關(guān)于城建檔案管理工作的幾點思考

文/泉州市城市建設(shè)檔案館　黃鈺華

關(guān)于城建檔案管理工作的幾點思考

文/泉州市城市建設(shè)檔案館黃鈺華

【摘要】本文分析了在城建檔案管理工作中顯現(xiàn)的一些問題，并針對這些問題提出解決方案。

【關(guān)鍵詞】城建檔案；管理；問題；解決方案

隨著社會的發(fā)展、生產(chǎn)力水平不斷提高，城市建設(shè)日益開展的如火如荼，各地新城區(qū)建設(shè)、舊城區(qū)保護等，都給城建檔案工作帶來了前所未有的機遇和挑戰(zhàn)。城建檔案工作從無到有、面對現(xiàn)實挑戰(zhàn)不斷發(fā)展，如何開展城建檔案工作，更好地在城市建設(shè)的管理中發(fā)揮城建檔案的作用，充分體現(xiàn)城建檔案的價值，是城建檔案工作者需要不斷思考的重要課題。本文結(jié)合泉州市城建檔案工作的實際展開一些探討。

一、城建檔案管理工作現(xiàn)狀

我市城建檔案初始于上世紀80年代，擁有綜合城市勘測、城市規(guī)劃、建設(shè)管理、市政工程公用設(shè)施、交通運輸類、工業(yè)民用建筑、園林綠化、聲像等18大類，計18萬余卷檔案。作為泉州城建檔案的管理者，它見證了泉州市的發(fā)展過程，但在城建檔案的管理中也暴露出一些問題。

（一）建設(shè)工程檔案內(nèi)容不全的問題。早期人們對城建檔案不重視，也沒有有效的制度和措施對建設(shè)單位或施工單位的建設(shè)檔案移交進行制約，因此存在重建設(shè)、輕歸檔的現(xiàn)象，很多建設(shè)工程的檔案未進行移交，或只移交部分內(nèi)容，導(dǎo)致早期建設(shè)工程檔案不完整。

（二）數(shù)字化工作發(fā)展相對落后。雖然我市城建檔案管理工作早已采用內(nèi)部編制的一套程序進行管理、部分檔案轉(zhuǎn)化成數(shù)字信息，但存在界面不夠友好、靈活性差的缺點。隨著技術(shù)發(fā)展、群眾利用需求不斷提升，這些已不能滿足現(xiàn)實工作中快速、準確的需求。

（三）缺乏復(fù)合型人才，制約檔案事業(yè)發(fā)展。隨著我市建設(shè)工程不斷增加，尤其從2012年開始，年入庫檔案由之前的8千余冊突破至2萬余冊，城建檔案的接收、利用、管理工作都成倍增加，實際從事檔案管理的工作人員無法迅速完成工作任務(wù)。并且今后要開展的檔案信息化建設(shè)、檔案編研等技術(shù)性工作都需要有知識、有技術(shù)的人員參與進來。因此，要想發(fā)展城建檔案事業(yè)，復(fù)合型的人才就顯得更加重要了。

（四）主動服務(wù)意識不強。我市城建檔案數(shù)量巨大，沒有有效的信息整合手段就不能將之充分利用。并且城建檔案的日常工作處于等客上門，你來我調(diào)，管理人員和容易形成慣性思維，處于被動提供的情況。如何有效地開展檔案利用工作，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供參考，為群眾提供服務(wù)，充分發(fā)揮城建檔案的價值是值得探討的問題。

二、針對上述問題的解決方案

針對上述城建檔案管理中存在的問題主要從以下四點入手解決。

（一）開展檔案宣傳工作，提高社會檔案意識。城建檔案是在城市建設(shè)、管理工作中不斷形成的，并服務(wù)于城市建設(shè)、管理工作。如何讓城建檔案融入到人們的日常生活中，而不是作為一堆放置于庫房的冰冷紙張，筆者認為主要通過幾個方面來實現(xiàn)。

1.針對性地對建設(shè)單位、施工單位、監(jiān)理單位，經(jīng)由展覽、培訓(xùn)、講座、發(fā)放知識小冊子等形式開展宣傳工作，提高這些城建檔案形成者的檔案意識。

2.針對廣大群眾，要突顯城建檔案的文化功能，開拓城建檔案的文化價值。城建檔案館可以通過提供素材的方式與其他單位合作開辦老照片展、出版書籍等，再現(xiàn)泉州市建筑文化、歷史文化、人文文化，讓更多的人認識城建檔案，重視城建檔案。

（二）開展數(shù)字化建設(shè)工作。城建檔案包含了巨大信息，為了使這些信息服務(wù)于城市管理、為領(lǐng)導(dǎo)層提供決策參考，實現(xiàn)城建檔案價值的最大化，開展數(shù)字化建設(shè)，用有效手段優(yōu)化、整合這些信息是不可缺少的。我市城建檔案館為在推動城市發(fā)展中占一席之地，經(jīng)過多次探討、調(diào)研后決定開展數(shù)字化建設(shè)工作。一方面通過招標采購一套硬件設(shè)備及城建檔案管理系統(tǒng)，構(gòu)架自己的網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，制定標準化管理制度，建立規(guī)范的城建檔案信息中心。另一方面，開展館藏檔案的數(shù)字化工作。數(shù)字化的信息是建設(shè)的基礎(chǔ)，主要從兩個方面來收集數(shù)字化的信息：一是對已接收進館檔案，由我館組織進行數(shù)字化。二是對未接收進館的檔案要求移交單位按照行業(yè)標準數(shù)字化后，我館對其進行接收管理，從源頭上解決檔案數(shù)字化問題。

（三）提高管理人員綜合素質(zhì)。城建檔案管理在不斷克服困難、把握發(fā)展機遇的過程中，一支既兼具檔案管理及城建業(yè)務(wù)知識，又掌握現(xiàn)代化技術(shù)的管理隊伍是不可缺少的。對管理人員的常規(guī)性培訓(xùn)主要從以下幾方面展開。

1.法律法規(guī)培訓(xùn)。學習檔案的法律法規(guī)，從思想上培養(yǎng)管理人員的責任感、法律感，堅守自己的思想防線，嚴守法律法規(guī)，確保檔案的信息安全、實體安全。

2.業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)。通過學習城建業(yè)務(wù)、檔案管理方法，用理論來指導(dǎo)日常的管理工作。參觀學習其他管理水平先進的單位，學習借鑒好的經(jīng)驗。并且為適應(yīng)信息技術(shù)的發(fā)展，必須開展網(wǎng)絡(luò)化管理知識培訓(xùn)，掌握技術(shù)和手段，保證城建檔案事業(yè)的長遠發(fā)展。

（四）樹立服務(wù)意識。在信息時代，擁有信息即擁有財富。將城建檔案館所占有的巨大財富服務(wù)于城市建設(shè)，這離不開城建檔案的主動服務(wù)，摒棄傳統(tǒng)城建檔案重保管的思維模式。這就要求檔案管理人員增強責任意識、主動服務(wù)意識，從被動參與轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃訁⑴c城市建設(shè)。

三、總結(jié)

綜上所述，在時代變遷中城建檔案管理工作不斷顯露出的問題應(yīng)正確看待，如何解決這些問題，促進城建檔案事業(yè)的發(fā)展，并用這種發(fā)展來促進城市的規(guī)劃、建設(shè)和管理及和諧社會建設(shè)是值得每一個管理人員去思考、研究的。

參考文獻：

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