淺談新時期檔案的管理

高紅

齊齊哈爾市依安縣依安鎮人民政府 黑龍江齊齊哈爾

淺談新時期檔案的管理

高紅

齊齊哈爾市依安縣依安鎮人民政府 黑龍江齊齊哈爾

新時期檔案管理是原有檔案管理不斷的規范化、完善化、信息化發展的結果，有利于檔案管理工作進一步發展。本文著重探討新時期檔案的管理。

檔案管理；問題；新時期；幾點思考

引言

社會趨于信息化發展，檔案的用途也越來越大，且應用也越來越廣泛。在其廣泛應用過程中，原有的檔案管理模式弊端逐漸顯露，促使人們開創檔案管理新局面。本文以檔案的管理為切入點，分析現階段檔案管理主要存在的問題，提出對新時期檔案管理的幾點思考。

一、現階段檔案管理存在的問題分析

隨著檔案的應用發展，檔案管理問題也就隨之而來。以下是對現階段檔案管理存在的問題的具體分析。

1.檔案管理基礎工作不規范

盡管檔案管理基礎工作已然十分明確，但實際的管理過程中仍有許多的問題存在，以檔案管理基礎工作不規范為主，其主要表現在以下幾個方面：（1）檔號標注標準不統一。檔號的標注標準不統一，就會造成比較亂套的現象，一卷多冊、沒有目錄、標號重復等，這些問題的出現，都會給檔案的管理造成極大的不便。（2）案卷題名不規范。一般來講，案卷題名應準確概括本卷文書材料的責任者、主要內容和文種。可以簡潔明確的反映出主題內容，文字應力求簡練、明確，既不能簡單羅列，也不要過于籠統。如果案卷題名不規范，個別題名不全或沒有題名，不僅反映出檔案管理水平較差，更不利于檔案的查找。（3）編頁號與裝訂不善。編頁號也是檔案管理基礎工作內容之一，理論上，卷內文書材料排列完畢后，要在文書材料中有字跡和圖表的頁面，一頁編一個號，即頁號。頁號的位置，正面在右上角，反面在左上角。但如果檔案沒有標明頁碼，如果在使用過程中發生掉頁現象會難于察覺。對于檔案裝訂，要根據立檔單位實際情況，可單份裝訂或整卷裝訂，裝訂方法和使用的裝訂材料應符合檔案保護和利用要求。如果裝訂不到位，不僅給檔案管理工作造成困擾還會造成檔案丟失的情況。

2.缺少完善的檔案管理制度

檔案管理工作對于每個單位來說都是至關重要的。然而，由于檔案的管理工作較為基礎，且較為繁雜，所以得不到足夠的重視，相關企業單位缺少完善的檔案管理制度，使得檔案管理工作沒有制度可以依靠，工作的開展不免有幾分盲目。不僅如此，還存在著檔案交接制度不嚴謹現象，導致許多檔案在交接時出現錯亂和丟失，嚴重影響單位工作的正常進行。

3.檔案管理工作不夠現代化和信息化

當前的檔案管理工作這么多年來，檔案管理工作依然是以紙質做為檔案的重要載體，以手寫的抄錄為主要的記錄方式。檔案在填寫時容易丟失，也容易弄臟弄亂。檔案在收錄時需要分類，分類時很容易把各類檔案歸在不相屬的一類里，等到需要用時不能迅速的發現。電子信息技術借助電子管理技術和相關程序應用，以電子計算機為硬件設備，以網絡技術為先導，能夠有效的提高檔案管理工作的實效性，加強檔案管理工作的技術應用性和各類工作的效率。電子信息技術能夠克服陳舊的檔案管理工作的缺憾和不足，比如電子信息技術可以省去檔案室的存在，將大量數據和檔案存儲在電腦中，保存完好，節省了人才財力的同時，也增加了檔案管理的安全性和簡易性。

