淺談建筑工程檔案電子信息化的管理

付紅艷

（大慶建筑安裝集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 大慶 163000）

淺談建筑工程檔案電子信息化的管理

付紅艷

（大慶建筑安裝集團(tuán)有限責(zé)任公司 黑龍江 大慶 163000）

信息化技術(shù)的不斷發(fā)展，使得我國(guó)的建筑行業(yè)在技術(shù)水平上也更提升了一個(gè)層次。就現(xiàn)在而言，我國(guó)建筑行業(yè)的規(guī)模在不斷擴(kuò)大，社會(huì)需求量也在不斷上升，正因?yàn)檫@樣，各種新技術(shù)和手段的應(yīng)用更是建筑業(yè)所需要的。現(xiàn)代化的管理下，建筑工程的管理也變得異常復(fù)雜和龐大，所以有必要進(jìn)行引進(jìn)電子信息化的管理。文章主要介紹了計(jì)算機(jī)技術(shù)在建筑工程的管理中的重要作用，詳細(xì)闡述了建筑工程目前檔案管理的現(xiàn)狀和特點(diǎn)，并給出了相應(yīng)的解決措施，為我國(guó)建筑行業(yè)信息化檔案管理提供些有價(jià)值的意見。

建筑工程；檔案管理；電子信息化

一、利用計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)對(duì)建筑工程檔案管理的作用

1.通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)將紙質(zhì)的文字材料轉(zhuǎn)化成數(shù)據(jù)信息，不但可以減少材料的占有空間，而且也避免了材料數(shù)據(jù)的遺漏和丟失，同時(shí)數(shù)字化也容易管理和儲(chǔ)藏，極大地提高了工程檔案文件的系統(tǒng)性和管理有效性。

2.信息傳輸網(wǎng)絡(luò)化使項(xiàng)目檔案文件材料歸檔與工程建設(shè)同步,使檔案部門的工作與生產(chǎn)建設(shè)銜接得更緊密,有效地幫助檔案部門工作人員有針對(duì)性地進(jìn)行項(xiàng)目檔案文件材料的收集查詢工作,不至于勞而無(wú)功。

3.項(xiàng)目檔案文件材料的及時(shí)歸檔、系統(tǒng)歸檔為今后對(duì)其開發(fā)再利用奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ),使整體建筑科技檔案質(zhì)量大大提高。

4.通過計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，可以減少大量的人力和物力，同時(shí)耗費(fèi)的時(shí)間也比較短，一定程度上優(yōu)化了工程內(nèi)部的資源結(jié)構(gòu)。一項(xiàng)工程的項(xiàng)目實(shí)施比較復(fù)雜，設(shè)計(jì)的內(nèi)容也比較多，人員情況也很龐雜，所以，如果依靠傳統(tǒng)的統(tǒng)計(jì)方法進(jìn)行檔案管理勢(shì)必造成工作量的增大，且由于畢竟是人為進(jìn)行操作難免會(huì)有疏漏或者誤記等現(xiàn)象，造成數(shù)據(jù)資料不準(zhǔn)確，反而給后期施工的設(shè)計(jì)方案帶來(lái)了極大地不便，而且花費(fèi)成本也比較高。

5.檢索方便快捷。計(jì)算機(jī)檢索功能齊全,可以按工程委托號(hào)、試驗(yàn)順序號(hào)、歸案時(shí)間、立卷時(shí)間、檔號(hào)、審核、校對(duì)、試驗(yàn)人、工程名稱等檢索關(guān)鍵詞進(jìn)行隨機(jī)查找。

二、工程建筑檔案的特點(diǎn)

