探討我國檔案管理體制改革的要點問題

金偉重慶市規劃信息服務中心

?

探討我國檔案管理體制改革的要點問題

金偉
重慶市規劃信息服務中心

[摘要]隨著我國社會經濟的不斷發展，信息技術的不斷提高，檔案管理的體制建設一直處在不斷發展和進步的過程中，已經取得了一定的成績，不過由于種種的因素，在進行檔案管理工作的時候仍舊存在一定的問題。本文主要就檔案管理體制中存在的問題進行研究，然后根據這些問題提出了一定的解決辦法。

[關鍵詞]檔案管理；體制改革；要點問題

改革開放以來，伴隨我國社會的不斷進步，高度發達的社會經濟對我國各個領域產生影響的同時，也推動了檔案管理體制的改革。我國社會主義市場機制不斷健全、個人信息走向網絡化以及檔案的信息化建設等都促使檔案管理體制的調整。通過分析檔案管理機構進行檔案管理工作的主要指導思想，并且結合當前管理體制中存在的主要問題，進一步探索我國檔案管理體制的未來發展之路，是實現我國檔案管理現代化的重要研究方向。

一、檔案管理體制概述

（一）檔案管理的定義

檔案其實就是歷史記錄，它指的就是特定的國家機構、社會團體組織或者是個體在進行社會活動時，所直接形成的具有保存價值的各類記錄形式和各類載體的統稱。檔案管理就是對這些歷史記錄或者說是各類載體所進行的統一規范化的管理工作，檔案它本身是和人類的生產以及生活密切相關的，那么檔案的產生也就必然是依組織或者是個人的形式。由于個人或者組織所進行的社會活動本身是豐富多樣的，相對應的檔案的內容也會多種多樣。

（二）檔案管理體制的概念

檔案管理體制是國家和政府為了規范檔案管理工作，確保檔案管理工作的科學化、合理化而設立的一定的制度和體系。體制中它包括各種檔案業務機構、行政管理機構的設置、劃分和組織形式[1]。檔案管理體制本身又可以分為兩種類型的體制類別，一種體制是分散式的另一種便是集中式的檔案管理體制。不過這兩種體制類型都具有相同的管理內容，一是統一化的檔案管理體制，另一種是分級進行管理。分級管理體制又可以細分為三個方面的內容，它們分別是：首先把檔案工作已經載有黨政內容的檔案進行統一化的管理，其次對全部的檔案進行分析，明確檔案工作的管理機構，確保全國各處的檔案管理工作都能夠有特定的領導進行管理，第三就是把各個地方的檔案全部都按照中央制定的檔案管理條例進行分類和分級，實現對不同類別檔案統一化管理。

二、檔案管理體制改革難點及存在的問題

（一）檔案管理體制改革難點

第一、檔案的數量比較龐大。由于我國的國土面積幅員遼闊，具有悠久的歷史文化，并且我國的人口和自然資源數量龐大，這些龐大信息使得我國的檔案資料比較豐富，這些不同的方面都會相應的導致我國的檔案信息量比較龐大。對于這些龐大的檔案資料如果不能夠進行科學有效的管理就會很容易造成檔案信息的混亂甚至是丟失，等到需要某種檔案資料的時候就會很難找到。如何對這些龐大的檔案信息進行科學合理的管理，從而實現對檔案中所有具有價值的信息的利用已經成為了我國檔案管理工作中亟待解決的難題。第二、檔案的類型呈現復雜多樣性。我國的檔案資源比較豐富，不僅僅是數量比較龐大還存在類型復雜多樣的特點，不僅僅包括各類政府機關、自然資源檔案還包括個人檔案、社會組織檔案。再加上我國的國情比較復雜，各個黨并存，相應的也造成了我國的檔案類型混雜的局面。第三、不同重要程度檔案存在區分不明確的現象。由于我國的檔案管理體制還不夠健全，對各類檔案的重要性并沒有明確的劃分，相應的就會導致在存放檔案的時候出現輕重不分。比如說在進行黨政檔案的管理時，很多管理人員對黨政沒有明確的認識，黨政不分，導致兩種檔案混在一起，嚴重影響檔案信息明了性。

（二）檔案管理體制存在的問題

第一、檔案管理部門對檔案管理工作不夠重視，缺乏資金投入。如今，檔案管理有關部門沒有對檔案管理工作的重要意義進行很好的宣傳普及，致使檔案管理工作的重要性還沒有被廣大人們所熟知，對管理工作的具體內容沒有正確的認識，認為檔案管理工作只是簡單的對信息的收集，忽視檔案管理信息化建設的重要意義[2]。因此，他們沒有對檔案管理工作沒有足夠的認識，相應的資金投入就會非常的少。第二、檔案管理機制落后，管理工作不夠規范。檔案管理工作的信息化建設在我國才剛剛起步，目前很多的檔案管理機構仍然是采用傳統的檔案管理方式，已經很難適應現階段對行政執法工作的需求，導致管理工作中存在嚴重的不規范、不合理。檔案在收集以及處理的過程中還會很容易出現肆意修改、整理不規范、利用環節隨意等現象。第三、管理手段過于滯后，服務低效。檔案的管理工作至今還沒有設計出一個專門的管理軟件，更別說使用先進的手段。現在對檔案的管理工作一直都是采用手工編輯、修改和檢索，非常不利于檔案的管理，當需要調出檔案的時候，又會費時費力，不能做到高效、高質量的為檔案管理工作提供服務，制約著檔案管理工作的發展。

三、實現檔案管理體制改革的工作要點

（一）對檔案資源進行整合和統一管理

檔案管理的統一、集中化管理是我國在進行檔案管理的重要指導思想，很多實踐經驗都已經表明對檔案進行統一化的管理對推動我國檔案管理工作具有重要的作用。所以在進行檔案管理的時候一定要秉承統一管理的思想，加強對檔案的統一性，爭取早日構建“大檔案”。

（二）實現檔案管理體制的多元化

我國社會主義市場經濟的進一步發展推動了我國檔案管理工作走向多元化，當前我國的國家檔案在進行管理時采用的是集中管理的形式，一些非國有的企業或者是個人檔案進行管理的時候如果硬要進行統一管理也會不符合實際需要[3]。所以為了能夠實現檔案管理工作的科學合理化，可以建立多元化的管理體制，針對不同類型的檔案采用不同的管理方式。

（三）實現檔案管理過程的政、事分離

在檔案管理體制中應該要實現政、事之間的分離，要把檔案館和負責進行檔案管理監督的有關部門進行分開設立，對兩者之間的權責關系進行明確區分，檔案館負責塊塊管理只是負責對檔案的收集、保管以及應用；檔案管理相關的行政部門進行條條管理，對檔案管理工作進行統一調配和規劃，起到對檔案管理監督的作用。

結語

綜上所述，隨著我國綜合實力的不斷提高，信息技術得以不斷發展和進步，檔案管理工作一直在不斷的進步，不過由于我國當前檔案管理工作仍然是處在發展變革的道路上，處在摸索階段難免出現一定的問題。國家和政府要想能夠實現檔案管理體制的完美改革就需要對這些存在的問題有深入的研究，找出要點問題的所在，才能夠對癥下藥，進而確保我國檔案管理工作早日走向世界先進行列。

參考文獻

[1]王萍.我國檔案管理體制改革的要點與難點分析[J].辦公室業務,2014,21:58-59.

[2]商桂君.關于我國檔案管理體制改革的探討[J].赤峰學院學報(自然科學版),2013,15:152-153.

[3]李雪.探討我國檔案管理體制改革問題[J].科技創新導報,2014,08:173.