淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問題的解決

李鳳娟

（黑河市愛輝區(qū)煤炭生產(chǎn)安全管理局 黑龍江 黑河 164300）

淺談事業(yè)單位人事檔案管理工作中幾點(diǎn)問題的解決

李鳳娟

（黑河市愛輝區(qū)煤炭生產(chǎn)安全管理局 黑龍江 黑河 164300）

現(xiàn)在隨著社會的發(fā)展，事業(yè)單位的工作人員越來越多，而事業(yè)單位檔案管理工作難度越來越大，因而會出現(xiàn)一系列的問題。下面將對事業(yè)單位的人事檔案管理中存在的問題進(jìn)行探究。

事業(yè)單位；人事檔案管理；探究解決

人事檔案管理主要就是記錄個人從事各種社會活動之類的文件，是事業(yè)單位對于個人檔案管理的基礎(chǔ)。而現(xiàn)在的事業(yè)單位的人事流動量更大了，因此人事檔案管理的難度越來越大。

1.目前事業(yè)單位人事檔案管理方面存在的問題

1.1 人事檔案管理的傳統(tǒng)方法與現(xiàn)在不相符

現(xiàn)在的事業(yè)單位的人事檔案管理有的單位還是保持著傳統(tǒng)的管理方式。而對于現(xiàn)在日益發(fā)展的經(jīng)濟(jì)與形式的影響下，傳統(tǒng)的人事檔案管理的方法早已經(jīng)不適用于新形勢下的事業(yè)單位的發(fā)展。傳統(tǒng)的檔案管理最主要采用的就是紙張，通過紙張來對事業(yè)單位的工作人員來進(jìn)行檔案的管理和記錄。但是，紙張是非常容易損壞的，而且隨著事業(yè)單位人員的增加和流動速度的加快，紙張的用量會非常大，因此，除了占用大量的空間之外，還需要消耗大量的資金。而且，查找、保管、整理······都會非常困難，這間接的加大了工作人員的工作量。現(xiàn)在隨著信息技術(shù)的高速發(fā)展，人事檔案管理也已經(jīng)趨向于電子方向。現(xiàn)在一些的大城市的事業(yè)單位已經(jīng)采用了計算機(jī)來進(jìn)行事業(yè)單位的人事檔案管理，但是，新型的信息技術(shù)對于認(rèn)識檔案管理也有一些缺點(diǎn)。

1.2 人事檔案管理的斷檔問題嚴(yán)重

現(xiàn)在的許多企業(yè)的工作人員的流動性非常大，就算事業(yè)單位的工作人員的流動性很大，也不例外。事業(yè)單位的人才流動性非常大，但是大部分的工作人員因?yàn)榱鲃有苑浅４螅恍n案沒有及時的跟隨工作人員的流動，管理檔案的工作人員不能及時的將該工作人員的檔案進(jìn)行整理存檔，也不能及時的進(jìn)行更新，從而造成工作人員的檔案的完整性，會使該工作人員的工作經(jīng)歷出現(xiàn)空白的現(xiàn)象。如果工作者的工作經(jīng)歷出現(xiàn)空白的話也就是我們所說的斷檔和“人檔分離”。對與事業(yè)單位的有些職工，他雖然進(jìn)入了事業(yè)單位，但是他之前的檔案沒有盡快記錄到新的事業(yè)單位中。

1.3 領(lǐng)導(dǎo)對事業(yè)單位人事檔案管理的忽視

事業(yè)單位的人事檔案管理就是能更好地掌握單位內(nèi)的工作人員的基本信息與相關(guān)工作情況，從而更好地了解工作人員的工作情況，將人才合理的進(jìn)行分配與利用。但是，這些事業(yè)單位的高層的領(lǐng)導(dǎo)卻不能很好地認(rèn)識到人事檔案管理的意義，因此，自然而然就不很重視事業(yè)單位人事檔案管理。相對的，事業(yè)單位高層領(lǐng)導(dǎo)的重視才是做好檔案管理工作的前提。人事檔案管理本來就相對不是非常引人注目的工作，而一些領(lǐng)導(dǎo)對于人事檔案管理的工作相對來說不是非常明確工作的性質(zhì)，認(rèn)為檔案整理的工作就只是抄抄寫寫的工作，不是事業(yè)單位的主要的、重要的工作，因此，不會過多的重視這項(xiàng)工作，對于人事單位的檔案管理的資金投入就不會太多。資金會嚴(yán)重的影響事業(yè)單位人事檔案管理的效率和進(jìn)度。

