淺談醫院辦公室檔案管理的特點及其應用

文/山東省濱州市中心醫院　朱海民

淺談醫院辦公室檔案管理的特點及其應用

文/山東省濱州市中心醫院朱海民

【摘要】隨著社會的發展與經濟的進步，醫院管理過程中對檔案管理的重視程度也在不斷提高，檔案的管理也是提高醫院綜合競爭力的重要因素。本文主要對醫院辦公室檔案管理的特點進行研究，并對其應用的狀況進行闡述，以此來推動醫院的發展。

【關鍵詞】醫院辦公室；檔案管理；特點；應用

醫院辦公室檔案的管理工作經過了長時間的發展，并在不斷的實踐過程中逐步完善，其也是對醫院發展的重要記錄。醫院辦公室檔案的管理工作在一定程度上決定了醫院的水平，所以為了推動醫院的發展，使其更好的服務于社會，就應該對其進行研究，明確醫院辦公室檔案管理工作中存在的不足之處，通過改善來完善其應用效果。

一、醫院辦公室檔案管理工作的特點

（一）內容比較繁多。隨著科學的發展，醫院在辦公室檔案管理工作方面也在不斷的完善，不僅對傳統的檔案形式進行保留，還引進了先進的科技，通過音頻、圖片、視頻等多種方式來進行檔案的管理。同時，由于工作的種類比較繁瑣，醫院辦公室檔案管理工作的類型也具有多樣化的特點。

1.醫院辦公室檔案管理的過程張業務指導類的檔案較多。眾所周知，醫院的工作是比較繁重的，其自身的業務比較繁重，這也導致其與普通的辦公室檔案管理之間存在很大的差異。同時，醫院內部的部門與科室比較復雜，檔案的更新換代相對較快，對于新的規章制度、操作標準以及新的醫療技術等等都需要及時進行補充。

2.因為醫院主要面向的是廣大人民群眾，其服務與社會，所以醫院辦公室檔案管理中存在大量的醫患關系類檔案。近幾年，患者對醫療機構與醫療水平的認識度逐漸提高，在進行醫療活動的過程中，患者與醫生在治療方式方面也具有一定的糾紛，這類檔案不僅與檔案管理水平有關，也直接的反映出醫院本身的醫療效果與醫德，因此應該做好這類檔案的管理工作。在醫院中發生醫療糾紛類問題的時候，相關的會出現調查報告、解決方式以及鑒定報告等等，這也是進行醫院辦公室檔案管理的一方面。

3.醫院的醫生進行聘任、晉升類的檔案。醫院工作的過程中會出現晉升與聘任現象，這也是醫院辦公室檔案管理工作的重要內容。

（二）檔案的完整性。醫院辦公室檔案管理的人員流動相對較小，其與普通單位之間存在很大的差異，只有辦公室檔案工作人員的穩定才可以有效保障檔案管理的完整性。同時，檔案管理工作人員多對辦公室檔案比較了解，在進行查閱與檢索的過程中可以比較便利，在一定程度上提高了工作的質量與效率。

（三）檔案管理的科技性。隨著社會的發展與進步，醫院辦公室檔案管理工作也逐漸向著現代化的特點發展，這也是檔案管理工作的一大變革，通過先進科技來加強檔案管理工作的效果，不僅減輕了辦公室檔案管理工作的壓力，也減少了不必要的人力資源與物力資源浪費。

二、醫院辦公室檔案管理的應用

（一）醫院辦公室檔案管理工作的現狀。醫院辦公室檔案管理工作中還存在相應的不足之處，這也直接影響到檔案管理的效果。首先，醫院辦公室檔案管理工作人員匱乏，現階段醫院的發展比較重視對硬件設施的提高，對檔案管理工作缺乏正確的認識，這也導致其重視程度嚴重不足，很多醫院辦公室檔案管理工作均是由相關的行政工作人員進行兼任，這種現象也就不利于檔案管理工作的規范化與嚴密化，工作人員的權責不明確。其次，一部分醫院并沒有引進先進的設備來實施檔案管理工作，依然通過傳統的方式進行管理，這也降低了醫院辦公室檔案管理工作的效率，雖然很多醫院對先進技術進行引進，通過相關的軟件來實現檔案管理，但沒有及時進行更新與優化，這也就導致檔案管理工作與醫院的發展不同步。最后，檔案管理工作缺乏規范，由于檔案管理工作的專業人員較為匱乏，很多科室的檔案沒有及時進行收集，或者是檔案整理的方式不規范等等，這類現象直接影響到檔案管理的質量，不利于醫院辦公室檔案管理工作的效果。

（二）醫院辦公室檔案管理的應用。醫院的領導應該對辦公室檔案管理進行正確的認識，明確其在醫院發展過程中起到的作用，并在這一基礎上重視檔案管理工作，對其進行科學、合理的規劃，通過提高檔案管理工作來推動醫院的發展。在實際工作的過程中，相關的管理人員應該制定規章制度來保障工作的執行質量，對檔案的價值合理開發與運用，使其在醫院發展的過程中充分發揮自身效果，提高醫院的綜合競爭力。

同時，還應該對醫院辦公室檔案管理工作的完整性與保密性進行重視，定期對工作進行考核，完善監督機制，以此來保障工作的質量與效率。對于工作中出現的糾紛事件應該重視檔案的價值，以此為依據來對糾紛中醫院的利弊進行研究，既可以為事情的解決提供指導，也可以為日后工作提供借鑒。

為了加強醫院管理的質量，促進醫院的規范化發展，可以對相關的科技設備進行引進，以此來改善紙張檔案保存中存在的不足之處。這不僅可以優化檔案管理工作質量，也在一定程度上提高工作的效率，為檔案的檢索、分類等方面提供了便利。

三、結語

醫院辦公室檔案管理工作是一項長期的、系統的工作，其可以推動醫院的發展，完善醫院內部建設，提高綜合競爭力，因此應該對其進行重視，并在不斷的實踐過程中對檔案管理工作進行完善。

參考文獻：

[1]張義龍.淺析醫院辦公室管理的創新與實踐[J].中國保健營養,2013(07).

[2]黃睿一.醫院辦公室檔案管理的特點及其應用研究[J].辦公室業務, 2013(11).