針對鄉鎮政府檔案管理問題的研究

趙繼軍

（依安縣紅星鄉政府 黑龍江 依安 161506）

針對鄉鎮政府檔案管理問題的研究

趙繼軍

（依安縣紅星鄉政府 黑龍江 依安 161506）

城鄉一體化進程的不斷加快，鄉鎮經濟有了大幅度的發展，鄉鎮政府檔案管理工作遇到了諸多的問題。本文就鄉鎮政府檔案管理存在的問題進行了重點分析，并針對性的提出了相關的解決措施，旨在為鄉鎮政府檔案管理工作提出一些個性化的建議。

鄉鎮政府；檔案管理；研究

一、鄉鎮政府檔案管理存在的問題

1、檔案管理工作意識不強

由于我國檔案管理工作的起步較晚，發展速度較慢，領導階層將精力集中在經濟建設方面，忽視了對檔案管理工作的重視，對檔案管理工作帶來的效益認識不到位，主要體現在兩個方面:一是他們認為鄉鎮政府主要圍繞經濟、社會保障等工作，檔案管理是鄉鎮政府附帶工作，與主體工作的關系不大，鄉鎮政府只需負責配合上級檔案管理部門的工作，有的鄉鎮甚至把檔案管理工作作為一種負擔，不予重視，應付交差;二是他們把鄉鎮政府檔案管理工作等同于行政材料收集、整理和存放，是一項無需專業知識和技能的簡單工作，從而只需指定工作能力一般的員工負責即可，有些甚至沒有指派專人負責，而是采取臨時負責的形式。

2、檔案收集工作不到位

首先，鄉鎮政府的檔案管理人員對于檔案管理工作的重視不夠，對于檔案的收集和整理工作缺乏科學性和系統性，檔案存放雜亂無章，很容易出現丟失、亂擺亂放的現象，降低了檔案保存的完整性，同時也降低了檔案的利用率。其次，缺乏健全、完整的檔案管理制度，缺乏規章制度的約束和規范，很難保證檔案工作的合理化開展，從而造成檔案丟失、不完整現象的出現。第三，鄉鎮政府工作人員對于檔案管理存檔的意識不強，很多資料沒有及時交給檔案管理人員，對一些重要的會議記錄及資料沒有進行完整的保存，久而久之造成資源的丟失，從而降低了鄉鎮政府檔案資料的系統性和完整性。

3、檔案管理制度不健全

由于鄉鎮政府主要職能是服務于地方經濟，因此，鄉鎮檔案管理往往被認為是處于次要地位的“后勤工作”，鄉鎮政府往往缺乏一套長期、規范的檔案管理制度，檔案管理往往具有很大的隨意性。一般表現為人員配備不齊，管理制度空白，獎懲機制缺失，檔案管理工作效率低下，即使部分鄉鎮有相應的檔案管理制度，但這些制度也更多地注重外部層面的指示和要求，忽視了對鄉鎮政府檔案管理工作的實際需求，從而降低了鄉鎮政府檔案管理的服務功能。

4、檔案管理人員業務素質有待提高

鄉鎮政府的檔案管理人員一般是由黨政辦公室秘書兼任，或者為了應付檢查而臨時指定的，不管是哪一類，他們都是兼職性質的，他們的主要工作不是檔案管理，因此，在工作中普遍存在缺乏檔案管理專業知識，缺少檔案管理工作熱情，不熟悉檔案管理業務，對鄉鎮檔案的收集、歸類與整理等較為隨意。即使有部分鄉鎮檔案管理人員是專職的，一般情況下也是由年齡較大、文化技術水平較低的人員擔任，這部分人員一方面思想保守，對現代化的檔案管理模式無法適應，另一方面，他們接受新理念、新技術的能力較弱，在工作中不能熟練地運用現代化的信息技術手段對鄉鎮政府檔案資料進行加工、管理和查詢，從而制約了新的管理手段和技術在鄉鎮政府檔案管理工作中的推廣和普及。

