淺析水文資料檔案管理工作

文/云南省水文水資源局德宏分局 段順香

水文工作既是一項(xiàng)專業(yè)性很強(qiáng)的基層工作，又是一項(xiàng)與經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展密切相關(guān)、應(yīng)用量大、面廣的工作。水文資料是水文、水資源、水環(huán)境監(jiān)測(cè)、測(cè)驗(yàn)、預(yù)報(bào)等活動(dòng)中，直接或間接形成的具有保存和利用價(jià)值的各種形式的數(shù)據(jù)、圖表、文字、聲像的歷史記錄。水文資料內(nèi)容還包括水文年鑒、水文統(tǒng)計(jì)值、水文圖集及水文調(diào)查資料等。水文資料是水文工作者不畏艱險(xiǎn)，辛勤勞動(dòng)的結(jié)晶，對(duì)于水利事業(yè)而言,水文資料具有十分重要的作用,水文資料為防治水旱災(zāi)害、國(guó)民經(jīng)濟(jì)建設(shè)、水資源開(kāi)發(fā)利用、水環(huán)境保護(hù)、科學(xué)研究和水利工程建設(shè)提供決策依據(jù)和重要數(shù)據(jù)資料，充分發(fā)揮了水文的耳目和參謀作用。因此，做好水文資料檔案管理工作，使水文資料具有完整性、可靠性、一致性非常重要。

隨著水文事業(yè)的改革發(fā)展，水文資料的數(shù)量、種類增加、適用范圍也更廣。因此，要加強(qiáng)水文資料的管理，結(jié)合水文資料檔案管理的特點(diǎn)，從實(shí)際出發(fā)制定水文資料檔案管理辦法，實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級(jí)管理的原則，使水文資料管理工作不斷走向制度化、規(guī)范化。在提供水文資料服務(wù)時(shí)，檔案管理工作要遵守國(guó)家有關(guān)科學(xué)技術(shù)檔案的保密規(guī)定，加強(qiáng)對(duì)水文資料檔案的保密管理，確保水文資料檔案的安全性。

一、水文資料的歸檔工作

檔案歸檔看似簡(jiǎn)單，其實(shí)是一項(xiàng)復(fù)雜而又嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎枰軓?qiáng)的專業(yè)知識(shí)，不能馬虎，因此，檔案管理員在工作中認(rèn)真做好每項(xiàng)基礎(chǔ)工作。水文資料歸檔時(shí)，檔案管理人員要按照《水利科學(xué)技術(shù)檔案管理規(guī)定》的有關(guān)要求，將需要?dú)w檔的原始資料、整編成果及其他技術(shù)資料進(jìn)行全面的收集、分類整理、組卷科學(xué)、合理，從而使檔案查閱利用方便，為利用者和提供者節(jié)省時(shí)間。

1.根據(jù)《云南省水文資料裝訂規(guī)定》的要求，將歷年資料用棉線以五針雙線穿孔方式加固裝訂成冊(cè)，封面、封底使用統(tǒng)一紙張（牛皮紙），封面上要注明年份、流域、站名、內(nèi)容及時(shí)間，封二注明各個(gè)工作流程的所對(duì)應(yīng)的責(zé)任人，封三注明各項(xiàng)目所對(duì)應(yīng)的頁(yè)碼，從而保證了檔案資料的齊全與完整。在檔案資料的分類過(guò)程中，根據(jù)水文資料形成的規(guī)律、特點(diǎn)及其內(nèi)在聯(lián)系，按時(shí)排序，編目登記，以便今后檢索。

2.水文資料在裝訂時(shí)應(yīng)根據(jù)水文記錄資料的不同類別分別裝訂，并且采用各種專用的封面、封底。裝訂成冊(cè)的資料按歸檔要求放在硬質(zhì)的檔案盒內(nèi)，填好歸檔資料盒封面，然后進(jìn)行分類、排列放在五節(jié)鐵質(zhì)柜中，按檔案管理要求貼上標(biāo)簽。做到案卷質(zhì)量規(guī)范、排列整齊、科學(xué)組柜。

3.根據(jù)各單位檔案移交的要求，對(duì)整理后的水文資料檔案嚴(yán)格進(jìn)行定期或不定期歸檔。各種原始資料及整編成果通過(guò)省局復(fù)審、全國(guó)終審結(jié)束后全部整理歸檔，一年一次。各種水文手冊(cè)、技術(shù)材料、專項(xiàng)成果等，在每項(xiàng)任務(wù)結(jié)束后，不定期整理歸檔。

