檔案管理信息化探究

文/四川職業技術學院 李榕

隨著社會服務水平以及信息化的不斷發展，檔案管理信息化程度也在不斷加深。檔案部門不斷加強對檔案管理信息化的建設，使檔案管理工作與社會發展相適應。不斷加強基礎工作，深化檔案管理信息化的改革，進一步完善檔案管理工作的運行機制與工作體制，穩步提升檔案管理工作的服務水平與保障能力。

一、檔案管理信息化現狀

（一）缺乏專業化人才。檔案管理信息化的發展，離不開與之相關的檔案管理人才，專業信息化人才的培養是提高檔案管理信息化工作的重點。檔案工作的信息化管理，是現代化的網絡技術以及計算機技術的結合，對檔案管理人員的信息化水平有較高的要求。首先，檔案管理人員不僅要具備檔案管理工作的相關素質和經驗，還必須掌握一定的管理能力以及專業技術，而如今具備全面素質及能力的檔案信息化管理人才十分缺乏。其次，當前檔案信息化管理人員不僅管理經驗匱乏、技術能力不足，而且缺乏必要的穩定性，剛剛對工作內容有所了解便被調離崗位或離職，這致使檔案管理人員的能力與信息化發展需求不相適應。最后，檔案信息化管理人員對現代化的信息管理技術掌握不足，不能夠熟練的嚴格按照管理要求來完成檔案管理工作，檔案管理信息化的普及工作得不到有效的開展。

（二）管理體系不夠完善。檔案工作的信息化管理體系不健全也是影響檔案信息化管理工作發展的重要因素。一方面，檔案管理中標準體系及質量控制不完善，致使檔案信息化管理工作得不到有效檢驗且無法達到其預期的效果。另一方面，在檔案管理建設中缺少有效的利用開發體系，致使檔案的信息化管理程度不夠，不能快速的進行信息檢索及掌控檔案管理的發展方向。

（三）缺乏必要的技術保障。檔案管理工作的信息化建設中，缺乏必要的技術保障。檔案的信息化管理要求管理人員具備較高的專業技術水平，但目前，在檔案的信息化管理過程中對相關硬件設施及設備的使用還不明確，致使大量設備的功能得不到發揮。同時，在檔案管理工作的信息化建設中缺乏技術管理和技術指導，導致工作過程中檔案管理信息化達不到應有的效果，這種技術指導及技術的欠缺，無疑極大地阻礙了檔案管理工作的信息化發展。

二、檔案管理信息化的發展策略

（一）加強人才隊伍建設。加強對檔案信息化人才的培養，是當前工作的重點。首先，各單位要采取必要措施加強對專業的檔案管理信息化人才的引進，使大量具備檔案管理經驗、管理能力及技術能力的人才投入到檔案管理的信息化建設中來，提高建設隊伍的專業能力。其次，通過各種措施來提高現有管理人員的專業能力及管理能力，使現有管理人員能夠適應現代化檔案信息化管理工作。最后，加強對檔案管理人員的人才管理，避免因人才流失而影響檔案管理信息化的發展。

（二）建立完善的管理體系。建立健全完善的信息化管理體系是開展檔案管理信息化建設工作的基礎。一方面，建立完善的利用開發體系，對信息咨詢服務及檔案資料的儲存等相關流程進行規范，開發有效的檢索工具及信息技術，提升檔案信息化管理的技術水平，從而在實現檔案信息化管理基礎的同時，對檔案進行科學的管理。另一方面，建立完善的質量控制體系，對檔案管理工作中的目標及工作標準制定明確的制度，從而確立檔案管理工作的發展方向。

（三）加大資金投入。加大對管理信息化建設中的資金投入，能夠更好的推進檔案管理信息化建設工作的開展。一方面，政府要把經費切實投入到檔案建設中去，保證各單位在檔案管理信息化建設中有足夠的經費支持，更好的開展信息化建設工作。另一方面，各單位要切實將經費用到檔案管理的信息化建設中去，按要求采購相關軟件及設備，給檔案管理信息化建設提供充足的物質保障。

（四）加強技術指導。檔案管理信息化建設中正確的技術指導，能夠保證建設工作正確有序的開展。一方面，要明確技術標準及要求，對檔案管理信息化建設中所需的技術進行詳細的梳理。另一方面，利用各單位中具備相關專業知識的人員或聘請相關專業人員對檔案管理人員進行技術傳授和指導，增強他們對相關軟件知識和硬件設施的掌握能力。

[1]張振嵐,何曙霞,張丹.檔案信息化與檔案工作者應具備的信息素質[J].治黃科枝信息,2012.

[2]劉國能.當前全國檔案工作的幾點思考[J].檔案學研究,2002.