基于中外合作辦學的教務管理人員工作效能優化探究

尹瑞珉

摘要：“中外合作辦學”是新形勢下我國高等教育領域內出現的新型辦學模式，這一模式給我國的高等教育帶來了新的機遇和挑戰。教務管理是高校管理工作的重中之重，它的效率、準確性直接關系到學校教學運行秩序的好壞。中外合作辦學的教務管理人員處于合作辦學中教學管理工作的中心樞紐位置，在外方與中方、學校與學院、學院之間以及中、外師生之間都起著橋梁和紐帶作用，其工作效能的提高，對于保障中外合作辦學項目教學運行順利實施、達到理想教學效果、進而培育出具有國際視野的專業化人才具有重要意義。

關鍵詞：中外合作辦學；教務管理人員；工作效能

中圖分類號：G647 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2015）07-0003-02

按照《中華人民共和國中外合作辦學條例》的規定：中外合作辦學通常是指外國教育機構同中國教育機構在中國境內合作舉辦的以中國公民為主要招生對象的教育機構，目前所稱的中外合作辦學一般是指國家鼓勵在高等教育等領域開展的中外合作辦學。作為新形勢下我國高等教育領域內出現的新型辦學模式，中外合作辦學給我國的高等教育帶來了新的機遇和挑戰。教務管理是學校與教學活動有關的行政工作，包括計劃管理、學籍管理、成績管理、畢業管理等各項工作，是高校管理工作的重中之重，它的效率、準確性直接關系到學校教學運行秩序的好壞。與一般院系教務管理工作不同，中外合作辦學的教務管理工作有其獨特性，教務管理人員處于合作辦學中教學管理工作的中心樞紐位置，其工作效能的高低，直接關系到合作辦學的教學質量和教學效果。

一、中外合作辦學教務管理工作的獨特性

中外合作辦學教務管理工作，除了完成學校及學院安排的和其他院系相同的日常教務管理工作之外，還要從事以下和教務管理工作有關的外事工作。

從上表可以看出，中外合作辦學教務管理工作涉及中方和外方院校方方面面的工作，內容繁雜，對教務管理人員也提出了更高的要求。

二、當前影響中外合作辦學教務管理人員工作效能的突出問題

1.信息共享機制欠缺，權、責不清導致部門之間相互推諉扯皮時有發生，影響辦事效率。與一般院系不同，中外合作辦學的正常教學運行涉及教學、學工、外事、行政等多個部門。不同的準確信息掌握在不同的部門，如外教授課安排和學生涉外成績在教學口，但外教來華計劃以及學生涉外成績郵寄工作的日常聯絡信息在外事口，外國師生來華期間的食宿、交通、通訊等事務需要院行政辦公室進行協調，學生各類獎項評定等信息掌握在學工口。各個部門之間各司其職但又相互交織在一起：教學口需要從外事口了解外教來華計劃來進行課程講授的安排，外事口需要院辦公室協調才能告知外教來華的食宿、交通等安排。再比如，中方交換生的出國成績掌握在教學口，但是學生口進行學生獎學金的評定，成績是必不可少的重要信息，等等。但是目前，經常存在各部門間溝通不暢的情況，比如涉及交換生成績的問題時，外事口往教學口推，認為教學口是學生成績的主管部門，但是教學口因為無法跟外方直接聯系，不知道學生涉外成績什么時候能郵寄回國內，所以無法將學生涉外成績轉換成中方成績。

2.教務管理人員國際化服務能力欠缺，不利于合作項目順暢運行。中外合作辦學項目雖然在國內的發展有一定的年頭，但是中外合作辦學教務管理人員相應的跨文化管理能力的發展卻遠遠落后。目前多數院校的合作辦學項目教務管理人員基本都是從非中外合作辦學院系調入，普遍特點是年齡大、學歷低，沒有跨文化學習的背景和能力。他們的管理方式多沿襲傳統的行政性教學管理模式，管理者和被管理者通常是簡單的控制和被控制的關系，管理缺乏針對性，服務意識欠缺。

三、優化中外合作辦學教務管理人員工作效能的建議

1.建立透明有效的信息共享平臺機制。為保障工作順暢運行，應建立透明有效的信息共享平臺機制，使教學、外事、學工、行政口做到信息共享，提高工作效率。借助現代網絡技術，充分利用學校、學院網站發布工作信息，做到公務公開化；充分發揮校訊通、qq群、MSN、微信等現代通訊設備的作用，通過以上聯絡方式發布本部門和其他部門有相關的工作內容，使各種通知上傳下達效率提升；在班內指定班長或學習委員作為學生教務聯絡員，進行各種和中外合作辦學項目的教學、外事、學工相關事項的傳達。

