淺談人事檔案管理現狀及對策

郭 麗程念兵

（1.山東省鄆城縣人社局；2.山東省鄆城縣審計局 山東 鄆城 274700）

淺談人事檔案管理現狀及對策

郭 麗1程念兵2

（1.山東省鄆城縣人社局；2.山東省鄆城縣審計局 山東 鄆城 274700）

隨著人事制度的改革和深入，市場經濟的建立和發展，用工形式的多元化，人事檔案的現狀存在內容失真、材料不全等問題。要從根本上解決我國目前的人事檔案管理問題，就必須采取提高檔案管理人員素質、完善人事檔案管理制度、采用信息化管理手段的人事檔案管理體制等措施，從而探索和研究社會主義市場經濟條件下人事檔案管理的新模式。

人事檔案；管理；對策

人事檔案是在人事管理活動中，主要由人事、組織、勞資等部門在培養、選拔和使用人員的工作活動中形成的。一直以來執行的是隨人走制度，比較真實的客觀記錄和反映了個人經歷、家庭情況、社會關系以及個人德、能、勤、績等方面的材料。

一、人事檔案管理中存在的問題

1、長期以來，相當一部分人員包括部分領導干部對人事檔案工作的認識，都存在一些誤區。一些單位領導往往容易忽視人事檔案管理工作，沒有把人事檔案管理工作納入到議事日程，這樣就導致人事檔案工作長期處于被動應付的狀態，難以高質量地為干部隊伍建設服務。

2、管理力量薄弱，管理水平不高，管理手段落后。隨著人事制度改革向縱深推進，原有的干部人事檔案管理人員的崗位變動，大部分人員沒有經過專業的檔案知識培訓，對檔案的重要性、管檔要求、檔案材料的收集、整理、歸檔、裝訂等業務不太了解，檔案收集意識淡薄。而且大多數檔案人員身兼數職，對檔案工作精力投入不足，日常事務往往只是將材料放人檔案盒，嚴重影響了檔案管理水平。

3、在設備配備上，大多采取“因陋就簡”、“因地制宜”的原則。管理手段也較陳舊，調閱檔案時都是采用原始的手工操作方式，直接影響到檔案的完整與安全。

4、人事檔案收集工作缺乏力度。一是收集歸檔工作制度不健全，執行不嚴格，收集歸檔工作被動、不及時；二是收集歸檔的材料不全面；三是一些歸檔的材料還不夠真實和準確。這些因素都嚴重影響了檔案的質量，降低了檔案的利用率。

5、人檔分離、棄檔不用的人員數量不斷增加。隨著社會的發展，特別是隨著人才資源配置市場化，人才流動日益頻繁，越來越多的“單位人”變為“社會人”，人才的流動造成人檔分離，棄檔不用的人員越來越多，造成“棄檔”和“死檔”。

6、人事檔案材料制作不規范，這樣就造成人為的重復勞動，不僅造成人力、物力、財力的浪費，同時也使得人事檔案案卷很不美觀。

7、人事檔案管理的科學化、信息化程度不高。隨著科學技術手段的不斷更新，人事檔案信息管理系統已得到普遍采用，計算機信息的水平也在不斷提高，但有些先進的技術手段還沒有充分挖掘和發揮，計算機技術還沒有在人事檔案管理中廣泛運用。這樣既不利于檔案的保管，又影響工作效率。

二、人事檔案管理對策

1、加強領導，提高對檔案工作重要性的認識

建立檔案管理領導小組，定期對檔案管理工作進行檢查、指導、督促，發現問題及時解決。同時按照人事檔案達標的要求，制定和完善人事檔案管理的整體規劃，使檔案工作順利進行。

2、加大對硬件設施的投入，進一步夯實檔案工作基礎

（1）、按照人事檔案管理規定標準，配置足夠面積的檔案室、閱檔室、辦公室、微機室、檔案柜或檔案密集架、電腦、空調、去濕機、滅火器、溫濕度計等硬件設施。搞好通風、采光、防蟲、防潮等配套保護措施。

（2）引進計算機管理軟件，建立人事檔案的信息存儲和檢索系統，實現人事檔案資源的合理配置和利用，確保在人才培養、職稱晉升、干部聘用等方面的合理性和公正性，真正做到人盡其才，才盡其用，為的可持續發展奠定堅實的基礎。

3、提高檔案管理人員的管理水平

（1）加強對管理人員的政治素質和業務素質的培訓，提高管理人的政策水平和專業技術水平，培養具有“創造型、復合型、協作型”多素質人才。

（2）檔案管理人員要有愛崗敬業、求真務實、甘于奉獻的精神，加強業務學習、強化繼續教育，堅持“學用結合、按需施教、重視實效”，全面系統的掌握檔案管理工作的新知識、新技術，了解檔案管理現代化的具體內容。

（3）引人競爭機制，通過擇優錄用，競聘上崗，把真正優秀的檔案專業人員選拔到檔案管理崗位上來。

4、人事檔案管理材料收集

（1）、建立相應的檔案管理制度和暢通的材料收集渠道：對產生的檔案資料從收集、歸檔到移交檔案室統一管理，以及檔案的日常保管、借閱、利用，都要制定一套嚴格的制度。同時，要多渠道收集人事檔案管理材料，如反映業績的考核、考察材料；學歷和專業培訓材料；任免、工資待遇、專業技術晉升、業務能力、技術專長材料等。

（2）、增強責任心，提高工作積極性：檔案管理人員必須具有良好的職業道德和工作責任心，必須及時收集與檔案有關的各種材料，認真整理，細致鑒別，做到取之有據。對不符合歸檔要求的材料要及時進行處理，確保材料齊全完整、手續完備，保證人事檔案管理的權威性、準確性和真實性。

5、加強人事檔案管理現代化和信息化建設

（1）、實施信息化管理系統現代化。通過信息統計，對個人政績、業績的評價提供量化依據，實現計算機對人事檔案完整、準確和動態、立體的管理體系，可以及時準確、全面的提供人事資料和相關數據，從而極大地提高組織人事部門的工作效率。

（2）、人事檔案信息的收集，就是為了充分使用資源，達到一方收集，多方共享。以人事檔案信息系統為中心，建立計算機網絡分系統，如通過人事信息系統，完善財務工資系統，人事上的工資變動可以直接通過網絡系統傳發給財務科發放，而其它的行政管理系統也可以直接從人事信息系統中收益。

結語

總之，通過人事檔案管理工作的不斷完善，使人事檔案煥發新的生機與活力，必將為社會經濟的發展提供強有力的保障。

1、李玉梅，新時期事業單位的人事檔案管理[J];蘭臺內外;2010年01期