如何加強學(xué)校檔案收集工作

文/江蘇省常州市武進區(qū)前黃初級中學(xué)　張一之

如何加強學(xué)校檔案收集工作

文/江蘇省常州市武進區(qū)前黃初級中學(xué)張一之

【摘要】檔案收集工作屬于學(xué)校檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)環(huán)節(jié)，是各項工作開展的關(guān)鍵，與此同時，也是學(xué)校檔案管理的難點與重點。接下來，本文將結(jié)合多年相關(guān)工作經(jīng)驗，簡要論述加強學(xué)校檔案收集工作的對策。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校；檔案收集；對策

學(xué)校檔案指的是學(xué)校管理、科研、教學(xué)、招生等所有活動的記錄，其對學(xué)校、學(xué)生與社會發(fā)展均有重要作用。學(xué)校日常管理與發(fā)展均離不開檔案管理工作。本文將站在檔案收集角度，對檔案管理工作進行深入探究。

一、學(xué)校檔案收集工作的難點分析

檔案收集工作屬于一項復(fù)雜性、系統(tǒng)性的基礎(chǔ)工作，收集質(zhì)量直接決定著檔案的整體質(zhì)量與利用效果。鑒于檔案收集工作的經(jīng)常性、長期性與工作特殊性，做好該項工作并不是簡單事情。現(xiàn)階段，高中檔案收集工作中主要存在以下問題：第一，學(xué)校各部門的檔案兼職人員工作積極性不高，被動工作且流動性較大，導(dǎo)致各種資料、文件很難及時歸檔。第二，在日常檔案收集工作中，檔案工作人員比較重視紙質(zhì)文件資料的收集，忽略了其他文件資料的完整性。第三，缺乏執(zhí)行貫徹力度以及有效的監(jiān)督指導(dǎo)，使得檔案收集工作流于形式，很難充分發(fā)揮其重要作用。

二、加強學(xué)校檔案收集工作對策

（一）完善檔案歸檔制度。學(xué)校檔案管理部門需要結(jié)合國家相關(guān)法律規(guī)定以及學(xué)校實際情況，建立健全本學(xué)校檔案管理制度，合理制定材料歸檔收集范圍、材料收集要求以及注意事項，完善檔案歸檔收集制度，使得檔案收集工作有法可依。成立專門的檔案部門，對不同部門、不同級別的檔案進行全面規(guī)范化、集中管理，通過這種方式一方面降低了檔案收集的資源投入，一方面避免了檔案收集責(zé)任“相互推諉”情況。

（二）強化檔案收集工作的執(zhí)行力與監(jiān)督力。對于學(xué)校檔案收集工作來說，各部門的貫徹、執(zhí)行力度是全部工作開展的基礎(chǔ)。因此，在實際工作中，必須將檢查督促與檔案收集相結(jié)合。檔案部門相關(guān)人員必須深入到各個部門了解、掌握檔案收集工作的實際情況，并及時發(fā)現(xiàn)檔案收集工作中存在的問題，針對各種問題及時合理指導(dǎo)與幫助，共同促進檔案收集工作的開展。集中收集與分散收集、專業(yè)收集與兼職收集相結(jié)合的方式，能有效提高檔案收集質(zhì)量與效率。與此同時，完善各種激勵獎懲制度，獎優(yōu)罰劣，將檔案收集工作質(zhì)量與人員獎金、晉升等掛鉤，全面提高工作人員工作積極性與主動性。對損害檔案等惡劣行為給予嚴厲處理。

（三）積極轉(zhuǎn)變檔案工作人員工作觀念與工作方式。新形勢下，加強學(xué)校檔案收集工作的重要性宣傳，使得全校人員真正認識到檔案收集的重要性與價值。加強領(lǐng)導(dǎo)階層對于檔案收集的重要認識，全面提高對檔案收集管理的重視程度。明確領(lǐng)導(dǎo)階層應(yīng)負的責(zé)任，嚴格遵守法律法規(guī)，以身作則，并帶動企業(yè)全體員工提高檔案收集管理意識和法規(guī)意識，建立完善的檔案收集管理責(zé)任制，委派學(xué)習(xí)領(lǐng)導(dǎo)直接對檔案收集管理工作進行監(jiān)督與管理，定期對檔案管理工作的開展進行考核與把關(guān)，促進檔案管理工作的順利開展。指導(dǎo)檔案工作人員樹立正確的價值觀與工作態(tài)度，認真、仔細做好本職工作，并充分發(fā)揮主觀能動性，通過各種措施全面提高檔案手機質(zhì)量。與此同時，還需保持檔案工作人員的穩(wěn)定性，將具體的收集任務(wù)落實到個人身上。學(xué)校不用部門必須明確自身的檔案收集內(nèi)容與范圍，委派專門的檔案兼職人員，促進檔案管理工作的順利開展。直接將卷宗工作納入不同科室的職責(zé)范圍中，具體明確科室領(lǐng)導(dǎo)的職責(zé)與分工，并將其作為科室年終考評依據(jù)。完善科室檔案質(zhì)量通報體制，對于不達標(biāo)的科室進行限期整改。

（四）加強檔案工作人員的基礎(chǔ)培訓(xùn)與教育。使其掌握系統(tǒng)的檔案收集理論知識與較強的工作技能，不斷學(xué)習(xí)、自我提高，及時了解檔案學(xué)科的新成果、新思想，不斷提高自身專業(yè)技能。加強檔案人員的綜合道德教育培訓(xùn)，幫助其樹立正確的事業(yè)心，提高工作責(zé)任感與工作積極性，提高日常工作的主動性，全面提高檔案敏感性，做好檔案收集歸檔工作。

（五）強化檔案網(wǎng)絡(luò)管理。全面提高學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)力度，積極建設(shè)“開放式”的檔案管理模式，是社會發(fā)展對于學(xué)校檔案管理工作提出的新要求。學(xué)校檔案管理部門必須充分利用現(xiàn)有發(fā)布平臺、管理系統(tǒng)、設(shè)備技術(shù)，將資料檔案全面、認真輸入到信息系統(tǒng)中去，與此同時，加強技術(shù)投入力度，將聲像、文字、圖片等轉(zhuǎn)變成信息數(shù)據(jù)，進一步實現(xiàn)檔案管理數(shù)據(jù)格式與紙質(zhì)資料的并存，全面提高信息效率。與此同時，充分利用科學(xué)技術(shù)創(chuàng)新檔案管理模式，對于不在保密范圍內(nèi)的資料可進行網(wǎng)絡(luò)共享，進而實現(xiàn)信息資源的共享。

三、結(jié)語

綜上所述，本文針對學(xué)校檔案收集工作的難點開始入手分析，從四個方面：完善檔案歸檔制度，強化檔案收集工作的執(zhí)行力與監(jiān)督力，積極轉(zhuǎn)變檔案工作人員工作觀念與工作方式，強化檔案網(wǎng)絡(luò)管理，詳細論述了新形勢下加強學(xué)校檔案收集工作對策，旨在為一線工作提供理論指導(dǎo)。

參考文獻：

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