。電子文件歸檔保護利用工作除了要借助科學(xué)的電子信息技術(shù)，還要開展相對應(yīng)的磁盤、光盤記錄方法，并進行法所歸檔，設(shè)置行對應(yīng)的備份系統(tǒng)進而全面的將電子文件歸檔方法全面的提高。在其他的發(fā)達國家也都隨之進行對于自身政府部門的電子文件歸檔管理的保護工作的落實，促進電子文件歸檔的方法能夠進一步被推廣利用。

（二）促使電子文件的歸檔保護利用工作更加的具有穩(wěn)定性。實施電子文件的歸檔保護利用工作，只有在保證計算機軟件系統(tǒng)和硬件系統(tǒng)全面配的情況下，才能將整個電子文檔運行的穩(wěn)定性予以保證。電子歸檔管理可以借助網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的便捷性實現(xiàn)資源共享，但同時也對主要的機密文件進行科學(xué)技術(shù)的保護措施的落實，以提高電子文件歸檔的可依賴性。

四、結(jié)語

電子文件的歸檔保護利用工作在我國的建設(shè)，能夠應(yīng)對我國當前社會發(fā)展實情，并實現(xiàn)各個階層各個經(jīng)濟個體的發(fā)展中對于電子文件高效及時性的要求。并且在我國人口過大的實際情況中，政府實施電子文件的歸檔保護利用可以將我國的實際發(fā)展國情進行及時的分析；在高校中開展對于電子文件的歸檔保護利用工作，可以將高校內(nèi)部的教學(xué)資源進行全面的調(diào)動和利用，學(xué)生也能夠更加全面的認識學(xué)校、認可學(xué)校。電子文件的歸檔保護工作才能真正的達到對于時代信息化發(fā)展的要求。

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