二、水文資料的保管工作

水文資料是一種重要的基礎(chǔ)水信息資源，是國(guó)家的寶貴財(cái)富，需經(jīng)過(guò)規(guī)范化整理后進(jìn)行長(zhǎng)期保存，檔案管理人員必須做好水文資料的保管工作。

1.所存放的檔案資料室需要干燥、潔凈、寬敞的環(huán)境，應(yīng)具備具備防火、防盜、防蟲(chóng)、防鼠、防水、防潮、防光、防塵等“八防”條件,保持通風(fēng)，不讓檔案資料霉變、蟲(chóng)蛀及缺失，保證水文資料安全保密萬(wàn)無(wú)一失。

2.檔案資料在出入庫(kù)時(shí)，必須嚴(yán)格檢查，做到帳物相符，做好登記手續(xù)。庫(kù)內(nèi)保持清潔、整齊，定期清理和整理庫(kù)房，對(duì)檔案資料庫(kù)內(nèi)溫濕度按照要求進(jìn)行調(diào)控。庫(kù)房?jī)?nèi)不得堆放雜物，尤其是易爆易燃的物品。

3.根據(jù)檔案庫(kù)房管理規(guī)定，檔案的存放和調(diào)閱均由檔案員操作，其它人員不得隨意進(jìn)入檔案庫(kù)房。在提供水文資料利用服務(wù)時(shí)，查閱者要按檔案借閱規(guī)定，辦理登記手續(xù)，就地查閱，檔案一般不外借，如果因工作需要借閱的，需經(jīng)機(jī)關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的批準(zhǔn)，歸還檔案時(shí)要限期。在借閱涉密資料時(shí)必須嚴(yán)格管理控制，以便防止泄密；如有特殊需要，應(yīng)注明用途，經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后才可借閱。

三、水文資料的利用服務(wù)工作

平時(shí)做好檔案資料的收集、歸檔、保存工作，最終目的就是為了提供利用。檔案管理人員應(yīng)盡力做好水文資料開(kāi)發(fā)利用的各項(xiàng)服務(wù)工作。隨著國(guó)家經(jīng)濟(jì)建設(shè)的快速發(fā)展，水文形式不斷變化，對(duì)水文為社會(huì)服務(wù)的要求越來(lái)越高，檔案管理員要跟上時(shí)代的步伐，提供更好服務(wù)，要求從水文資料的封閉型管理向開(kāi)放型管理轉(zhuǎn)變，根據(jù)各行業(yè)的工作需求，要變被動(dòng)服務(wù)為主動(dòng)上門服務(wù)。

1.水文工作是一項(xiàng)社會(huì)公益性基礎(chǔ)事業(yè)，依據(jù)水利部《關(guān)于公開(kāi)提供公益性水文資料的通知》（水文[2001]377號(hào)），在向社會(huì)提供水文資料時(shí)，應(yīng)在不違反《檔案法》《保密法》《國(guó)際河流保密工作管理辦法》及《水利工作中國(guó)家秘密及其密級(jí)具體范圍的規(guī)定》等法律法規(guī)的前提下，根據(jù)利用者的情況確定相應(yīng)的提供方式，確保水文資料的安全、有效使用。此外，加強(qiáng)公益性資料的管理。

2.水文部門保存著大量的水文資料成果，目前已向社會(huì)提共咨詢服務(wù)的有：水資源調(diào)查評(píng)價(jià)成果、水文監(jiān)測(cè)成果、洪水調(diào)查成果、水文情報(bào)、預(yù)報(bào)、水環(huán)境質(zhì)量監(jiān)測(cè)、評(píng)價(jià)成果，如為龍瑞高速公路、中緬油氣管道提供水文分析、編制刊印《德宏州水資源公報(bào)》《德宏州水資源保護(hù)規(guī)劃》等。在對(duì)外提共有償服務(wù)時(shí)，檔案管理員要根據(jù)1994年出臺(tái)的《水文專業(yè)有償服務(wù)收費(fèi)管理試行辦法》及單位檔案借閱管理規(guī)定，可以有選擇性地進(jìn)行有償服務(wù)，必須由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字審批，辦理相關(guān)手續(xù)后才能提供，同時(shí)對(duì)所提供的項(xiàng)目服務(wù)資料要保證準(zhǔn)確無(wú)誤，做到認(rèn)真負(fù)責(zé)。

