提高檔案資源整合利用的實踐與思考

王亙亙

（江蘇省射陽縣人力資源和社會保障局，江蘇 射陽 224300）

提高檔案資源整合利用的實踐與思考

王亙亙

（江蘇省射陽縣人力資源和社會保障局，江蘇 射陽 224300）

加強和完善檔案資源體系建設，建立覆蓋民生的檔案資源體系，不僅有使用價值，更有經濟價值，要使這種潛在的價值變為現實價值，最佳途徑就是對檔案資源的開發利用。工作實踐中，要從豐富館藏總量、優化館藏結構、科學合理布局等方面加強和完善檔案資源體系建設，把加強社保檔案工作，作為服務民生、維護社會穩定，促進社會和諧的一項重要惠民工程來抓。

檔案資源；豐富館藏；整合利用；科學布局；提高效率

檔案的最終目的是為了利用，是為了提供服務。當前，檔案部門要訂立和完善檔案資源的形成機制和運轉程序，既要確立規劃好檔案館舍的空間布局，又要突破物理空間布局局限性，積極發揮信息技術優勢，利用電子信息系統拓展檔案信息資源。合理利用計算機信息技術，使檔案館藏資源數字化，立檔單位信息資源共享化，以實現檔案管理布局科學有序，資源利用更加集約化。

一、人社部門檔案管理的現狀分析

檔案管理是人社部門必須做好的一項基礎性工作，也是人社部門開展各項工作的重要保障。人社部門管理的檔案分為干部人事檔案、流動人員人事檔案、企業職工退休人員人事檔案、失業人員人事檔案、社保業務檔案、專業檔案、文書檔案、會計檔案等，種類繁多，利用率極高。目前有的人社部門檔案由各科室、各單位分散管理，多頭管理，管理利用上存在弊端，使人力、物力資源得不到合理配置，檔案的功能與效用沒有完全得到發揮。

二、人社部門檔案管理的探索實踐

一要扒排業務檔案管理問題。社保檔案涉及多部門，形成范圍廣，業務性強，且與人民群眾利益密切相關。必須把加強社保檔案工作，作為服務民生、維護社會穩定，促進社會和諧的一項重要惠民工程來抓。要分析檔案的分散管理與群眾的集中利用相矛盾、檔案的收集范圍狹窄與利用需求廣泛相矛盾、檔案管理散亂、不規范、不齊全，使檔案面臨著流失、失控的現象。

二要創新業務檔案管理模式。針對社保檔案資料收集不全、管理不規范、利用困難等突出問題，應該對經手人員進行集中培訓、統一模式，共同研究可行方法，要根據管理要求，探索建立起科學的社保檔案管理模式。檔案管理信息化建設是一個大規模應用信息技術的過程，實現檔案管理信息化的發展還需配備一支高素質的從事檔案管理的信息化人才。這些人才不僅具備良好的個人素質，較高的文化知識、有一定的外語水平，更要懂得檔案管理專業知識和計算機網絡技術的應用和維護知識，具有管理信息資源的創造能力，要能全面了解和自覺執行檔案管理信息方面的法律、法規、制度和標準，才能不斷提高檔案管理水平。

三要實行業務檔案集中管理。要順應民生需求，從抓檔案資源整合入手，對檔案資源進行整合，從為民服務角度考慮，從優化服務、快捷利用等方面入手，在做好檔案紙質管理的同時，建設檔案電子化，實現紙質檔案與電子檔案并存，最后實現以電子檔案利用為主，全部實現計算機檢索，通過觸摸屏直接查找到所需的信息，方便群眾的查詢和利用。

三、人社部門檔案管理的整合利用

一要加強檔案資源建設。做好檔案資源建設，主要從豐富館藏總量、優化館藏結構、科學合理布局三方面開展。在硬件配備到位的前提下，將對檔案資源進行合理有序整合，豐富館藏，進一步優化館藏結構，從而使全局業務、人事、文書等各類檔案合理布局。要加大考核力度，檔案資源整合后，應將檔案管理工作納入全系統年度考核工作目標進行考核；要求建立健全各項檔案管理制度，使檔案工作朝著規范化、制度化方向發展；加強培訓，檔案人員每月不少于一次，每年不少于12次的業務培訓。通過強化培訓，使檔案人員的業務水平得到全面提高；強化指導，除了對人社部門各科室、各單位兼職檔案員的檔案業務培訓，還要加強對檔案初始材料形成的業務指導，使今后檔案材料的形成得到提高。

二要開發檔案利用服務。完善檔案資源建設的根本目的是為了提供利用，為了更好地提供服務。要不斷完善信息查閱平臺，大力改造查閱環境，添置查閱利用設備，配備專業人員，完善查閱制度，健全資料檢索體系，積極為檔案查閱利用提供前提條件，為服務對象提供舒適、便捷的服務。在檔案基礎工作完成的基礎上，有序推進檔案電子信息化的建設，完善檔案電子目錄，充實和更新檔案目錄數據庫，保證安全快捷地查閱利用檔案，保證檔案的查全率和查準率。場地建設要到位。庫房容量是檔案保管的必備條件，確保能保證10年檔案增加的容量。硬件配備要到位。移動密集架、服務器、空調機、監控、除臭機、殺菌機、除濕機、吸塵器、防磁柜、滅火器、溫濕度儀以及掃描儀、復印機、電腦、打印機等檔案保管所需設施、設備，達到檔案保管“十二防”要求。軟件開發要到位。利用軟件系統，建成業務數字庫和圖片管理庫，爭取在局內部聯網，實現內部信息共享。

三要強化管理隊伍建設。為了更好地做好檔案管理工作，切實加強檔案工作隊伍建設，要努力打造一支政治強、業務精、作風好的高素質檔案工作者隊伍。檔案工作者要嚴格遵守規章制度，維護檔案的真實性、安全性、完整性和保密性；注重對檔案工作者的業務培訓，有計劃、有步驟、分層次地舉辦檔案管理工作的研究、信息開發、保護和法制等方面的專業知識培訓；檔案工作者要樹立“工作就是服務”的理念，以“增強服務意識”和“主動服務”作為工作的出發點和歸宿點，立足社會、服務社會，不斷提高服務質量和服務水平。

四要提高檔案安全體系。檔案入庫前，要對其真實性、完整性、可用性、時限性和保密程度進行分類鑒定和處理；在完成檔案基礎工作以后，加快文書檔案和業務檔案數字化建設；要對系統內主要職能活動和重要工作成果的圖片進行收集、整理和歸檔，以便將來更好地利用查找。檔案安全始終是檔案工作的生命線和底線，是檔案部門的基本任務和第一要務。首先要加強檔案人的安全思想建設，提高安全意識，落實安全責任，為檔案安全構筑起堅固的思想防線。其次要不斷完善館庫安全建設和安全設施建設，不斷加速開展由紙質檔案向數字化檔案轉化，扎實做好電子檔案工作。

綜上所述，人社部門的檔案管理要把工作中形成的各種有價值的資源進行歸檔整合，以便盡可能地豐富進館入庫的檔案資源，為今后的服務工作提供便捷，使檔案管理工作走上規范化、科學化、實用化的軌道。

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