芻議檔案安全保護工作

文/吉林建筑大學城建學院　姜曉波

芻議檔案安全保護工作

文/吉林建筑大學城建學院姜曉波

【摘要】檔案管理工作中需要注意安全保護工作，這對于確保檔案安全有著重要的現實意義。在實際工作中，對于檔案的安全管理還存在一些問題及安全隱患，對于存在的這些問題需要找出針對性的解決措施，加以解決，以確保檔案管理的安全、有效。

【關鍵詞】檔案管理；安全保護；措施

檔案資料可以反映歷史的發展進程，表現著重要的知識積累和科技儲備，屬于重要的信息資源。所以，檔案資源的保護工作應該得到有關部門的重視，要求檔案管理人員應該具有一定的責任意識。隨著時代的進步與科學技術的發展，計算機技術已經普遍應用于社會各個領域，檔案管理也不例外，進一步發揮了檔案信息的作用，因此要求當前的檔案管理人員一定要重視保護檔案資源。

一、檔案管理工作中存在的安全隱患

（一）檔案管理的安全保護工作沒有受到應有的重視。現在，我國各個領域都不重視檔案資料的安全保護工作，這在很大程度上阻礙了檔案保護工作的進行。一方面很多單位領導不重視檔案保護工作，很多領導認為檔案管理工作不重要，思想上非常懈怠，在檔案管理工作中不愿意投入更多的人力和物力、財力。由于這種思想的影響，使檔案安全保護工作進度緩慢；另一方面，檔案工作人員本身也不重視檔案管理工作，在過去的很長時期內，很多檔案工作人員沒有關注檔案的保護工作，都認為檔案管理的重點就是收集和整理，這種認識很明顯是錯誤的。

（二）對檔案工作人員的教育培訓不夠。隨著我國經濟的快速發展，科學技術也得到了發展的機會，出現了多種多樣的檔案資源載體。為了順應社會發展形勢，則一定要加大現有人員的培訓力度，提高工作人員的專業技術水平。但因為很多領導不重視檔案管理工作，由于缺少管理時間和管理資金，有的檔案人員根本就沒有參加檔案管理工作的培訓。

（三）檔案管理缺乏必要的安全保護制度。因為沒有完善的檔案安全保護制度，所以在檔案管理工作中存在大量的安全隱患，如有的檔案室允許人吸煙，不能做到有效防火。

（四）檔案庫房條件差，這是對檔案安全影響最大的因素。有的單位檔案室環境太差，都是將檔案室設在頂樓或底層，門窗陳舊破爛，沒有合格的防盜措施；有的單位根本不具備專門的檔案室，這些因素都不同程度地制約著安全工作的開展。

所以，目前我國檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，一定要引起有關部門的高度重視，迅速給予解決。

二、加強檔案管理安全保護工作的措施

現在，我國檔案管理的安全保護工作還沒有做細做好，在檔案管理工作中存在著大量的安全隱患，阻礙了檔案安全保護工作的發展。所以，一定要多方籌措，應用各種方法，促進檔案管理安全保護工作的順利開展。

（一）健全檔案保護制度。在檔案安全保護過程中，首先應該做好預防工作，其次是做好治理工作，應該具有嚴密的檔案管理保護制度，防止丟失檔案資料。第一,建立嚴密的檔案保護制度，對存放檔案的庫房要嚴格管理，庫房應該具有專門人員負責，應用嚴格的管理辦法，沒有得到檔案管理人員的許可不能進入。檔案管理人員應該具有高度的職業道德，具備高度的責任意識和保密意識，嚴格依據保密制度去做，遵守保密紀律，將保守國家秘密當作自己的責任和義務；第二,建立嚴格的檔案材料接收制度，接收檔案管理材料過程中，要求雙方都要做好清點工作，最后填寫完整的交接單據，雙方管理人員同時在上面簽字認可。在存放過程中首先要除塵，資料存放到庫房以后，要根據情況分別登記在總帳、分類帳、登記表、檢索工具上，應用相同的數據，可以在應用時迅速找到。第三,建立嚴格的檔案借閱制度，在人員需要借閱檔案資料時，借閱人員應該認真填寫借閱登記表，并且在使用完畢后迅速歸還，假如要求長時間借閱，還需填寫登記表，不但如此，續借手續也是不容忽視的一個環節。檔案管理人員要每間隔一段時間就要提醒借閱人員歸還，保證檔案資料的完整性。

（二）加強電子檔案的保護。最近幾年，隨著科學技術的快速發展，檔案管理也實現了信息化管理，出現了大量的電子形式檔案，對檔案資料的保護提出了更高的要求，一定要重視資料的消磁、泄漏和病毒工作。第一個方面是對磁性物體做好保護工作。要求放置這些物品的場所不能存在磁場和震動、塵土、腐蝕氣體、擁有適度的溫濕度，濕度達到40%-50%，溫度控制在14-24度之間。在檔案室內每隔兩年要進行一次轉儲工作，要把已損壞、破壞的存儲設備及時的更換。第二個方面是保護光盤。對于光盤來說，其存放的最佳環境溫度一般在14至24攝氏度之間，濕度要盡量控制在百分之四十至六十五之間。光盤存儲的時間較長，其轉儲時間一般為五年一次。相對于磁盤來說，光盤其抗干擾的能力較好，并它的結構相對牢固，因此較適合長期性的保存一些電子文件。

（三）強化應急管理制度建設。依據處理突發事件的法律法規，檔案館要根據自身實際情況，應用有關應急制度，積極處理各種突發事件。一旦出現突發事件，那么完善的設施裝備、先進的技術手段、科學的技術方法，則會對處理突發事件起到關鍵性作用。同時建設檔案異地存儲庫、盡快建立館藏檔案備份，早日應用先進運輸和轉移設備，可以減輕突發事件的影響，將損失降到最小。另外，積極籌備危機后重建工作，促進檔案管理工作正常化發展，使檔案管理工作服務于社會，服務于民生。

三、結束語

總之，在檔案管理工作中，一定要重視做好安全保護工作，安全保管在檔案管理工作中具有不可替代的作用。因此，檔案管理的安全保護是一個長期的話題，每一個檔案管理人員一定要認真做好檔案的安全保護工作，保證我國檔案工作的穩定發展。

參考文獻：

[1]黃曉艷.淺談保障檔案安全的管理措施[J].中國科技信息,2010(09).

[2]彭紅.檔案管理與信息化建設[J].河南科技,2011(13).