試析計算機在計劃生育檔案管理中的運用

文/山東省龍口市石良鎮計劃生育宣教中心　曲顯禹

試析計算機在計劃生育檔案管理中的運用

文/山東省龍口市石良鎮計劃生育宣教中心曲顯禹

【摘要】中國是一個人口大國，中國的人口數量占世界人口數量的比例非常大，所以，在中國是很有必要進行計劃生育的，這就需要說到一個工作，就是計劃生育檔案的相關管理工作。在中國傳統的管理方式來看，是很缺乏科學性的，導致計劃生育落實不到實處。伴隨著計算機技術的廣泛應用，計劃生育檔案的相關管理也應該引入計算機技術進行管理。計算機管理可以讓計劃生育的工作更加科學，只有運用科學的方法進行管理，才能提高檔案的利用率。文章主要闡述了計算機在檔案管理中的一些應用措施。

【關鍵詞】計算機；計劃生育；檔案管理

因為中國人口眾多的原因，中國的計劃生育工作相對是比較繁瑣的，包括了前期的宣傳，知識的傳授，事務的辦理等等，也包括一些相關數據的整理和統計。數據是為了讓政府部門更加容易的掌握人口的現狀和趨勢。但是現在檔案的管理還是存在很多的問題的。在使用計算機以后，檔案的管理就會更加的科學，系統化。

一、計算機使用的必要性

（一）符合當前現狀的要求。伴隨著現代社會經濟的快速發展，人口的增長速度也是非?？斓?，因為中國的地域分布比較廣，人口的分布就會出現很多不同的省份跨度，這樣就給計劃生育工作的檔案管理加大了很大的難度。現在很多的農民會走出農村去城里工作，這就出現了農村人口的流出和城市人口的流入，這也給計劃生育工作增加了難度。在農村的計劃生育管理方式上還是比較傳統的手工記載信息，對于管理是很不利的。還有就是手工記載對于檔案的保存也是一個相對不利的，特別容易出現破損或者丟失的情況出現。因為計劃生育檔案的數量相對來說還是比較多的，所以在保管上需要一定的地方存放，這對于空間也是一個很大的要求。在農村很多檔案存放的地區是比較潮濕的，這就很容易導致檔案紙質變質，破損，檔案就失去了本質的價值，這樣龐大數量的堆積，對于日后資料的查找也不是很方便。每個不同的地區對于檔案管理的要求也是不相同的，每個時間階段對于檔案的管理要求也是不一樣的。

（二）檔案專業化的要求。想要提高計劃生育檔案的利用率，就需要引進信息化的管理方式。也就是說在計劃生育檔案管理當中不再使用手工進行記錄的方式，在記錄信息上使用計算機技術，在管理上也使用計算機技術，把檔案的全部信息輸入進計算機的系統里面，讓檔案更加的專業化，這樣對于檔案管理的工作人員來說也減輕了很多的負擔。計算機技術在檔案管理中的運用，對于檔案的質量有很大的提高。相比于之前的手工記錄，計算機的辦事效率就越高。

二、計算機在檔案管理中的實際應用

（一）統一進行信息化管理。計劃生育檔案使用計算機技術進行管理，這是一個必要的趨勢，讓檔案管理進入數字化的時代，計算機代替紙質版的管理和記錄方式。檔案的管理必須進行統一的管理當中，這樣才能提高檔案的利用率。在中國眾多的人口數量下，如果只是依靠紙質版進行檔案的管理和記錄，那檔案就相當于一個形式化，但是檔案對于國家和社會以及個人的意義都是非常重大的，所以一定要做好檔案的管理工作。計算機能夠存儲的信息量是非常大的，也不會出現檔案的發霉破損的情況出現，所以是比較妥善的保管方式，保管的時間也比較長。我國的計劃生育檔案管理必須進入一個統一化的管理模式。