2.制度建設明確各部門職責。完善合作辦學項目的學籍管理、成績管理、外事管理制度，通過學院工作制度建設，明確規范的工作流程；制定成績證明、學籍證明、出國證明等相應的文本模板，避免重復做無用功；每項涉及多部門的涉外工作，特別是對外學費、中外方成績轉換等重要事項，均擬定負責人和協調人，由負責人統領，協調人配合；在保證信息資源共享的前提下，定期召集各項工作負責人開會，相互通報近期需與其他部門配合的工作，保障外教來華期間的上課、考試、住宿、交通、返程等安排都能順暢無誤；同時，學院領導加強監督管理，各部門負責人實行定期向領導匯報工作制，防止工作因權職不清導致互相推諉。

3.重視教務管理人員國際化服務及管理能力培養。中外合作辦學教務管理人員和一般院系教務管理人員不同，不僅需要具備基本的教務管理能力，還要有較好的跨文化交際能力和管理能力，以便順利完成合作項目與教學活動相關的行政工作，提高教務管理工作效能，更好的服務中外師生。為實現這一目的，應從以下方面入手：第一，加強對國家中外合作辦學規章制度和法律法規的學習，樹立良好的思想意識，做愛國守法公民。第二，加強外語聽說讀寫譯能力的培養，做到能獨立和合作辦學院校相關負責人進行收發郵件、接打電話，并迎接合作院校各類教學檢查，同時，還能做到和外方來華教師順暢無誤交流溝通，處理外教有關日常教學運行的請求和疑問，提高國際化服務和管理質量。第三，學習管理學知識以及國外文化，更好地了解中西方管理文化差異。教務管理工作看似是簡單重復勞動，實際上在工作中需要用到很多管理學、人力資源管理的計劃、組織、協調、控制等知識，掌握這些知識，對于做好中外合作辦學教務管理工作，提高工作效能是大有裨益的。另外，在課程安排、授課、考試管理方面，要充分尊重中外教師的文化差異。例如，外方教師重視學生學習的過程大于結果，且在試卷命題方面有自己的觀點和模式，因此，外教來華授課期間，應充分尊重外方的授課和命題習慣，不能完全按照中方教師的教學管理規程去要求外方教師。第四，加強計算機運用能力的學習。隨著信息化時代的到來，越來越多的教務管理工作是通過現代教務管理系統完成的，比如外方教師的授課安排、考試安排、調課安排，以及特別重要的交換生涉外成績、中外學生學籍信息核對等相關的工作，都需要依賴于現代教務管理系統。通過現代教務管理系統不僅能夠節省工作時間，同時也大大提高了工作的準確性。所以，加強中外合作辦學教務管理人員計算機運用能力的學習是當務之急，也是優化中外合作辦學教務管理人員工作效能的應有之義。

4.引入合理機制，激發效能優化。中外合作辦學教務管理人員和其他院系教務管理人員一樣，從事的工作細致、繁雜，也正因為此，教務管理人員常常會出現心理不適、人員流動過于頻繁等問題。針對中外合作辦學教務管理人員工作任務繁重、壓力大的現狀，學校、學院方面也應采取一定的措施，提高中外合作辦學教務管理人員的工作效能：第一，規范合作辦學教務管理人員選拔程序，構建職稱和學歷結構合理的中外合作辦學教務管理人員隊伍。第二，提供機會使合作辦學教務管理人員到外方合作院校學習合作辦學模式、文化背景及管理方式，以便提高其跨文化交際技能、了解合作方文化差異，提升工作水平。第三，加強對中外合作辦學教務管理人員收入、績效以及精神層面的激勵和考量，確保教務管理人員隊伍的穩定性；第四，暢通職稱晉升和申請科研渠道，保障教務管理人員權利，為中外合作辦學教務管理人員發展提供更大的空間。

四、結語

綜上所述，中外合作辦學教務管理工作有其自身的獨特性和重要性，優化中外合作辦學教務管理人員的工作效能，使其工作規范化、順暢化、有效化，對于做好中外合作辦學教務管理工作，進而保障中外合作辦學項目教學運行過程的順利實施、達到理想教學效果、培育出具有國際視野的專業化人才，具有重要意義。

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