二、加強鄉鎮檔案管理工作的措施

1、加強檔案宣傳教育工作

加強檔案管理的宣傳教育工作，是提高鄉鎮政府檔案保存完整性的重要條件。組織政府工作人員學習相關的檔案法律、法規，使工作人員都能夠意識到檔案管理工作的重要意義，積極的配合檔案管理人員進行日常的檔案收集、歸檔工作。搭建良好的交流平臺，使檔案管理人員之間進行積極的溝通與交流，提高自身的業務水平和道德素養，提高檔案的利用率。另外，加強對群眾的宣傳教育工作，使廣大鄉鎮農民意識到檔案在解決土地問題、農民權益等方面有積極的作用，提高人民群眾對于檔案的認識和重視程度，提高檔案保存的完整性。

2、做好檔案管理工作

首先，檔案管理人員要加強日常的風險防范意識，確保檔案收集、存檔等環節的安全性，提高安全意識。第二，建立完善的檔案管理制度，規范檔案管理人員的日常工作行為，領導階層應加強對檔案管理工作的監督檢查，指派專人進行監管，對借閱、歸檔等環節的手續進行定期、不定期的檢查，堅決杜絕檔案丟失、損壞等現象的出現。三是，要加強日常內部管理，確保檔案室安全。檔案室是檔案安全管理的重要陣地，要積極采取措施，安裝好防火、防盜設備，加強對消防和供水、供電線路的管理，確保檔案室安全。鄉鎮檔案員要對檔案的數量、質量、霉變等情況經常進行抽樣檢查，把安全管理責任制落到實處，確保檔案絕對安全。四是，要加強學習，不斷提高綜合素質。鄉鎮檔案員要有過硬的政治素質，嫻熟的業務技能和扎實的工作作風。

3、提高檔案服務能力

檔案服務是檔案工作的重要目的。隨著經濟和社會的快速發展，鄉鎮檔案利用日趨社會化、多樣化、平民化，檔案的公眾服務面和服務需求日益凸顯。因此要不斷改進檔案服務工作，提高服務能力，切實增強檔案為經濟社會服務的功能。一是，要不斷明確服務方向。檔案管理人員要對檔案服務功能有更加全面的認識，既要為黨委和政府服務，也要為農村和農民服務。要主動提供檔案信息，明確服務方向。要掌握服務需求，積極主動開發檔案信息資源，定向提供專題服務，真正把群眾對檔案的需求作為服務的方向。二是，要不斷拓展服務領域。隨著我國經濟和社會建設的不斷發展，鄉鎮檔案工作在做好原有領域建檔服務的同時，積極做好新的領域的建檔服務。一方面，要重視現有檔案中的民生檔案資源的整合與開發，綜合利用好現有的戶籍檔案、婚姻檔案、土地承包檔案、林權檔案、計生檔案、綜治檔案等。另一方面，要進一步拓展民生檔案的服務領域，切實做好近幾年新形成的新型合作醫療檔案，土地流轉檔案，民營企業檔案，農技推廣檔案，村級財務檔案等事關人民群眾生產生活的民生檔案，作為服務平臺，進行科學整合開發利用，為人民群眾利用檔案提供實實在在的服務。

4、加強檔案工作領導

“鄉鎮黨委、人民政府應切實加強領導，把檔案工作列入鄉鎮工作計劃和發展規劃，納入分管領導目標管理責任制，切實解決檔案庫房、設備和工作人員等實際問題。”同時適當加大對檔案事業建設的經費投入，將檔案經費開支列入鄉鎮財政預算，完善考核激勵機制，把檔案事業建設納入鄉鎮社會發展目標來進行評價考核，為鄉鎮檔案事業又好、又快發展提供必要的保障。

[1]李靜.政府檔案信息資源管理研究[J].辦公室業務.2014(13)

[2]李吉陽.淺談政府檔案的更新換代[J].辦公室業務.2014(13)

[3]楊延榮.基于人力資源管理視角的檔案管理探討[J].中國商貿.2013(31)