《數字檔案室建設指南》和《中央企業檔案信息化建設工作指引》對比淺析

文/中國交通建設集團有限公司辦公廳綜合處　朱明慧

《數字檔案室建設指南》和《中央企業檔案信息化建設工作指引》對比淺析

文/中國交通建設集團有限公司辦公廳綜合處朱明慧

【摘要】信息化時代電子文件數量呈爆炸式增長，國家檔案局和國資委于2014年分別下發了《數字檔案室建設指南》和《中央企業檔案信息化建設工作指引》，用于指導檔案信息化建設。本文對于兩份文件在電子文件方面做了宏觀和微觀比較，便于將文件要求落實到實際操作。

【關鍵詞】電子文件；檔案信息化；檔案管理系統；OAIS

檔案管理是企業管理的重要基礎內容，在企業生產經營、風險管控等方面發揮著重要的保障作用。2014年初國資委印發《中央企業檔案信息化建設工作指引》（以下簡稱《指引》），用于指導中央企業檔案信息化建設規范有序進行。國家檔案局于2014年8月份發布《數字檔案室建設指南》（以下簡稱《指南》），用于指導全國檔案機構的信息化建設。中央企業檔案工作既要接受國家檔案局的業務指導，又要接受國資委的行政指導。對于兩份文件對電子文件管理方式從微觀和宏觀做初步對比分析，方便把握今后企業檔案工作發展方向。

一、宏觀《指引》和《指南》的宏觀比較

對于電子文件管理整體構架來說，檔案信息系統建設是一項系統工程，無論是數字檔案室建設還是檔案信息化建設的框架，都是包括基礎設施、應用系統、數字檔案資源、保障體系建設四大塊。從宏觀來看，國資委和國家檔案局對電子文件的不同要求主要體現在研究視角、標準規范、管理思想和管理方式上。

（一）研究視角不同。《指南》是以資源的角度看待檔案，注重體現從傳統的檔案實體管理向現代的檔案內容管理轉變，從建設原則到實際操作，都體現以傳統載體檔案的數字化和電子文件歸檔管理的一體化為重點，以機關各類檔案信息資源（包括業務電子數據）的規范管理和有效利用為目標。在四大板塊中，數字資源建設是核心，基礎設施建設、應用系統建設和保障體系建設都是圍繞檔案信息資源建設展開，并以最大限度保證信息資源建設質量為目標。而《指引》的出發點是為了解決電子文件的原始證據性留存問題，現代新型檔案載體使電子檔案信息具有易操作、易修改、系統依賴性等特點，為了保證檔案信息的真實性、可靠性、完整性和可讀性，相應地提出對電子文件從生成到銷毀全生命周期的管理和技術要求，管理重于利用。

（二）對標準要求不同。兩者都強調標準、規范的重要性，但《指引》是意見指導性的，在某些板塊下給出可以參照的相關標準，而《指南》數字檔案室建設涉及了19項標準、規范，并將標準、規范的相關要求貫穿在指南條文中，便于貫徹執行。值得指出的是，為和國際接軌，國資委《指引》中引用了國際標準化組織頒布的ISO15489文件管理標準,國家檔案局《指南》引用了ISO14721:2003《空間數據與信息移交系統——開放檔案信息系統（OAIS）參考模型》。對這兩個標準的解讀構成支撐兩文的骨架。

（三）兩者體現的管理思想不同。雖然兩份文件都指出應對電子文件管理進行前端控制和全程管理，但《指引》涉及到業務系統、文件管理系統、檔案管理系統以及末端的遷移和轉換，其跨度包含文件整個生命周期，力圖實現電子文件全程管理。《指南》重點是以OAIS模型指導下的檔案系統建設，其目的是要建設一個輸入、處理、輸出的，與外界進行資源交換的系統。與生命周期理論、連續體模型相比較而言，雖然OAIS的視閾較小，但具有更強的專指性，它注重對于長久保存信息的管理，更注重文件管理活動的后端。考慮到我國文檔分開管理的體制，從電子文件生成就開始控制目前來看尚未成熟，現實的做法是檔案部門在對電子文件歸檔時對于文件生成部門提出質量與控制要求，在真實、完整接收電子文件后將其納入到ERMS的管理范疇進行長久保存、提供利用。

（四）對電子文件管理方式不同。從管理方式來看，《指南》和《指引》都主張采用集成管理原則，《指南》中對實物檔案和電子檔案進行集成管理，注重各類檔案信息資源集成，建設檔案信息采集、加工、存儲、管理，并提供利用的集成管理平臺。但《指引》對各個業務系統產生的電子文件集成管理，注重以綜合的、系統的、動態的手段和方法進行集成管理，如對電子文件從產生到銷毀或移交的各個環節進行全方位、多角度、多層次的動態管理。

二、電子文件管理業務流程微觀比較

電子文件管理流程是電子文件管理的重點研究對象，應理順歸檔文件與檔案管理流程，實現文檔一體化管理。這一節通過從電子文件來源、類型、流程控制、前端管理、歸檔鑒定、元數據管理

等方面對國資委《指引》和國家檔案局《指南》進行對比分析。

（一）來源要求。國資委《指引》中提出建立業務系統——檔案管理系統的無縫集成系統體系，接收各業務系統的電子文件。國家檔案局《指南》要求，除明確要求對電子文件的收集來源來自于辦公自動化系統外，對其他門類的數字資源收集采用掛接和上傳等方式，不是原生電子文件。

（二）收集類型要求。國家檔案局《指南》要求，收集文書類、科技類、聲像類、照片類數字資源。如按照國資委《指引》要求，則各個業務系統在業務流程分析的基礎上，分析每個業務環節必須產生并捕獲的產生的電子文件類型，確保歸檔文件的全面性。

