加強醫(yī)院科研檔案管理 促進科研信息利用

吳國萍

浙江省腫瘤醫(yī)院 浙江杭州 310014

加強醫(yī)院科研檔案管理 促進科研信息利用

吳國萍

浙江省腫瘤醫(yī)院 浙江杭州 310014

隨著醫(yī)院建設(shè)水平的提高，檔案管理工作也越來越重要，成為醫(yī)院科學(xué)研究重要成果的重要載體。鑒于科研活動種類繁多、內(nèi)容龐雜、涉及人員廣泛、學(xué)術(shù)價值較高等特點，檔案管理工作的難度增加，專業(yè)性要求也更加精確，信息化運用勢在必行。本文將基于以上現(xiàn)狀對醫(yī)院檔案資料管理中的改革創(chuàng)新進行介紹，給醫(yī)院科研檔案實物管理起到借簽作用。

醫(yī)院；科研檔案；檔案管理；信息利用

前言

科研活動隨著醫(yī)院學(xué)術(shù)建設(shè)水平的提高，也越來越頻繁，隨之所產(chǎn)生的科研檔案資料數(shù)量龐大。科研活動的復(fù)雜多樣，導(dǎo)致了資料內(nèi)容的多樣性，其來源也是五花八門，加之涉及人員廣泛，導(dǎo)致了科研資料收集、存放、管理和利用的復(fù)雜性和艱巨性。而檔案管理一旦出現(xiàn)問題，就會影響科研成果的保存和流傳，影響科研活動的持續(xù)進行，甚至對醫(yī)院相關(guān)部門乃至上級管理部門的政策制定和措施實施，影響整個行業(yè)的學(xué)術(shù)氛圍和學(xué)科管理。那么，該如何提升科研資料的檔案管理水平，優(yōu)化檔案管理體系，科學(xué)有效利用科研檔案資料呢？

1、堅持統(tǒng)籌兼顧原則、實現(xiàn)協(xié)同管理效果

如何有效地把醫(yī)院科研活動與檔案資料工作科學(xué)統(tǒng)籌，有機結(jié)合起來，讓其相互促進，協(xié)同作用。當(dāng)按照統(tǒng)籌兼顧、協(xié)同管理原則，對科研活動的所有信息進行全面收集、管理和保存。首先，要要將收集工作做好，因為它是科研檔案管理工作的基礎(chǔ)，如果收集工作做得不夠好，則會影響整個科研資料的整理、篩選及其他后續(xù)工作。其次，在資料搜集工作做好以后，篩選和整理工作，應(yīng)當(dāng)按照科研檔案管理理念和相關(guān)的管理規(guī)定條例進行分門別類的規(guī)整，再次，在存放科研檔案信息資料的時候，必須確定硬件設(shè)施的安全有效，消防防盜設(shè)備齊全。必須注意的是，檔案管理理念的融會貫通是貫穿檔案管理工作始末，而科研檔案具體負責(zé)人員的職業(yè)素質(zhì)也必須過硬。只有如此，才能真正做好醫(yī)院科研檔案的管理工作，做到統(tǒng)籌兼顧、協(xié)同管理，提高科研檔案管理工作的有效性。

同時，科研檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)、服務(wù)意識和人文意識都應(yīng)當(dāng)不斷提升和完善，為科研資料的檔案管理工作打好基礎(chǔ)。具體的做法如下：

在科研活動舉辦的過程中就進行相關(guān)資料的搜集，而不是待到活動后才進行資料整理收集，這樣就可以提高科研資料搜集工作的效率，并降低難度、縮短時間。筆者認為可以設(shè)計《醫(yī)院外出參加學(xué)術(shù)會議登記表》，將參會人員的個人信息、所在單位、科研項目、參會情況等內(nèi)容進行登記，確認無誤后交給醫(yī)院相關(guān)部門審批簽字，提高具體人員參加科研學(xué)術(shù)會議的積極性，降低財務(wù)審批難度，且將此表作為有效的科研檔案資料保存，為后續(xù)的科研檔案資料保存創(chuàng)造便利；

優(yōu)化科研學(xué)術(shù)會員參與的審批手續(xù)，簡化流程，提高效率，并設(shè)計參加會議的詳細流程，及對相關(guān)規(guī)定做具體說明，提高科管部門的服務(wù)質(zhì)量。