建筑工程的檔案信息管理所包含的內(nèi)容比較復(fù)雜，也比較綜合，比如包括了項(xiàng)目施工的設(shè)計(jì)方案，各個(gè)項(xiàng)目的合同協(xié)議書，還有上級(jí)部門的具體審批文件，施工現(xiàn)場(chǎng)的環(huán)境以及地質(zhì)狀況等，當(dāng)然也包括施工資料的數(shù)量和質(zhì)量情況以及購(gòu)買的設(shè)備情況，具體到每個(gè)施工環(huán)節(jié)所用到的技術(shù)方法，遇到的各種施工情況等。這些也只是建筑工程檔案的一部分材料信息，還有一些必要的注意內(nèi)容，比如包括第三方的詳細(xì)信息情況和相關(guān)的最后竣工報(bào)告、試驗(yàn)資料等。反正需要各方面的相互協(xié)調(diào)和配合才能順利完成檔案的整理和梳理。建筑工程資料的具體特點(diǎn)有以下幾點(diǎn)：

1.一次性：因建筑工程項(xiàng)目自開始到結(jié)束屬于一次性操作，故與之匹配的建筑工程檔案，也是自工程開始到竣工結(jié)束都只有一套；

2.確定性：建筑工程檔案將貫穿于建筑工程的整個(gè)過程，是建筑項(xiàng)目建設(shè)變化的見證，故建筑工程檔案具備真實(shí)性、完整性，明確地記錄著工程的情況；

3.實(shí)用性：建筑工程檔案能反映出工程建設(shè)的真實(shí)情況，具備保存及使用的價(jià)值。不但是項(xiàng)目后期的管理、維修和擴(kuò)建的主要依據(jù)，而且也可作為同類型的項(xiàng)目建設(shè)參考的依據(jù)。

三、建筑工程檔案管理現(xiàn)狀分析

1.建筑工程檔案意識(shí)薄弱。目前建筑工程檔案管理中最常見的問題就是管理人員不能經(jīng)常建立檔案或者只是應(yīng)付差事，完全沒有建檔的習(xí)慣和認(rèn)識(shí)。我們知道，在建筑工程施工當(dāng)中，檔案的形成也主要經(jīng)過建設(shè)單位和施工單位以及電鍍單位等各個(gè)單位的各部門相互努力才能完成一個(gè)有體系、有條理，有具體統(tǒng)籌化的檔案信息管理。但是在實(shí)際操作中，部分工作人員缺乏這種意識(shí)和責(zé)任心，或者單位缺乏這樣的專業(yè)技術(shù)人員，不能及時(shí)完成信息資料的統(tǒng)籌，造成檔案在收集、整理和歸納安排上出現(xiàn)間歇性停止或中斷，以致信息數(shù)據(jù)的延誤不能及時(shí)填寫整理，最后的結(jié)果就是檔案信息資料不完整，信息有誤或者準(zhǔn)確度和可靠性不高。由于建筑行業(yè)在這幾年有了很大的發(fā)展，不論在規(guī)模還是施工的難度、施工量上都比以往增加了好幾倍，這樣一來(lái)檔案管理的難度業(yè)逐漸增大，建立檔案的時(shí)間跨度也逐漸加長(zhǎng)，再加上部分部門的敷衍態(tài)度和薄弱的建檔意識(shí)，使檔案信息的管理和建立只停留在表面數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)，即使這樣也不能完全保證數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和實(shí)效性。

2.建筑工程檔案管理細(xì)化不夠、自動(dòng)化檢索水平低。建筑工程檔案的內(nèi)容和具體項(xiàng)目種類也隨著建筑工程在這幾年的變化中也不斷增加和多樣化，傳統(tǒng)的單一的模式早已退出了現(xiàn)階段的歷史舞臺(tái)，但是由于相關(guān)的管理人員缺乏這種管理意識(shí)，沒有改變?cè)械墓芾碛^念和方式，在檔案的管理中分工不明細(xì)，不具體化，同時(shí)對(duì)新技術(shù)的掌握和熟練度不夠，造成在遇到問題時(shí)進(jìn)行查找的難度也隨之增加。實(shí)際上，建立檔案就是為了方便，填補(bǔ)疏漏，可目前的建筑檔案的管理還沒有形成這也一個(gè)系統(tǒng)化的管理體系，不能夠?qū)崿F(xiàn)信息和資源的有效利用和共享，即使有了新技術(shù)也很難發(fā)揮它的實(shí)際效用。