（二）完善管理機制。要想在計劃生育檔案信息化的管理下，就必須要完善相應的管理機制，把責任落實到每一個人的頭上，這樣才能保證檔案的管理更加的完善。對于檔案的管理應該是有一個比較完整的流程的，從前期的調查，記錄，再到核實，再到管理，必須要嚴格的按照流程進行，不能跳過任何一個環節。對于信息往計算機里面進行輸入的時候一定要準確，不能出現一點的錯誤，還要保證網絡的安全。對于檔案管理的工作人員來說需要有自己的責任感，肩負起自己保管檔案的職責，保證檔案信息的安全。

（三）提高工作人員素質。當今社會，無論是什么樣的工作崗位都需要高素質的人才，只有這樣工作才能保質保量，對于檔案的管理也是一樣的，在檔案管理的工作人員中，很多的工作人員都不是專業的，很多人員的素質相對也是比較低的，這對于檔案的管理是一個很大的影響。檔案管理需要高素質的人才，這就需要工作人員在招聘的時候非常的謹慎，在日后的工作當中還要進行定期的培訓和考核，保證工作人員的工作態度和專業性。在信息技術融入檔案管理當中以后，就需要懂得計算機知識的工作人員，要對計算機檔案管理比較熟悉，如果工作人員不具備計算機技術，那檔案的管理就沒辦法順利的進行。檔案管理也是一項比較繁瑣的工作，需要工作人員有很大的耐心和信心，相信自己可以做好檔案的管理工作。

三、計算機在檔案管理工作中存在的問題

（一）法律效力不強。在傳統的手工記錄計劃生育檔案工作中，雖然工作效率比較低，工作量比較大，但是相對來說是具有很強大的真實性和法律效力的。在手工記錄的檔案中，表格的下方都會有簽字一欄，是需要本人和相關的負責人簽上自己的名字的，是非常具有法律效力的，但是在計算機進行檔案管理當中就沒辦法進行親手簽字的這一項，這對于檔案的法律效率是一個很大的影響。計算機進行檔案的管理都是電子版的，很多問題出現的時候人們就會存在疑慮電子檔案到底有沒有相應的法律效力，有多少，能不能作為檔案的存根。這都是計算機檔案管理應該及時解決的問題。

（二）工作原理需要改進。計算機在檔案管理當中還是比較初級的階段，工作上的很多原理和工作理論都是需要完善和改進的，這樣才能讓計算機技術在檔案管理的工作中運用的更加通暢。

四、計算機運用在檔案管理中的改進辦法

（一）健全管理體系。從傳統的手工記錄管理到現在的計算機進行管理，這是需要一個適應的過程的，工作人員要熟悉檔案管理的流程，形成一個比較完整的工作流程和體系，這對于提高工作效率和檔案的利用率都是一個很大的提高。檔案的計算機管理其實不是一件很困難的事情，反而是一件比較省人力的事情，只要大家用心就能做好。

（二）做好保存工作。雖然經常會想到傳統的檔案管理方式會導致檔案發霉變質，最后就不能使用了，或者時間長了就丟失了，找不到了，其實在計算機管理檔案的過程中也是存在保存的安全隱患的，因為計算機的保管是有一定的期限的，這就需要工作人員進行一定的設定，如果工作人員不懂得這樣操作的話，檔案是比較容易丟失的。還有就是會涉及到網絡的安全問題，因為檔案畢竟是屬于比較隱私的東西，如果出現網絡安全，很有可能檔案就會被盜走，這對于任何人來說都是一種損失。

五、結語

中國一直在不斷地進步，在計劃生育檔案工作中也充分的體現了。從傳統的手工記載到現在的計算機進行管理，這也是一個必然的趨勢。雖然計算機管理檔案可以提高檔案的利用率，提高工作人員的工作效率，但是在計算機進行檔案管理的過程中還是存在一些問題的，畢竟計算機運用在檔案管理當中的時間還是比較短的，在這樣的情況下，國家應該不斷地完善相應的法律法規，對于檔案管理工作進行具體劃分。

參考文獻：

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