關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

潘曉露

（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室 山東 菏澤 274000）

關(guān)于檔案管理信息化建設(shè)若干問題的思考

潘曉露

（菏澤市城市綜合開發(fā)辦公室 山東 菏澤 274000）

隨著計算機技術(shù)的快速發(fā)展，信息化產(chǎn)業(yè)也越來越多，檔案信息化是國家檔案管理部門在檔案的管理過程中運用科技信息技術(shù)，統(tǒng)一對檔案信息資源進行管理和分享，更有效的為社會生活提供便利的手段。本文提出了傳統(tǒng)檔案管理中存在的問題，同時提出檔案管理信息化建設(shè)的重要性，通過現(xiàn)階段管理中存在的問題找到解決措施，更好的建設(shè)檔案管理信息化系統(tǒng)。

檔案管理；信息化建設(shè)；措施

檔案管理信息化建設(shè)就是對檔案工作的各個方面進行計算機化的管理，是現(xiàn)代化的檔案管理手段。信息化管理與傳統(tǒng)的檔案管理方式大有不同，通過運用多方面的專業(yè)知識，加強各部門各環(huán)節(jié)的協(xié)調(diào)工作，克服在管理上出現(xiàn)的問題。

一、檔案管理中存在的問題

（一）檔案資料的信息安全長久性缺失

隨著社會的發(fā)展速度加快，很多人才流動性較大，對人才的應(yīng)用復(fù)雜，很多企業(yè)的對檔案的重視程度有各不相同。在當(dāng)下這種大環(huán)境下，檔案的妥善保存就是檔案管理的重中之重，但是由于檔案的數(shù)量巨大，在保存的過程中難免由于客觀原因造成丟失或者損壞，安全性得不到保障，給當(dāng)事人造成損失[1]。如果將其放在一定空間中進行統(tǒng)一的管理，不僅浪費人力物力，在查找的時候也會存在障礙。

（二）傳統(tǒng)檔案管理方法受到限制

現(xiàn)在人們的日常生活中隨處都充斥著信息化的產(chǎn)品，傳統(tǒng)的檔案管理在歸檔時間、歸檔方式、保管方式、分類方式等方面與信息化管理都產(chǎn)生了差異，人們在適應(yīng)了高科技信息手段解決問題的今天，傳統(tǒng)的檔案管理發(fā)展受到了限制。在處理問題上過多的依賴于高科技產(chǎn)品與自動化系統(tǒng)，導(dǎo)致檔案管理的模式逐漸產(chǎn)生了變化。

二、檔案管理信息化建設(shè)的重要性

（一）檔案管理信息化能夠保護檔案準(zhǔn)確性

與傳統(tǒng)的檔案保存形式相比，管理信息化能夠使檔案中信息明確，經(jīng)過長時間的保存，會使原檔案中的信息因為時間過長和使用次數(shù)過多等原因出現(xiàn)損壞，管理信息化就可以有效避免這種情況的發(fā)生。每個人在不同的時期所經(jīng)歷的事情都會保留在檔案中，有一些非常有意義、珍貴的資料，將這些資料信息化與傳統(tǒng)的檔案的保存形式相結(jié)合，能夠更好的保證檔案管理的準(zhǔn)確性[2]。

檔案在人才的調(diào)動和證明中有重要的作用，檔案中的信息被利用與共享。在檔案的管理中，檔案資源應(yīng)用逐步擴大，檔案管理信息化后可以直接通過局域網(wǎng)就能夠共享檔案中的信息，免去了一系列的麻煩，辦事效率更高。而且通過電子信息在內(nèi)部傳輸，更有利于導(dǎo)航，瀏覽方便，保存快捷，使信息共享資源限度擴大。