2、完善檔案管理制度、規(guī)范檔案查閱流程

“凡事預(yù)則立，不預(yù)則廢”，相關(guān)部門應(yīng)當(dāng)按照《醫(yī)院科技檔案管理制度》，對現(xiàn)有科研資料檔案管理進行優(yōu)化升級，實現(xiàn)“集中管理，分類執(zhí)行,協(xié)同合作”的集約化管理模式，并充分運用信息化手段，實現(xiàn)無紙化辦公，提高工作效率，節(jié)省物質(zhì)資源。在查詢、利用的過程中，嚴格按照管理規(guī)定及流程，保證科研檔案信息的安全和完整。具體做法如下:

獨立保管，責(zé)任到人。將科研檔案信息與其他檔案資料區(qū)別開來，設(shè)置專門的保存設(shè)備或檔案盒，設(shè)立專門的科研檔案資料管理（存放區(qū)）。對于專門的檔案盒，進行具體的資料審核，首先確保檔案資料的真實性和有效性，按照順序進行裝訂，在首頁設(shè)置目錄，方便查閱。具體的保管內(nèi)容包括：項目申請書、合同、財務(wù)賬單、課題資料等。

優(yōu)化程序，按章借閱。針對因科研檔案借閱頻繁，資料損害丟失嚴重的問題，科研資料檔案管理部門對現(xiàn)有《科研檔案借閱記錄表》進行優(yōu)化和內(nèi)容完善，并增加《課題檔案管理不良記錄表》、《課題檔案借閱表》等具體表格，將在借閱過程中造成科研檔案破壞、丟失的個人或單位進行登記備案，對其信用實現(xiàn)扣分制，并進行通報，達到警示作用。從而減少科研檔案在借閱過程中產(chǎn)生的損壞和丟失。

盡可能保證科研資料的完整性，為科研檔案管理工作持續(xù)開展創(chuàng)造條件。

3、運用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)、提高科管服務(wù)水平

知識經(jīng)濟時代，醫(yī)院科研檔案管理工作同樣離不開信息化手段的運用。醫(yī)院科研檔案資料管理部門應(yīng)當(dāng)充分運用計算機、檔案管理軟件等信息化手段，提高科研檔案管理的有效性，提升科研檔案信息服務(wù)水平。具體做法如下：首先，運用Excel表對科研檔案的基本信息進行登記記錄，為科研檔案管理工作的信息化打好基礎(chǔ)，節(jié)約人力、物力等成本，提高科研檔案管理工作的效率。在科研檔案管理過程中運用Excel表的數(shù)據(jù)存儲與篩選功能，對所存儲的檔案資料設(shè)定標記、提醒功能將研究課題的到期時間、需要條件等進行協(xié)同管理；運用Excel表的數(shù)據(jù)透視功能，分類統(tǒng)計不同級別的科研項目立項數(shù)和經(jīng)費數(shù)額；運用Excel表的分類匯總功能，對每年每個科室的申報的項目數(shù)量、通過數(shù)量、發(fā)表論文數(shù)量等進行分類匯總；最后運用Excel表數(shù)據(jù)合計功能，為醫(yī)院領(lǐng)導(dǎo)層提供決策所需要的科研檔案資料。學(xué)科建設(shè)及醫(yī)院管理年檢查時，運用數(shù)據(jù)篩選功能，快速提取各科室各類科研數(shù)據(jù)進行自查，并提供數(shù)據(jù)支撐。

將圖像掃描技術(shù)充分運用到醫(yī)院科研檔案管理當(dāng)中。直接對科研資料進行圖像掃描，以圖片的形式進行保存，可以避免紙質(zhì)資料在借閱過程中的損傷及丟失，通過計算機查閱，可以提高效率，供多人同時查閱，節(jié)約資源和資料存儲空間。

建議以下檔案資料可以以圖像方式存貯:立項批文掃描件、成果證書掃描件、成果獎勵證書掃描件、著作有效證明資料掃描件、學(xué)會任職證書掃描件等，存入計算機時，課題批文掃描件按級別、任務(wù)來源單位、批文年份設(shè)文件夾存放，使檔案存放有序，查找方便。科技檔案在醫(yī)院醫(yī)療、教學(xué)、科研和學(xué)科建設(shè)活動中，發(fā)揮了便捷的全面的支撐作用。

[1]鄭軍.淺談醫(yī)院科研活動中的檔案管理[J].中華醫(yī)學(xué)科研管理雜志,2013,16(3):181-183.

[2]程雅麗.淺析高校科研課題檔案的特點及管理[J].云南檔案,2012(11):49-50.