四、建筑工程檔案信息化管理措施

1.加強(qiáng)宣傳力度，增強(qiáng)服務(wù)意識(shí)，從思想上給予重視。意識(shí)是行動(dòng)的先導(dǎo)，要加大對(duì)建筑工程檔案信息化管理的宣傳力度，讓每一個(gè)檔案管理工作人員充分認(rèn)識(shí)到建筑檔案管理的重要性；并強(qiáng)化檔案管理過程中的服務(wù)意識(shí)，提高工作人員對(duì)建筑工程檔案管理的積極性。

2.加強(qiáng)原始數(shù)據(jù)的采集與歸檔。要想做好建筑工程檔案信息化管理工作首先要做好檔案數(shù)據(jù)的收集工作，通過計(jì)算機(jī)計(jì)算機(jī)掃描儀以及其他數(shù)字化輸入設(shè)備，將工程建設(shè)中的相關(guān)圖紙、技術(shù)資料等轉(zhuǎn)化成為數(shù)字信息進(jìn)行保存，之后將轉(zhuǎn)化成為數(shù)字化的信息通過網(wǎng)絡(luò)技術(shù)及時(shí)準(zhǔn)確的轉(zhuǎn)送到相關(guān)檔案部門，使其歸檔保存。

3.加強(qiáng)建筑工程檔案庫(kù)信息化管理的建設(shè)。為了使建筑工程檔案管理更加系統(tǒng)化，實(shí)現(xiàn)信息的有效共享，就必須加強(qiáng)建筑工程檔案庫(kù)的建設(shè)。改變過去檔案管理軟件通用性較差，技術(shù)條件存在差異，信息數(shù)據(jù)格式不統(tǒng)一等缺點(diǎn)。將需要進(jìn)行歸檔的建筑工程資料依照統(tǒng)一的格式提交給同一檔案管理系統(tǒng)，提交之后由系統(tǒng)進(jìn)行自動(dòng)歸檔。

4.提高檔案管理工作人員的信息化業(yè)務(wù)能力。建筑工程檔案工作人員不僅要掌握豐富的檔案管理工作專業(yè)知識(shí)，扎實(shí)基本工作能力，還要能夠熟練的操作現(xiàn)代化和數(shù)字化的管理設(shè)備。在當(dāng)前建筑工程檔案工作量不斷增加，建筑檔案工作人有時(shí)會(huì)由項(xiàng)目其他部門人員兼職。對(duì)兼職人員工作之前要進(jìn)行適當(dāng)?shù)呐嘤?xùn)以及考核，確保建筑工程檔案資料齊全完整。

五、結(jié)語(yǔ)

通過上文的綜合闡述，我們對(duì)建筑工程檔案管理的建立的重要性也有了一定的認(rèn)識(shí)。建筑工程單位應(yīng)該給予相應(yīng)的重視，而且現(xiàn)在檔案管理也已經(jīng)開始應(yīng)用電子信息化管理的技術(shù)，這在很大程度上減輕了工作人員繁復(fù)的工作量，極大地簡(jiǎn)化了管理的復(fù)雜程序，在數(shù)據(jù)的輸入、整理、分析綜合等過程中，電子信息化技術(shù)發(fā)揮了很重要的功能。所以要培養(yǎng)一批相關(guān)方面的技術(shù)人才，建立和健全檔案電子信息化管理體系，只有先進(jìn)的技術(shù)加上高素質(zhì)的人才和全新的管理理念才能在整體上促進(jìn)建筑行業(yè)的發(fā)展，尤其是在推動(dòng)檔案管理系統(tǒng)的完善和進(jìn)步這方面。

[1]李源.建筑安裝工程檔案信息化管理現(xiàn)狀分析與優(yōu)化控制[J].廣東科技，2013(07)