4.檔案管理人員專業素質水平較低

很多的檔案管理人員由于自身的專業水平不到位，沒有經過專業知識的培訓，缺少相關的工作經驗，而且有的人還是身兼多職或者是順帶定崗的，甚至有的項目組完全就沒有設立檔案管理這項工作的負責人，所以嚴重缺乏對檔案管理知識熟練的專業人才。不僅如此，很多檔案管理人員對檔案管理工作的重視程度不夠，沒有充分考慮到檔案對今后工作的重要性和廣泛應用性，等到真正需要檔案時，才發現檔案不完整或是沒有及時更新，以至于影響了正常工作需要和職位調度，給檔案本人帶來了極大的不便。

二、對新時期檔案管理的幾點思考

前文已述，現階段的檔案管理存在著很多的不足之處，影響著檔案的應用與進一步發展，故而，要對檔案管理進行改革，開辟新時期檔案管理道路，致力于檔案管理現代化、信息化發展。以下是對新時期檔案管理的幾點思考的具體陳述。

1.規范基礎管理工作為了切實做到檔案管理工作趨于標準化與規范化，就要引起相關工作人員的高度重視，提高工作人員的專業管理素質，在進行檔案管理基礎工作的時定期檢查檔案的編號、裝訂等相關問題，發現不規范的現象及時解決。全面檢查檔案，清除無效檔案與重復檔案，對于重份或無查考價值的檔案要及時的處理掉，對檔案資料信息進行再次組合，從而提高檔案管理的工作效率。查缺補漏，完善相關信息的填寫，對于那些無頁碼、無卷內目錄、無案卷標題或標題不清楚的案卷要重新加工填寫以保證全部案卷更加規范，不但能夠保持適當的遞增容量，確保檔案的可擴展性，并且能使得館藏更加科學化、規范化，進一步完善檔案管理的規范化和標準化。統一分類號，保證檢索查全率，在分類的過程中要加強校審力度以便及時校正分類人員的錯誤，并且要經常組織大家統一認識，統一標準，盡量做到前后標引一致、同一類文件標引一致、從而達到標準化和規范化管理。

2.完善相關管理制度規章制度要體現合理性和科學性。相關規章制度必須符合單位特點和檔案管理實際，以適應不同單位對不同的檔案管理的需要。堅持制度執行的嚴肅性。檔案部門既是制定檔案規章制度的主管部門，又是規章制度的執行部門。在規章制度的執行過程中，要做到有功必賞、有過必罰，充分體現制度的權威性。除此之外，還要簡明實用。制度必須具有可操作性，其建立應以方便實用、簡便易行、可操作性強為目標，以便更好地發揮制度的指導和規范作用，實現人性化管理和簡單快速的操作目標。

3.檔案交接嚴格按程序進行檔案交接是一項認真細致、手續嚴密、責任重大的工作，稍有不慎就有可能導致檔案丟失或失真，所以交接時應嚴格按程序辦理。檔案交接的正確手續應是：一是對所保管的檔案進行一次全面清理，做到賬務相符；二是對借出的檔案要及時催還；三是對未整理的零散文件材料要分類存放，應清理沒有的材料，整理可靠的文件，匯編成案，認真將其排序后及時歸檔。只有按照這樣的順序進行檔案交接工作，才能確保檔案交接工作的順利完成。

4.提高管理人員的專業素質，強化檔案管理意識若要提高管理人員的專業素質，強化檔案管理意識，就要切實加強對檔案管理人員進行培訓的力度，致力于提高檔案管理人員的專業素質。檔案管理人員的素質包括很多種，有服務意識、管理水平、專業素養等等，檔案管理人員要不斷加強自身的服務意識，了解檔案管理工作的重要性以及產生的作用。不斷加強自身的知識素養，學會結合現如今的發展趨勢，采用科學合理的管理方法，制定相適應的管理措施，促進檔案管理工作的發展。

三、結束語

綜上所述，原有的檔案管理存在著較多的不足之處，影響著檔案管理的發展，故而要開創新時期檔案管理新局面，規范檔案管理基礎工作，完善相關管理制度，規范檔案交接程序，提高管理人員的專業素質，強化檔案管理意識等，致力于新時期檔案管理工作的發展。

[1]馬濤.新時期檔案管理芻議[J].現代交際,2014(11)