加強醫院科研檔案管理 促進科研信息利用

吳國萍

浙江省腫瘤醫院 浙江杭州 310014

加強醫院科研檔案管理 促進科研信息利用

吳國萍

浙江省腫瘤醫院 浙江杭州 310014

隨著醫院建設水平的提高，檔案管理工作也越來越重要，成為醫院科學研究重要成果的重要載體。鑒于科研活動種類繁多、內容龐雜、涉及人員廣泛、學術價值較高等特點，檔案管理工作的難度增加，專業性要求也更加精確，信息化運用勢在必行。本文將基于以上現狀對醫院檔案資料管理中的改革創新進行介紹，給醫院科研檔案實物管理起到借簽作用。

醫院；科研檔案；檔案管理；信息利用

前言

科研活動隨著醫院學術建設水平的提高，也越來越頻繁，隨之所產生的科研檔案資料數量龐大。科研活動的復雜多樣，導致了資料內容的多樣性，其來源也是五花八門，加之涉及人員廣泛，導致了科研資料收集、存放、管理和利用的復雜性和艱巨性。而檔案管理一旦出現問題，就會影響科研成果的保存和流傳，影響科研活動的持續進行，甚至對醫院相關部門乃至上級管理部門的政策制定和措施實施，影響整個行業的學術氛圍和學科管理。那么，該如何提升科研資料的檔案管理水平，優化檔案管理體系，科學有效利用科研檔案資料呢？

1、堅持統籌兼顧原則、實現協同管理效果

如何有效地把醫院科研活動與檔案資料工作科學統籌，有機結合起來，讓其相互促進，協同作用。當按照統籌兼顧、協同管理原則，對科研活動的所有信息進行全面收集、管理和保存。首先，要要將收集工作做好，因為它是科研檔案管理工作的基礎，如果收集工作做得不夠好，則會影響整個科研資料的整理、篩選及其他后續工作。其次，在資料搜集工作做好以后，篩選和整理工作，應當按照科研檔案管理理念和相關的管理規定條例進行分門別類的規整，再次，在存放科研檔案信息資料的時候，必須確定硬件設施的安全有效，消防防盜設備齊全。必須注意的是，檔案管理理念的融會貫通是貫穿檔案管理工作始末，而科研檔案具體負責人員的職業素質也必須過硬。只有如此，才能真正做好醫院科研檔案的管理工作，做到統籌兼顧、協同管理，提高科研檔案管理工作的有效性。

同時，科研檔案管理人員的專業素質、服務意識和人文意識都應當不斷提升和完善，為科研資料的檔案管理工作打好基礎。具體的做法如下：

在科研活動舉辦的過程中就進行相關資料的搜集，而不是待到活動后才進行資料整理收集，這樣就可以提高科研資料搜集工作的效率，并降低難度、縮短時間。筆者認為可以設計《醫院外出參加學術會議登記表》，將參會人員的個人信息、所在單位、科研項目、參會情況等內容進行登記，確認無誤后交給醫院相關部門審批簽字，提高具體人員參加科研學術會議的積極性，降低財務審批難度，且將此表作為有效的科研檔案資料保存，為后續的科研檔案資料保存創造便利；

優化科研學術會員參與的審批手續，簡化流程，提高效率，并設計參加會議的詳細流程，及對相關規定做具體說明，提高科管部門的服務質量。

2、完善檔案管理制度、規范檔案查閱流程

“凡事預則立，不預則廢”，相關部門應當按照《醫院科技檔案管理制度》，對現有科研資料檔案管理進行優化升級，實現“集中管理，分類執行,協同合作”的集約化管理模式，并充分運用信息化手段，實現無紙化辦公，提高工作效率，節省物質資源。在查詢、利用的過程中，嚴格按照管理規定及流程，保證科研檔案信息的安全和完整。具體做法如下:

獨立保管，責任到人。將科研檔案信息與其他檔案資料區別開來，設置專門的保存設備或檔案盒，設立專門的科研檔案資料管理（存放區）。對于專門的檔案盒，進行具體的資料審核，首先確保檔案資料的真實性和有效性，按照順序進行裝訂，在首頁設置目錄，方便查閱。具體的保管內容包括：項目申請書、合同、財務賬單、課題資料等。

優化程序，按章借閱。針對因科研檔案借閱頻繁，資料損害丟失嚴重的問題，科研資料檔案管理部門對現有《科研檔案借閱記錄表》進行優化和內容完善，并增加《課題檔案管理不良記錄表》、《課題檔案借閱表》等具體表格，將在借閱過程中造成科研檔案破壞、丟失的個人或單位進行登記備案，對其信用實現扣分制，并進行通報，達到警示作用。從而減少科研檔案在借閱過程中產生的損壞和丟失。

盡可能保證科研資料的完整性，為科研檔案管理工作持續開展創造條件。

3、運用網絡信息技術、提高科管服務水平

知識經濟時代，醫院科研檔案管理工作同樣離不開信息化手段的運用。醫院科研檔案資料管理部門應當充分運用計算機、檔案管理軟件等信息化手段，提高科研檔案管理的有效性，提升科研檔案信息服務水平。具體做法如下：首先，運用Excel表對科研檔案的基本信息進行登記記錄，為科研檔案管理工作的信息化打好基礎，節約人力、物力等成本，提高科研檔案管理工作的效率。在科研檔案管理過程中運用Excel表的數據存儲與篩選功能，對所存儲的檔案資料設定標記、提醒功能將研究課題的到期時間、需要條件等進行協同管理；運用Excel表的數據透視功能，分類統計不同級別的科研項目立項數和經費數額；運用Excel表的分類匯總功能，對每年每個科室的申報的項目數量、通過數量、發表論文數量等進行分類匯總；最后運用Excel表數據合計功能，為醫院領導層提供決策所需要的科研檔案資料。學科建設及醫院管理年檢查時，運用數據篩選功能，快速提取各科室各類科研數據進行自查，并提供數據支撐。

將圖像掃描技術充分運用到醫院科研檔案管理當中。直接對科研資料進行圖像掃描，以圖片的形式進行保存，可以避免紙質資料在借閱過程中的損傷及丟失，通過計算機查閱，可以提高效率，供多人同時查閱，節約資源和資料存儲空間。

建議以下檔案資料可以以圖像方式存貯:立項批文掃描件、成果證書掃描件、成果獎勵證書掃描件、著作有效證明資料掃描件、學會任職證書掃描件等，存入計算機時，課題批文掃描件按級別、任務來源單位、批文年份設文件夾存放，使檔案存放有序，查找方便。科技檔案在醫院醫療、教學、科研和學科建設活動中，發揮了便捷的全面的支撐作用。

[1]鄭軍.淺談醫院科研活動中的檔案管理[J].中華醫學科研管理雜志,2013,16(3):181-183.

[2]程雅麗.淺析高校科研課題檔案的特點及管理[J].云南檔案,2012(11):49-50.