人才市場檔案信息化管理探討

程 超

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

人才市場檔案信息化管理探討

程 超

（訥河市人才中心 黑龍江 齊齊哈爾 161300）

隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，人才的流動(dòng)也愈發(fā)地頻繁，傳統(tǒng)人事檔案管理已經(jīng)不能滿足現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展。而且在這個(gè)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)被廣泛應(yīng)用的年代，只有建立網(wǎng)絡(luò)化的人事檔案管理系統(tǒng)，才能使全國各地人才市場和具有人事檔案管理權(quán)的企事業(yè)單位的實(shí)現(xiàn)人事檔案互聯(lián)與共享。因此，將信息技術(shù)與檔案管理技術(shù)和方法相結(jié)合必定成為日后人才市場檔案管理的發(fā)展趨勢。

人才市場；檔案管理技術(shù)；信息技術(shù)

檔案是伴隨一個(gè)人一生的獨(dú)特身份符號，是眾多信息源中的一個(gè)基礎(chǔ)信息，其作用和價(jià)值在現(xiàn)代社會(huì)當(dāng)中愈來愈顯得愈來愈重要。但在我國人事檔案管理上仍存在滯后性，即便是在網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用十分普遍的今天，個(gè)人想要從網(wǎng)上查詢自己檔案信息，例如檔案現(xiàn)保管地信息、個(gè)人的就業(yè)基本信息、與用人單位的勞動(dòng)關(guān)系信息等，依然是難以順利實(shí)現(xiàn)的。因此人才市場檔案信息化管理水平仍有待提高、管理措施仍需進(jìn)一步完善。

1.人才市場檔案信息化管理的定義和實(shí)現(xiàn)內(nèi)容

1.1 人才市場檔案信息化管理的定義

人才市場檔案信息化管理是指在國家檔案行政管理部門的統(tǒng)一規(guī)劃和組織下，人才市場檔案管理活動(dòng)全面應(yīng)用現(xiàn)代信息技術(shù)，對人事檔案信息資源進(jìn)行管理處置，使其可以為社會(huì)企事業(yè)單位和個(gè)人提供便利服務(wù)的行為。

1.2 人才市場檔案信息化管理內(nèi)容

人才市場檔案信息化管理的建設(shè)內(nèi)容應(yīng)當(dāng)主要包含一下三個(gè)方面：

第一，基礎(chǔ)設(shè)施的建設(shè)這其中應(yīng)當(dāng)建設(shè)的內(nèi)容有計(jì)算機(jī)軟硬件設(shè)施建設(shè)和應(yīng)用系統(tǒng)建設(shè)，這兩者分別是檔案信息化管理當(dāng)中不可缺少的基本條件和技術(shù)保障；具體來講就是統(tǒng)一各級人才市場網(wǎng)絡(luò)硬件配置和提供網(wǎng)絡(luò)拓?fù)錁?biāo)準(zhǔn)。并在局域網(wǎng)中做好數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)及災(zāi)難應(yīng)急工作，保證意外發(fā)生時(shí)能自我修復(fù)。

因?yàn)闄n案信息是不能對所有大眾公開，所以采用Internet互聯(lián)的時(shí)候，需要相關(guān)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)。而如大多數(shù)企業(yè)中采用的VPN技術(shù)，可建立相對獨(dú)立虛擬專網(wǎng)，對傳輸數(shù)據(jù)進(jìn)行加密，提升檔案信息的安全性，另外，還應(yīng)當(dāng)有統(tǒng)一防火墻的配置標(biāo)準(zhǔn)，來對服務(wù)器進(jìn)行保護(hù)使PC終端免受外部攻擊。

第二，人才隊(duì)伍的建設(shè)，在信息化時(shí)代應(yīng)當(dāng)培養(yǎng)出具有現(xiàn)代化意識(shí)和科技化意識(shí)的檔案管理人員，這些檔案管理人員不僅有過強(qiáng)的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)有較寬的自己的知識(shí)面并掌握現(xiàn)代信息管理技術(shù)，成為既熟悉管理業(yè)務(wù)知識(shí)又懂得計(jì)算機(jī)管理技術(shù)的雙重知識(shí)結(jié)構(gòu)復(fù)合型人才，如人才市場檔案信息化管理當(dāng)中將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化成電子檔案時(shí)OCR技術(shù)就能達(dá)到這種目的，通過自動(dòng)識(shí)別圖文，可將紙質(zhì)版文字轉(zhuǎn)化成TXT或DOC文檔格式，結(jié)合電子掃瞄儀能將紙質(zhì)檔案快速高效地轉(zhuǎn)變成電子檔案，而這就需要專業(yè)的人士去操作，所以人才市場檔案信息化管理必須要有扎實(shí)的專業(yè)知識(shí)，還應(yīng)當(dāng)對現(xiàn)行的相關(guān)計(jì)算機(jī)技術(shù)有較好的了解和掌握；