（三）電子文件管理流程控制。國資委《指引》要求電子文件生命周期四階段的管理目標都必須遵照電子文件的“真實性、完整性、可靠性、可用性”要求，從文件產生源頭開始，對文件生成、文件捕獲、歸檔管理、長期保存四大文件生命周期階段分別進行有效控制，與電子文件對應的元數據應伴隨文件生命周期不斷生成，做到“齊全、完整”。國資委主張從業務系統開始管理，國家檔案局《指南》注重在電子文件接收時由檔案機關人員把關文件質量。

（四）對于前端控制要求。國資委《指引》中建議，將電子文件管理模塊嵌入業務管理系統之中，業務管理系統支持電子文件形成或辦理部門、檔案部門開展電子文件捕獲、歸檔等業務活動，“具有對電子文件進行分類、鑒定、組卷、關聯，并賦予相關標識的功能”。這說明，國資委《指引》采用全文件生命周期式的管理，將相關檔案業務活動進行集成，如將捕獲與分類進行集成。國家檔案局《指南》的“4.2接收采集”，規定了將電子文件分類和組織作劃為數字檔案室的職能。其要求參考的《電子文件管理系統通用功能要求》將文件登記、分類、劃分保管期限放在ERMS的功能中，“登記進入ERMS的文件應根據既定的分類方案進行分類，確保捕獲的每一份文件都有類可歸；分類可以在捕獲之前或登記的同時完成。”可以看出，國家檔案局和國資委都要求對文件管理進行前端控制，但國資委重點在業務系統進行前端控制，而國家檔案局重點在電子文件管理系統開始進行前端控制。

（五）文件歸檔鑒定。國家檔案局要求參照的OAIS參考模型要求，對文件的接收和技術鑒定集中在電子文件移交階段。國資委對文件的鑒定則分散在各個業務環節，從文件創建開始要歷經多次價值鑒定和技術鑒定。國資委《指引》和檔案局《指南》都要求將保管期限表嵌入到系統中，并將其與檔案分類方案相關連。

（六）元數據采集和管理。對于電子文件管理的元數據管理方面，國資委《指引》建議，應將元數據管理需求前移至業務系統設計階段，在業務系統中嵌入元數據的捕獲要求，規定在哪些業務流程階段應形成相應元數據，以系統自動捕獲和業務人員人工添加的方式完善元數據。為了保證電子文件的真實、有效、可靠、可用，對元數據的收集和管理跨越整個文件生命周期。

國家檔案局《指南》對元數據的要求集中在檔案室接收階段對各種類型文件元數據的著錄方面。在《指南》中，對四大類接收文件的元數據類型進行分析，可以發現，對于文件形成階段產生的元數據要求較少，而且大部分元數據屬于對文件接收后對內容和形式描述再著錄的檔案信息內容元數據類型。國家檔案局《指南》要求參照的《電子文件管理系統通用功能要求》中指出，“ERMS應支持多個授權用戶完成元數據的捕獲，如通過工作流機制分配元數據登錄任務”。如果參照此方案，業務系統在文件生成、流轉的各個階段應嵌入對文件進行檔案化管理的元數據類型和著錄表單，采用系統捕獲和手工著錄的方式進行元數據采集。在文件流轉結束后參照《基于XML的電子文件封裝規范》，將電子文件原文和相應的元數據封裝。國家檔案局要求參考的OAIS參考模型，通常是指文件生成者準備好文件及其元數據后，根據移交規范中的sip創建規范將其封裝為sip后集中移交。電子檔案室接收者對立檔單位移交的sip按照質量要求（國家檔案局《指南》中列出的）進行接收和檢查。檔案室不負責參與形成和管理文件形成和流轉過程中的元數據。不管電子文件如何形成和管理，在移交到檔案室時，檔案人員的任務是按照之前提的要求對檔案進行質量檢查，合格即入庫。

（七）檢索和利用。檢索方面，國資委《指引》指出，檔案管理系統應提供按類檢索、多視圖檢索、全文檢索等多種檢索途徑，其中，多視圖檢索屬于新型檢索方式。國家檔案局《指南》提供的檢索方式比較多，但都屬于常規檢索方式，包括簡單檢索、高級檢索、模糊檢索、精確檢索、跨檔案門類檢索、全文檢索等。利用方面，國資委《指引》和國家檔案局《指南》要求對電子文件利用者的權限進行嚴格控制，都要求具有利用統計功能、利用追蹤記錄功能等。在此基礎上，國資委要求能夠記錄“利用者的利用信息”。國家檔案局要求更細，應對數字檔案資源的下載添加數字水印，應支持實體檔案借閱的申請、審批、登記、歸還等。

（八）對于電子文件（數字資源）備份和保存要求。對于備份來說，國資委規定，應對電子文件實行容災備份和離線備份。國家檔案局規定應該進行近線備份和離線備份。要求基本相同。對于文件長久保存來說，國資委要求，應制定電子文件長久保存策略。國家檔案局指定參考的OAIS參考模型一個重要的著力點在于對文件的長期保存。

國資委《指引》和國家檔案局《指南》為今后企業檔案工作指明了方向，兩份文件以管理統領信息技術，以信息技術促進管理創新，通過分析兩份文件，可以進一步對比公司檔案信息化工作現狀，明確差距，對標升級檔案系統，建立一套完整的企業數字檔案收集、管理、存儲和利用的檔案管理體系，推動企業檔案工作再上新臺階。

參考文獻：

[1]李澤鋒.基于OAIS電子文件管理系統體系研究[M].北京:中國出版集團,2014.