（三）檔案管理信息化能夠更加快速的查找

傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案查找時需要人工翻找，損耗大量的時間以及人力物力，有時還因為許多客觀因素不能按時找到。檔案信息管理方式就能夠很好的解決這一問題，使檔案的查找更加快速，其中有快速的檔案查找系統(tǒng)，相關(guān)檔案資料都在其中，只要輸入相關(guān)的信息就可以快速的找到需要的檔案，省時省力[3]。

三、檔案管理信息化中出現(xiàn)的問題

檔案管理信息化具有的優(yōu)勢已經(jīng)被很多人看到，并且逐漸開始發(fā)展實施，但是在信息化系統(tǒng)建設(shè)的同時存在一些問題。

（一）對檔案管理信息化的認(rèn)識不全面

檔案的信息化管理不僅僅是對檔案的管理，不能將其簡單的視為一種檔案的儲存工作，其根據(jù)檔案管理的使用方式的改變而產(chǎn)生了一種的新的管理理念，不能只是單純的考慮檔案的收集和保管，要綜合性的建立一個檔案管理的系統(tǒng)。在工作過程中，隨著辦公系統(tǒng)的自動化發(fā)展影響著檔案管理信息化的功能，檔案管理信息化建設(shè)并不是一個單純的工作與手段，要統(tǒng)一起來去認(rèn)識、去掌握。

（二）檔案管理系統(tǒng)建設(shè)不完善

我國對于檔案全面信息化建設(shè)沒有一個具有規(guī)范性的系統(tǒng)，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)層面其統(tǒng)一性與開放性沒有一個標(biāo)準(zhǔn)的界定，資源的共享性達(dá)不到要求。保證檔案信息管理的前提是要有一個規(guī)范的系統(tǒng)，但是由于歷史經(jīng)歷過于復(fù)雜，在與檔案收集的過程中，對檔案的質(zhì)量要求不高，內(nèi)容不細(xì)，將其輸入到電腦中的時候會造成信息的缺失和遺漏，同時檔案信息化落實有局限性。在工作中沒有全面的考慮計算機技術(shù)的特點以及今后的發(fā)展趨勢，很多地方所謂的信息化就是將檔案內(nèi)容儲存在磁盤中，這遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠，而且會產(chǎn)生一定的隱患，很可能會由于其中的問題造成數(shù)據(jù)錯誤成為數(shù)據(jù)垃圾，造成浪費與損失，這樣是不能適應(yīng)社會發(fā)展的。

當(dāng)前，由于本體自身的復(fù)雜性，本體的全自動化構(gòu)建還無法完全實現(xiàn)，在具體應(yīng)用領(lǐng)域，本體的構(gòu)建還需要專家的人工參與，為了減少建模過程中繁瑣的人工操作，就必須借助本體構(gòu)建(工具)軟件完成某些半自動的構(gòu)建過程。截止到2004年，已有的本體構(gòu)建工具共有96種，包括了本體的合并工具、本體的評價工具、本體的標(biāo)引工具、本體的集成工具等 [11-12]。

（三）檔案管理人員的素質(zhì)有待提高

檔案管理工作人員在管理時表現(xiàn)出來的綜合素質(zhì)不能滿足信息化管理的要求。對于管理檔案的人不僅要具備相關(guān)專業(yè)的知識儲備，還要具有信息的管理能力，具備應(yīng)對信息技術(shù)中所出現(xiàn)的問題，在工作中遇到的問題能夠及時的解決而不耽誤工作。同時要對整個管理工作流程有所了解，不僅僅局限在檔案管理方面。

四、檔案管理信息化建設(shè)措施

（一）檔案管理工作標(biāo)準(zhǔn)化和規(guī)范化

在檔案管理信息化建設(shè)時一定要有標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的工作流程，這是檔案管理必須要做到的，同時也能夠提高工作的效率與質(zhì)量，使工作達(dá)到滿意的效果。檔案信息化，利用檔案掃描等科技手段，將紙質(zhì)資料文字轉(zhuǎn)化為計算機識別的數(shù)字化信息，不管是接收檔案的人工輸入還是后續(xù)對數(shù)字化檔案的管理都需要有一個行業(yè)的規(guī)范，根據(jù)這一原則來有序的落實工作，評判檔案管理信息化的工作情況，避免出現(xiàn)檔案管理的獨立和互相矛盾的現(xiàn)象[4]。

