優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑分析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局　崔萬有

優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理的路徑分析

文/谷城縣住房保障和房屋管理局崔萬有

【摘要】事業(yè)單位的檔案記錄是對(duì)已發(fā)生事務(wù)的真實(shí)記錄，不僅能夠反映某一階段的工作狀態(tài)，還能夠?yàn)槭聵I(yè)單位日后的發(fā)展提供必要的依據(jù)，有助于單位管理的完善和創(chuàng)新。因此，規(guī)范事業(yè)單位的檔案管理工作，提高管理效率，實(shí)現(xiàn)人力資源的優(yōu)化配置是非常重要的。本文從檔案管理工作中存在的問題出發(fā)，提出幾點(diǎn)優(yōu)化措施，以實(shí)現(xiàn)事業(yè)單位檔案的高效管理。

【關(guān)鍵詞】事業(yè)單位；檔案管理；問題；優(yōu)化措施

檔案管理工作主要包括對(duì)檔案信息的收集、整理、儲(chǔ)存、鑒定、檢索等，是國家、政府重要文件在事業(yè)單位的直接體現(xiàn)；伴隨著社會(huì)經(jīng)濟(jì)的迅速發(fā)展，事業(yè)單位的管理模式也在不斷變化，經(jīng)過長期轉(zhuǎn)型，事業(yè)單位的檔案管理模式也不斷改善，但始終存在著一些問題尚待解決。

一、事業(yè)單位檔案管理中的常見的問題

檔案管理工作集管理、服務(wù)、政治性于一身，管理中的問題將直接影響到事業(yè)單位的工作進(jìn)展和未來發(fā)展，也會(huì)在很大程度上影響到事業(yè)單位行政作用的正常發(fā)揮。一旦出現(xiàn)檔案泄露的現(xiàn)象，事業(yè)單位的核心數(shù)據(jù)則會(huì)受到外部人員的盜用，這會(huì)對(duì)單位未來的發(fā)展帶來極大的負(fù)面影響，只有在認(rèn)清現(xiàn)實(shí)的前提下，才能有目的的開展優(yōu)化工作。

（一）檔案管理形式化。事業(yè)單位中檔案管理過于形式化，缺乏嚴(yán)格的規(guī)章制度和執(zhí)行力，是一切問題的根源；就目前來看，很多企事業(yè)單位并沒有切實(shí)重視到檔案管理工作的開展，不僅忽視了其重要性，也沒有認(rèn)真貫徹落實(shí)國家法律法規(guī)的要求，致使事業(yè)單位沒有形成完善的檔案管理體制，再加上個(gè)別單位及時(shí)有檔案管理制度，在執(zhí)行過程中也由于缺少執(zhí)行力，而僅僅當(dāng)成了擺設(shè)，久而久之，檔案管理工作人員在實(shí)際工作中就沒有參考標(biāo)準(zhǔn)和執(zhí)行依據(jù)，最后造成管理工作的混亂不堪。

（二）檔案管理手段落后。當(dāng)前社會(huì)科學(xué)技術(shù)的日新月異，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷滲透到人們的日常生活、工作和學(xué)習(xí)中，并始終扮演著重要角色，同時(shí)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)在檔案管理工作中的應(yīng)用，使原本繁重復(fù)雜的工作變得簡單便捷，但是由于多種因素的影響，計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)并沒有在事業(yè)單位中得到大范圍的應(yīng)用，致使其依舊保持工作效率低、人力消耗大的缺點(diǎn)；除此之外，很多事業(yè)單位對(duì)電子文件的保護(hù)、監(jiān)督力度都還不夠，導(dǎo)致目前檔案管理工作很難全面實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化。

（三）缺乏專業(yè)管理人才。檔案管理人才的缺失，也是事業(yè)單位檔案管理效率低下的重要原因之一，很多單位對(duì)檔案管理工作人員的專業(yè)要求較低，導(dǎo)致檔案管理人員專業(yè)知識(shí)薄弱、專業(yè)技能短缺等問題，更別提工作責(zé)任心、職業(yè)道德了；另外，檔案管理人員流動(dòng)性大也是造成管理隊(duì)伍不穩(wěn)定的關(guān)鍵。

（四）檔案管理模式單一。多年以來，事業(yè)單位都采用紙質(zhì)檔案管理方法，在文檔的收集、儲(chǔ)存和日后的整理過程中都需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力，再加上紙質(zhì)文檔極易受到潮濕環(huán)境的影響，對(duì)儲(chǔ)存工作來講是一大難處；正是由于管理模式的落后，導(dǎo)致很多簡單的程序復(fù)雜化，復(fù)雜的程序形式化。

二、事業(yè)單位檔案管理工作的優(yōu)化措施

就目前來看，各大事業(yè)單位在檔案管理工作中存在的問題是十分明顯的，要想從根本上解決這些問題，就需要事業(yè)單位重視檔案管理工作，不斷促進(jìn)管理制度的完善，加大管理、監(jiān)控力度，使工作人員的日常行為符合相關(guān)規(guī)范，同時(shí)檔案管理工作還需要工作人員與時(shí)俱進(jìn)，在掌握專業(yè)知識(shí)的前提下，不斷提高自身修養(yǎng)，能夠在面對(duì)問題時(shí)，有針對(duì)性的采取有效措施。