2.對于事業(yè)單位人事檔案管理的思考與探究

2.1 加強(qiáng)檔案管理的創(chuàng)新與信息化建設(shè)

人事檔案管理由于種種原因使檔案的整理更加復(fù)雜，因此，運(yùn)用一定的計算機(jī)技術(shù)科技使人事檔案管理的工作更加簡單化。事業(yè)單位的認(rèn)識檔案管理應(yīng)該充分認(rèn)識到信息化的優(yōu)點(diǎn)，充分利用計算機(jī)技術(shù)來進(jìn)行人事檔案的管理。人事檔案管理應(yīng)該充分利用網(wǎng)絡(luò)的資源優(yōu)勢，將信息化、科技化與人事檔案管理工作相結(jié)合，能改善檔案管理工作效率，準(zhǔn)確、及時的傳輸人事信息，使得人事檔案管理工作更具有真實(shí)性、時效性。除此之外，還應(yīng)該在人事檔案管理的方面進(jìn)行創(chuàng)新，多想一些既能夠提高工作效率，又能夠?qū)芾砉ぷ饔幸娴姆椒āＡ硗猓谌耸聶n案管理的信息化建設(shè)之中，相關(guān)工作人員還可以建立一個數(shù)據(jù)信息庫，將工作人員的檔案全部輸入到信息數(shù)據(jù)庫之中，這樣的話，不僅使檔案管理人員的工作效率大大提高，還使信息在查詢時更加快捷，簡便。

2.2 提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)

有先進(jìn)的技術(shù)做后盾還不行，還需要事業(yè)單位人事檔案管理方面的人才。根據(jù)我國現(xiàn)在的基本情況，現(xiàn)在事業(yè)單位的人事檔案管理的工作沒有太過受到領(lǐng)導(dǎo)的重視，因此，相關(guān)的工作人員還是很少，相關(guān)工作人員的綜合素質(zhì)還不是非常高。還有現(xiàn)在的人事檔案管理需要用到計算機(jī)技術(shù)，因此，這些事業(yè)單位還應(yīng)該加強(qiáng)相關(guān)工作人員的計算機(jī)技術(shù)，熟悉掌握計算機(jī)技術(shù)，具有很強(qiáng)的計算機(jī)運(yùn)用能力。事業(yè)單位部門還應(yīng)該提高人事檔案管理人員的綜合素質(zhì)，還應(yīng)該培養(yǎng)一些專門型人才，使人才利用率更高，建立高素質(zhì)、高專業(yè)的人才團(tuán)隊(duì)來使事業(yè)單位的認(rèn)識管理更加完善，培養(yǎng)人事檔案管理的專業(yè)型人才。除此之外，事業(yè)單位還可以引進(jìn)一些管理型的人才，或者邀請一些在認(rèn)識檔案管理方面非常出眾的人才，來對本單位的相關(guān)工作人員進(jìn)行經(jīng)驗(yàn)交流和培訓(xùn)的工作，同時建立一個專門培訓(xùn)人事檔案管理工作的團(tuán)隊(duì)，加強(qiáng)相關(guān)工作人員的專業(yè)素養(yǎng)和綜合素質(zhì)。事業(yè)單位還可以建立一些制度，比如定期對人事檔案管理人員進(jìn)行考核，從而提高工作人員的工作能力。

2.3 加強(qiáng)人事檔案管理的監(jiān)督和完善工作制度

人事檔案的管理工作其實(shí)是相對乏味的，相對的工作人員難免會在工作上出現(xiàn)懈怠、遺漏的問題，這就需要有一個人或者組織對認(rèn)識檔案管理進(jìn)行一定的監(jiān)督。事業(yè)單位不光要改善人事檔案管理工作人員的綜合素質(zhì)，還應(yīng)該加強(qiáng)地人事檔案管理的監(jiān)督問題。因此，事業(yè)單位應(yīng)該建立一個對人事檔案管理的監(jiān)督隊(duì)伍，在人事檔案管理之后再進(jìn)行監(jiān)督與審核，以防止檔案管理的漏洞出現(xiàn)。

3.結(jié)束語

人事檔案的管理工作是事業(yè)單位工作的重要組成部分。在現(xiàn)階段的事業(yè)單位中，人事檔案管理的工作固然出現(xiàn)了一些問題，但是隨著人事檔案管理的改革，一定會使事業(yè)單位在人事檔案管理方面的工作更加完善。

[1]羅志超，人事檔案管理工作現(xiàn)狀的分析與對策[J]，黑龍江教育學(xué)院學(xué)報，2013,3