（二）提高檔案管理人員的素質(zhì)

檔案的管理工作人員在檔案管理中發(fā)揮著非常重要的作用，而由于信息技術(shù)在管理工作上的應(yīng)用，對工作人員的能力素質(zhì)有了更高的要求。工作人員除了要對傳統(tǒng)的管理工作、業(yè)務(wù)知識有一定的了解，還要掌握計算機等信息技術(shù)產(chǎn)品的基本操作方式，在工作時遇到的相應(yīng)問題能夠自行及時解決。信息技術(shù)的不斷更新，會使系統(tǒng)在發(fā)展中有所改變，工作人員也需要有快速吸收新知識的能力，滿足不斷發(fā)展更新的信息技術(shù)，保證檔案管理信息化建設(shè)更好的落實。

（三）檔案管理工作中增強服務(wù)意識

檔案管理的基礎(chǔ)就是為人民服務(wù)的，管理人員要明確服務(wù)意識，在工作中樹立服務(wù)理念，不斷提高服務(wù)質(zhì)量[5]。在對檔案進行管理的過程中，要及時的接受文件，并且及時的記錄，按照相應(yīng)的類別進行歸檔，這樣才能更有序的進行下一步驟的工作，使檔案發(fā)揮出應(yīng)有的作用[6]。在企業(yè)或者其它部門對檔案內(nèi)信息查找時能夠更加順暢。同時，通過管理模式的不斷發(fā)展，創(chuàng)新出更有效的管理檔案的方式，加強檔案為群眾服務(wù)的作用。

（四）多途徑更新檔案資源

要重視檔案的收集工作，從深度和廣度兩方面開展工作，并且在收集之后要時常更新，保證檔案資源的有效性和及時性。

（五）各企業(yè)公司相互合作，共同做好信息管理

檔案管理信息化建設(shè)除了管理工作人員的努力和制度規(guī)范化之外，還需要社會各方面的支持與合作[7]。信息化是社會發(fā)展的整體趨勢，各企業(yè)公司相互合作，認(rèn)識到檔案管理的重要性，配合工作，這樣才能實現(xiàn)檔案的信息化與現(xiàn)代化發(fā)展，所建立的體系發(fā)展會越來越成熟。

結(jié)語

總而言之，檔案管理信息化建設(shè)是社會發(fā)展的整體趨勢，要加快信息化建設(shè)就要保證各個方面都要加強，制定行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，提高民眾認(rèn)識，儲備專業(yè)人才，提升服務(wù)質(zhì)量，使檔案管理在不斷的發(fā)展中找到正確的發(fā)展趨勢，為社會創(chuàng)造更大的財富。

[1]朱廣會.淺談如何加強人事檔案管理[J].價值工程，2010(03).

[2]李霞.試論檔案管理信息化建設(shè)[J].吉林省教育學(xué)院學(xué)報(中旬)，2012(07).

[3]崔淑艷.淺談檔案管理信息化的必要性及管理措施[J].黑龍江史志，2014(05).

[4]薛云.站在新的歷史起點上·努力推動全省檔案事業(yè)科學(xué)發(fā)展[J].蘭臺內(nèi)外，2011(01).

[5]王美琴.我國檔案信息化過程中的主要問題及對策[J].檔案學(xué)研究，2011(01).

[6]夏燕玲.檔案信息化建設(shè)與檔案管理的幾點思考[J].云南檔案，2010(03).

[7]楊冬權(quán).談檔案與文化建設(shè)——在2012年全國檔案工作者年會上的講話[J].中國檔案，2012(12).