檔案信息資源的服務與開發淺述

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檔案信息資源的服務與開發淺述

張莉英

哈爾濱輕工業學校 150001

[摘要]檔案信息資源開發的核心就是服務，是圍繞檔案信息資源擁有機構與檔案信息資源需求機構和人員之間如何更好地進行交互性行為、如何更好地提高檔案信息資源擁有機構的服務水平和供給與需求雙方的交流效率而進行的。筆者就檔案信息資源服務與開發方法談點粗淺拙見，以期推進檔案信息資源建設。

[關鍵詞]檔案信息資源；服務；開發；模式

檔案信息資源數量眾多，內容豐富，其相對應的服務與開發方法也多種多樣。檔案信息資源開發的核心就是服務，是圍繞檔案信息資源擁有機構與檔案信息資源需求機構和人員之間如何更好地進行交互性行為、如何更好地提高檔案信息資源擁有機構的服務水平和供給與需求雙方的交流效率而進行的。筆者就檔案信息資源服務與開發方法談點粗淺拙見，以期推進檔案信息資源建設。

一、檔案信息資源服務方式

1.檔案閱覽。檔案閱覽是指檔案館（室）在特定的場所開辟閱覽室，向有關檔案用戶提供檔案信息的一種方式。它是目前我國檔案部門為檔案用戶提供檔案信息的主要方式，其主要程序為檔案部門開辟檔案閱覽室；為用戶提供必要的閱覽條件；接待檔案用戶，解答用戶提出的相關問題；通過有效方式滿足檔案用戶需求。這種方式的優點在于：其一，同檔案本身的屬性相適應。作為人類社會活動原始歷史記錄的檔案，大多是單份文件或孤本文件，而且某些文件作為檔案保存起來后，仍然具有一定的機密性。因此，為了在較短的時間內滿足若干個檔案用戶對同一份檔案的利用需求，并且有效地保護國家機密，開辟檔案閱覽室，為用戶提供檔案閱覽，就成為一種較好的方式。其二，同檔案用戶的利用需求相適應。多數檔案用戶在利用檔案時都希望在遇到問題時得到有效的咨詢解答，而在閱覽室里，檔案用戶不但可以隨時調閱所需的檔案材料，而且可以得到必要參考資料、工具書及接待人員的咨詢服務。

2.檔案外借。檔案外借是指利用者為了某種需要將部分館藏檔案原件或副本暫時借出使用，包括介入外借、名義外借、館（室）間互借、預約外借和流動外借。但是這種服務方式是有限制的，按照有關規定，檔案館的檔案一般不得借出館外，尤其是那些珍貴的、易損的以及特殊載體的檔案文件。檔案外借服務時，首先應建立完善的外借制度，做好登記和記錄工作，監督和分析檔案的外借工作，并及時進行催還。除此之外，提供檔案復制、開具檔案證明等方法，亦屬于檔案信息資源被動型開發。

3.檔案中介服務。開展此類中介服務的機構主要有檔案寄存服務中心、檔案管理技術服務中心、檔案數字化服務站等。檔案寄存服務中心是指由國家綜合檔案館設立的，為各類企業、社會團體以及個人提供檔案寄存有償服務的機構，一般隸屬于檔案局（館），大多內設于檔案館內。其保管對象主要是非政府部門所形成的檔案：一是國有企業檔案，隨著經濟體制改革的不斷深入，國有企業的檔案存在著管理不善甚至無所歸屬的情況；二是非公有制企業檔案，由于其內部機構簡單，人員流動頻繁，一般未設立專門檔案管理部門和人員，檔案失控以致損毀現象嚴重；三是社會團體和個人檔案，檔案保管有著較高的保管要求，一些社會團體和個人無法具備檔案保管條件，導致了這些單位和個人所有的珍貴檔案與資料得不到妥善管理。作為一種新型的檔案保管機構，檔案寄存服務中心等檔案服務機構尚處在起步階段，還應該對其從理論到實踐進行更深一步地研究，以促進其健康發展。但無論是以哪種方式存在和發揮作用，無論是盈利性質的還是非盈利性質的，其基本職能都是依據國家有關法律、法規開展檔案法律咨詢；組織檔案信息交流、項目檔案咨詢、檔案業務咨詢；組織推廣應用檔案業務、檔案保管方面的新技術、新材料、新設施；進行檔案人員培訓、咨詢服務、案卷整理、編目等。

二、檔案信息資源開發模式

1.宣傳報道型。一是檔案陳列與展覽。檔案陳列與展覽服務是檔案館（室）按照一定主題，以展示檔案原件形式或復制件的方式，系統地揭示和介紹檔案館（室）藏中有關檔案的內容與成分的一種方式。其展出的是經過選擇和組織的典型檔案材料，檔案用戶可以

從中獲取比較集中、系統的檔案信息內容與線索，是對檔案信息進行報道和提供利用的一種有效方法。二是檔案網站。檔案網站是檔案機構在公共信息服務網絡上建立的站點，一般是以主頁的方式提供相關檔案服務和開展檔案宣傳。檔案網站建設是檔案信息化建設的重要步驟，它是檔案部門聯系社會的重要窗口。在檔案網站上，可以傳播檔案工作信息，介紹檔案機構信息，展示檔案信息資源，并提供利用檔案服務信息，通過查詢服務、宣傳展覽等措施促進檔案信息資源的數字化發展及其開發利用。三是檔案信息發布會。隨著政務信息公開政策的逐步發展，政府部門召開新聞發布會，介紹政府各方面的政策信息，已成為提升政府形象、密切聯系群眾的重要方式。作為我國國家機構的重要組成部分，檔案部門也可以通過召開新聞發布會，對外宣傳檔案政策，介紹重要檔案信息資源，擴大檔案信息資源的利用范圍。

2.網絡報道型。一是局域網。局域網主要是指各級綜合檔案館建立的內部局域網，由各級檔案部門自主建設，自成系統，獨立使用。一般而言，局域網屬于秘密性質的網絡，只供本單位內部工作人員使用，不對外開放。二是縱向網。目前，縱向網網絡體系的建設主要是通過政務網來開展檔案工作，其中，涉及檔案信息的加工、傳輸、采集和共享，通過政務網、檔案應用項目加以實現。因此，在對縱向網進行分析研究時就必須考慮到政務網的兩個方面：政務內網與政務外網。也就是說，縱向網網絡體系建設的任務主要就是與政務內網與政務外網的對接。三是橫向網。橫向網是指將各級各類檔案部門依托互聯網建設的、面向公眾的檔案信息網站相互連接而形成的檔案信息網站群，其建設任務就是將各級各類檔案部門依托互聯網建立的檔案信息網站，通過主流網站在互聯網上連結成地區性的檔案信息網站群，進而形成公共檔案信息網絡體系。檔案信息網絡共建共享平臺的建設，就是要在檔案系統同時開展局域網、縱向網、橫向網三大網絡體系及其檔案應用項目建設，使各級各類檔案部門通過不同性質的網絡，上下左右連成一片，形成一個檔案信息共建共享的檔案管理平臺，實現真正意義上的檔案信息資源共享。

3.文獻報道型。文獻報道是指根據整個社會或特定用戶及其集合的需要，有選擇地將有重要參考價值的檔案進行匯編或加工成二次、三次文獻，并加以宣傳報道的服務方式。