（一）制定完善的管理制度。俗話說：“沒有規(guī)矩不成方圓”，完善的規(guī)章制度是管理人員行為的標(biāo)準(zhǔn)和準(zhǔn)則，在制定過程中要兼顧共性和個(gè)性，一方面要遵守國家關(guān)于檔案管理的相關(guān)法律法規(guī)，促使單位檔案管理走向標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化；另一方面要杜絕照搬照抄，要有針對(duì)性的、有目的性的根據(jù)不同事業(yè)單位的類型、規(guī)模以及工作特點(diǎn)，制定具有特色的管理制度，在確保其標(biāo)準(zhǔn)化的基礎(chǔ)上提高使用價(jià)值。新型檔案管理工作要求打破傳統(tǒng)的管理理念，建立科學(xué)的、合理的管理制度，這是促進(jìn)檔案管理工作提高效率的重要保障。

（二）加大檔案管理力度。優(yōu)化管理理念是加大檔案管理力度的基石，對(duì)管理人員施行人性化管理、民主管理，競爭上崗，提高工作人員的主動(dòng)性、積極性以及責(zé)任感，是確保工作順利開展的關(guān)鍵。在事業(yè)單位的檔案管理工作中，制度的制定和完善是一切工作的基礎(chǔ)和前提，但是要確保做到“有法可依、有法必依、執(zhí)法必嚴(yán)、違法必究”還需要加大檔案管理、監(jiān)控力度，在優(yōu)化檔案管理工作時(shí)，單位領(lǐng)導(dǎo)人要特別強(qiáng)調(diào)制度落實(shí)的重要性，要時(shí)刻監(jiān)督檔案管理人員的工作流程，同時(shí)制定一些獎(jiǎng)罰措施并將其與績效考評(píng)結(jié)合到一起，促使檔案管理者做到兢兢業(yè)業(yè)，提高工作積極性，還要在實(shí)際工作中，根據(jù)檔案管理的客觀事實(shí)，不斷完善檔案管理制度，使其更加全面、完美。

（三）重視專業(yè)人員的培訓(xùn)。就我國目前檔案管理現(xiàn)狀來看，加強(qiáng)對(duì)工作人員的專業(yè)培訓(xùn)勢(shì)在必行，要求檔案管理者不僅擁有傳統(tǒng)管理工作嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)心的工作態(tài)度，還需要管理工作者掌握先進(jìn)技術(shù)；然而工作人員缺乏技能、缺乏職業(yè)道德是阻礙檔案管理工作實(shí)現(xiàn)高效的重要原因，采取多種措施，在提高檔案管

理效率的目的下，建立一批高素質(zhì)的人才隊(duì)伍是十分重要的。在實(shí)際工作中，要加強(qiáng)對(duì)人員的培訓(xùn)、定期組織專業(yè)技能學(xué)習(xí)；要制定嚴(yán)格的業(yè)績考核制度，實(shí)施合理的獎(jiǎng)懲措施，充分調(diào)動(dòng)檔案管理人員的工作積極性、主動(dòng)性。從檔案管理人員來說，以深化自身的理論知識(shí)，鞏固專業(yè)技能為學(xué)習(xí)目標(biāo)，充分利用業(yè)余時(shí)間，加強(qiáng)專業(yè)知識(shí)的學(xué)習(xí)，提高自身的素質(zhì)；建立一批高水平人才隊(duì)伍，是全面提高管理水平、整體質(zhì)量的重要保障。

（四）融合電子檔案管理和紙質(zhì)檔案管理。傳統(tǒng)意義上紙質(zhì)檔案管理更加準(zhǔn)確、安全，但是其操作過程復(fù)雜、瑣碎；在新技術(shù)沒有得到廣泛應(yīng)用之前，是事業(yè)單位首選的檔案管理模式，但是隨著科學(xué)技術(shù)的普及，很多領(lǐng)域開始引入網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)技術(shù)，促使檔案管理工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化和數(shù)字化，這可以在很大程度上提高管理水平和管理效率。如果事業(yè)單位沒有徹底實(shí)現(xiàn)檔案管理的數(shù)字化，可以將電子檔案和紙質(zhì)檔案結(jié)合起來，在利用計(jì)算機(jī)技術(shù)的前提下，開展檔案管理的工作的各項(xiàng)事宜，比如，文件收集過程中可利用傳統(tǒng)方式，在將文件信息錄入電腦之后形成電子檔案，并自動(dòng)分類儲(chǔ)存，在檢索環(huán)節(jié)，就可以利用起自動(dòng)搜索功能，在短時(shí)間內(nèi)獲得有效信息，發(fā)揮出科學(xué)技術(shù)的重要作用。但是需要注意的是，現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)下的檔案管理要特別重視其保密功能，要防止檔案數(shù)據(jù)的盜用。

三、結(jié)束語

二十一世紀(jì)以來，我國社會(huì)經(jīng)濟(jì)迅猛發(fā)展，促使我國大多數(shù)事業(yè)單位也在不斷進(jìn)步，這一現(xiàn)狀對(duì)檔案管理工作提出了新的挑戰(zhàn)，要想徹底轉(zhuǎn)變管理模式，還有很長一段路要走，但是從觀念上改進(jìn)，認(rèn)識(shí)到檔案管理工作的重要意義，建立健全檔案管理制度，采取行之有效措施，促進(jìn)現(xiàn)代化檔案管理新模式的實(shí)現(xiàn)還是非常重要的。本文首先從檔案管理制度和管理手段、管理人才以及管理模式上提出了現(xiàn)階段存在的問題，并以此指出了優(yōu)化措施，雖然在轉(zhuǎn)型過程中，依舊需要不斷克服新困難，但是只要事業(yè)單位把握好檔案管理工作的未來發(fā)展趨勢(shì)，就一定可以在不久的將來，實(shí)現(xiàn)高效率、高質(zhì)量的管理。

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