四、水文資料檔案管理水平有待提高

檔案工作是一項(xiàng)管理性的工作,同時(shí)也是一項(xiàng)服務(wù)性的工作。隨著科學(xué)技術(shù)的不斷發(fā)展，對(duì)檔案工作也提出了新的要求，

（一）全面參與，增強(qiáng)檔案意識(shí)。加強(qiáng)對(duì)全體職工進(jìn)行檔案法律、法規(guī)的宣傳教育，開(kāi)展檔案知識(shí)競(jìng)賽，來(lái)提高全體職工的檔案意識(shí)，使各科室人員都重視并支持水文檔案管理工作，爭(zhēng)取各方面的配合，使檔案工作順利的開(kāi)展。

（二）完善制度，規(guī)范檔案管理。根據(jù)國(guó)家級(jí)及行業(yè)的法律法規(guī)，結(jié)合水文系統(tǒng)管理工作的實(shí)際完善制度，制定出科學(xué)、合理、使用的檔案管理制度，實(shí)現(xiàn)檔案管理規(guī)范統(tǒng)一，有章可循；其次，將水文檔案管理工作納入單位目標(biāo)管理和日?？?jī)效工作考核中，使各部門重視檔案的收集、整理、歸檔，從而使檔案工作不斷走向規(guī)范化。

（三）加強(qiáng)機(jī)構(gòu)建設(shè)，提高業(yè)務(wù)素質(zhì)。首先要配備各部門檔案人員，保證檔案人員的現(xiàn)對(duì)穩(wěn)定，有條件的部門要配備檔案專職人員。其次，加強(qiáng)培訓(xùn)，通過(guò)專業(yè)培訓(xùn)、知識(shí)更新、進(jìn)修學(xué)習(xí)等提高業(yè)務(wù)水平。

（四）加強(qiáng)保密知識(shí)教育，提高保密意識(shí)。加強(qiáng)廣大干部職工檔案保密工作的教育，特別重點(diǎn)對(duì)領(lǐng)導(dǎo)干部和涉密人員要建立嚴(yán)格的上崗、在崗、離崗的相關(guān)保密教育培訓(xùn)，要經(jīng)常開(kāi)展安全教育工作，把檔案安全工作的重要性講清、講明，把泄密的危害和后果講足、講透，讓安全意識(shí)真正深入人心。

（五）加強(qiáng)檔案信息化建設(shè)。檔案信息化建設(shè)是國(guó)家信息化建設(shè)項(xiàng)目的一個(gè)重要組成部分,加強(qiáng)水文檔案信息化建設(shè),是適應(yīng)時(shí)代和社會(huì)發(fā)展。檔案工作者將需保存的水文資料檔案進(jìn)行原文著錄及掃描，在計(jì)算機(jī)中進(jìn)行保存，然后通過(guò)計(jì)算機(jī)進(jìn)行原文檢索、打印，檔案管理信息系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)了檔案、整理、編目、統(tǒng)計(jì)、鑒定、借閱利用等功能，建立機(jī)讀檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)和全文數(shù)據(jù)庫(kù)，檔案數(shù)據(jù)資源得到真正的共享，提高了水文檔案管理系統(tǒng)的高效性。

（六）不斷提高服務(wù)理念。檔案管理人員要不斷轉(zhuǎn)變思想，不能“守株待兔”的方式，必須變被動(dòng)為主動(dòng)，以“積極開(kāi)發(fā)，主動(dòng)服務(wù)”的新方式向社會(huì)提供迅捷的高質(zhì)量的水文檔案信息服務(wù)。

五、總結(jié)

總之，水文資料檔案是我國(guó)基礎(chǔ)性科學(xué)的重要數(shù)據(jù)資源，經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展、科學(xué)研究、科技創(chuàng)新需要水文檔案提供信息支撐，做好水文資料檔案管理，為水文以后的發(fā)展提供完整可靠的檔案資料，充分發(fā)揮水文資料檔案在水文現(xiàn)代化建設(shè)中的重要作用。

[1]朱曉原,張留柱,姚永熙.水文測(cè)驗(yàn)實(shí)用手冊(cè)[J].北京:中國(guó)水利水電出版社,2013.