基層檔案管理室檔案的歸檔及利用研究

余 劍

（撫順市機電職業技術學校 遼寧 撫順 113003）

基層檔案管理室檔案的歸檔及利用研究

余 劍

（撫順市機電職業技術學校 遼寧 撫順 113003）

隨著社會經濟的迅猛發展，檔案資料已成為真實記錄社會發展與進步的重要載體，檔案資料的管理工作也成為基層單位規范化管理的一項不可或缺的內容。基層檔案管理室中保存著大量的以及不同種類的檔案，但由于在管理過程中存在諸多的問題，致使著檔案資料無法完整的歸檔以及更好的被利用。本文分析了現階段基層檔案管理中存在的問題，并提出了加強基層檔案管理工作的措施，旨在更好的完成基層檔案管理室對檔案的歸檔工作，使檔案資源的價值得到充分的利用，最終實現檔案資源共享的目的。

基層檔案管理室；歸檔及利用；措施

在市場經濟及社會建設不斷進步的同時，檔案管理工作在社會發展中的重要作用以及重視程度得到了迅速的提升，這給檔案管理工作帶來了廣闊發展空間的同時，也給檔案管理工作帶來了更高層次的要求，特別是基層檔案管理室的檔案管理工作。基于此，筆者結合自身經驗，對基層檔案管理室的工作現狀以及基層檔案管理工作的加強措施提出了如下的分析與探討。

一、現階段基層檔案管理工作存在的問題

（一）領導階層對檔案保護意識薄弱，不夠重視

隨著市場競爭的不斷激烈，基層單位的領導者整天忙于工程的開展以及工作的完成，對與檔案相關的法律法規以及專業知識了解不多，大多數的基層領導對檔案的保護意識是十分薄弱的。在社會的建設和發展中，諸多基層領導人認為檔案管理工作就是檔案管理部門的工作，與其他工作環節無關，甚至沒有將檔案工作列入年度工作的計劃中，并對檔案管理工作不聞不問，這使得檔案管理中所遇到的問題無法解決以及檔案管理工作的經費和人員無法得到保障。

（二）檔案管理工作的制度不健全，檔案管理混亂

在基層檔案管理工作中，存在許多單位的檔案管理沒有合理有效的規章制度，這使得對檔案管理工作中的收集、保管、借閱以及保密等環節沒有法制保障。雖然有的單位建立了一些檔案管理制度，但這些制度只是流于形式卻沒有貫徹執行，這就使得檔案管理工作人員的責任心不強，對檔案管理工作也是敷衍了事。當檔案被借閱時，也由于沒有規范的規章制度，借出的檔案沒能及時的歸還，甚至弄丟，管理混亂。

（三）檔案資源保管不妥善，歸檔不及時

由于基層領導者對檔案管理工作的不重視，基層檔案管理的環境簡陋，對檔案保護的措施不夠到位，有一些單位的檔案資料在管理時就被蟲蛀鼠咬，甚至發霉腐敗。同時，在基層檔案管理工作中，有時檔案被借閱，借閱者一般總會推遲歸還或不歸還了，這就使得檔案管理工作人員無法對檔案進行及時的歸檔，久而久之，該份檔案就會被管理工作人員遺忘，甚至被借閱者丟棄，這就導致著資源信息的缺失，檔案保存的不完整。

（四）檔案管理人員更換頻繁，業務能力不強

在基層檔案管理室中，大部分的檔案管理人員都是兼職的。因為檔案管理工作人員的薪水收入以及工作待遇等得不到保障，并且檔案管理這份工作需要耐心、細心，要有強烈的責任感，所以許多的檔案管理人員都不愿從事這一行業，即使身在這崗位上，也是身兼多職。這就使得檔案管理工作人員對此份工作沒有太多的工作積極性，甚至自身的業務能力和工作素質都不強。

二、加強基層檔案管理工作的措施

（一）提高領導者的認識，努力為檔案事業創造出良好的發展環境

在社會快速發展的背景下，領導者加強對檔案管理工作的重視是做好檔案工作的重要保證。因此，在全面建設社會主義和諧社會的前提下，加強基層領導者對檔案管理工作重要性的認識，提高領導者對檔案管理工作的責任感及使命感，從而促進檔案事業的快速發展。同時，要加強領導者對檔案相關的法律法規的認識與了解，從思想上明確檔案管理工作是每個部門都應全力配合的責任與義務，其記錄著單位發展的每一步以及每一個決策，關系著單位的穩步發展與進步。另外，作為領導人，還需將檔案管理工作列入年度工作計劃中，認真聽取關于檔案工作的報告，努力為檔案管理工作營造一個良好的發展氛圍。

（二）加強制度建設，保證檔案管理工作規范有序

建立健全完善的檔案管理制度，將有效的實現檔案管理的規范化以及科學化。首先，檔案管理工作時，要嚴格遵守國家相關檔案管理工作的法律法規，認真做好檔案資料的收集、整理、歸檔、保存等工作。其次，要切實的建立與檔案管理現狀相適應的檔案管理制度，以保證檔案管理工作的順利開展。最后，要建立健全的檔案工作責任追究制度，以此防止檔案資料的丟失。當有人借閱檔案時，管理人員需按照規章制度來進行，必須做到檔案查閱、借閱、歸檔都有記錄。

（三）加大資金投入，切實推進檔案事業的可持續發展

檔案管理事業的發展與完善，離不開資金的投入。基層單位的領導人要在檔案工作上舍得投入，以此來建立高設備規范化的綜合型檔案室。并在檔案室中，購置所需的檔案柜，以及做好通風、采光、防蟲防蛀、防潮、防火等相應措施。在此基礎上，還可配備一系列的信息技術產品，如電腦、掃描儀等。通過這些設備，可以提高檔案管理的信息化水平，更好的保證檔案資料的完好無缺。

（四）增強督促指導力度，促進檔案管理隊伍建設的加強

檔案管理是一項耗費精力的工作，其需要很強的專業性及工作責任心。因此，打造一支政治強、業務精、作風硬、紀律嚴的檔案管理隊伍將從根本上促進檔案管理工作的順利進行。為此，領導者需組織檔案管理工作人員進行業務培訓，并組織工作人員學習與檔案相關的法律法規以及加強他們對信息技術的掌握

三、結束語

綜上所述，基層檔案管理工作是一項需投入大量人力、物力、財力的工作，其需要工作人員很強的責任心。而要做好檔案的歸檔以及利用工作，促進檔案的管理，則需要提高基層領導者的認識，加強制度建設，加大資金投入，并增強督促指導力度，從而實現檔案管理工作的可持續性發展以及檔案資源的最大化利用。

[1]王彩虹.淺談如何做好基層檔案管理工作[J].山西檔案.2013（07）