第三，強(qiáng)化檔案管理的安全建設(shè)，信息技術(shù)為檔案管理在提供高效、快捷服務(wù)的同時(shí)，也給檔案管理帶來了不少的安全隱患，可能會(huì)因?yàn)閭€(gè)人原因或其他原因?qū)е聶n案信息的丟失和泄密，這就要求信息化檔案管理應(yīng)當(dāng)注重電子檔案的保存環(huán)境和保存方式，必要時(shí)應(yīng)當(dāng)對一些重要的電子檔案進(jìn)行備份和維護(hù)，確保資料的完整性；另一方面，檔案的信息化管理也需要相應(yīng)的法律環(huán)境和手段為其保駕護(hù)航，根據(jù)社會(huì)的發(fā)展制定出人才市場檔案信息化管理工作的各項(xiàng)法律規(guī)章制度，是人事檔案管理有章可循。

2.人才市場檔案信息化管理的好處

2.1 改善人事檔案管理工作

人才市場檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)在一定程度上可以沖破人事檔案利用的局限，使檔案管理工作逐漸走向開放化管理，由原來的保管、利用職能轉(zhuǎn)變?yōu)樾畔⒐芾砗头?wù)的職能，使人事檔案信息資源配置更加合理，為社會(huì)和個(gè)人提供更為高效、優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。

2.2 決策和管理更加便利

人才市場檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)可以提供更加完整、可靠的信息技術(shù)和快速的綜合分析能力，可以使一些人事決策更加及時(shí)準(zhǔn)確。

2.3 工作更加職能化

人才市場檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)就意味著一次投入，可實(shí)現(xiàn)多次產(chǎn)出，并可以提供遠(yuǎn)程服務(wù)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上資源共享，極大地縮短了二次編纂所需的時(shí)間，很大程度上增強(qiáng)了檔案信息的時(shí)效性。

2.4 易于分類和重復(fù)選擇

人才市場檔案信息是個(gè)人從事各種社會(huì)活動(dòng)的記錄表，是實(shí)現(xiàn)對社會(huì)個(gè)人管理的重要憑證。而檔案信息化管理就可利用計(jì)算機(jī)實(shí)現(xiàn)各種檔案資源的分類、提取、分標(biāo)、加工，而且電子檔案相比與傳統(tǒng)檔案資料相比更易于保存、查詢、和修改，這樣不但提高了檔案的利用率，也在一定程度上降低管理成本。

3.人才市場檔案信息化管理的內(nèi)涵和意義

人才市場檔案信息化管理的內(nèi)涵是人才市場檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化和檔案信息的接收、傳遞、存儲(chǔ)一體化，另外還要實(shí)現(xiàn)這些人事檔案的高度共享并保證其安全性，創(chuàng)造出新的檔案管理模式。

人才市場檔案信息化管理的實(shí)現(xiàn)就意味著人事信息實(shí)現(xiàn)了自動(dòng)化、實(shí)時(shí)化和網(wǎng)絡(luò)化，這樣便可使得一些數(shù)據(jù)信息輸入輸出迅速便捷、還可實(shí)現(xiàn)多次利用、便利檢索查詢，而且這一信息化管理的實(shí)現(xiàn)還能對檔案的查借工作加以控制，從而大大提高了整個(gè)管理部門的工作效率。因而探索和完善這一技術(shù)具有十分重要的現(xiàn)實(shí)意義。

4.結(jié)束語

綜上所述，檔案信息化管理是一項(xiàng)長期、全面而具體的工作，應(yīng)當(dāng)注意到方方面面的問題，還需要所有檔案人員的積極參與與配合。其中管理型人才隊(duì)伍建設(shè)對檔案信息化管理的質(zhì)量起著至關(guān)重要的作用，因此，人才市場檔案管理信息化的實(shí)現(xiàn)就要應(yīng)把提高工作人員的計(jì)算機(jī)技能作為目前檔案部門素質(zhì)教育的重中之重。而且信息化是當(dāng)今世界發(fā)展的大趨勢，檔案館信息化管理是勢在必行，因此只有克服困難，迎頭趕上，才能適應(yīng)社會(huì)和時(shí)代發(fā)展的需要，更好地服務(wù)社會(huì)。

[1]趙暉.信息時(shí)代高校檔案管理應(yīng)注意的幾個(gè)問題[J].辦公自動(dòng)化,2008,123（1）:56-58.