淺談電子檔案對傳統檔案管理工作的影響和思考

文/山東省青島市城陽區流亭街道辦事處 李紅霞

當今社會已經逐漸邁入數字化時代，許多檔案由以往的紙質也逐步被存儲在計算機或者網絡中的數字所替代。電子信息技術在檔案管理中越來越常見，這樣就會使得傳統檔案管理方式不符合電子信息技術這一個現實條件。換句話說，傳統的管理方式已經跟不上現代的技術要求，僅僅以傳統方式不能應對電子信息技術相應檔案管理的各種問題。因此對于目前信息化下的檔案管理，應該有一個與它適應的方式，才能使檔案管理工作又快又好地進行。

一、電子檔案與傳統檔案的差異

從管理理論這個角度考慮，對于傳統檔案管理，原件的作用很大，很多時候必須要有原件才具有法律意義，而電子檔案結合其自身條件，原件已經沒有什么作用；從管理技術方面考慮，傳統檔案對文件發揮作用（包括形成、實施等）的具體情況不作為管理條件，它只看重是否具有長期保存的價值，一旦文件完成自己的作用，便對它進行收集等步驟進行保存。而電子文件則要跟蹤整個文件從開始到結束所有過程，同時也對其中參與人員記錄。

從設備上來講，傳統檔案需要有庫房、裝具等就能滿足，而電子檔案進行管理過程中一定得是在原來已有的技術設備上展開。

從管理標準上講，傳統檔案管理多為經驗之談，也就是通過對以往的總結作為標準，而電子檔案管理過程中，這些原有的標準基本都不適合了，因此需要探討出一個新的電子檔案中各種管理標準、法律法規等。

二、電子檔案對傳統檔案管理工作的影響

（一）有效的節約了檔案的存放空間。傳統的紙質檔案，所占存放空間較大；而現在電子檔案的存儲載體光盤、硬盤等等，不僅是占用實際空間小，而且其本身的存儲容量大，記錄速度快。傳統紙質資料可能需要一個很大空間存放，同樣的內容的電子檔案資料，只需要臺大容量的電腦就可以完美記錄。

（二）擺脫了地域限制，實現資源共享。傳統檔案文件，如果在不同地域之間調用，需要郵寄、隨身攜帶等方式進行共享，耗時耗力耗財；而電子文件資料，在網絡載體的平臺上，只需要幾秒鐘就能在全國甚至全球進行傳輸共享。電子檔案打破時空限制的同時，還打破了傳統使用方式。紙質資料，只能被使用者在一個地方使用；而電子資料，可以不同的使用者在不同的電腦上不同的地域同時查看同一份文件資料。

（三）查閱調用方便，提高了效率。在查閱傳統檔案文件時，需要到偌大的檔案室相應類目書架尋找，假如粗心的管理員某天不小心把某份資料不小心歸類錯誤，以后再查閱非常困難；而電子檔案的出現很大程度上解決了這個問題，能免去很多手工編目等任務，在很大程度上提升工作效率。

（四）對實體檔案的保護起到促進作用，更安全的保存檔案。傳統紙質檔案往往隨著時間變臟，損壞等，而且積壓很多，查看很麻煩，還會在查看的過程中造成二次傷害；然而對于電子檔案，管理人員不僅可以通過電腦直接查詢相關信息、而且可以對一些涉密資料進行權限設置，使實體檔案得到了有效保護和安全使用。

三、今后檔案管理工作所應采取的對策

(一)加強電子文件管理技術水平。電子文件檔案一定要實行歸檔，可以使用特定手段，把已經歸檔完畢的文件設為只讀，這樣能夠很方便看出來并且不容易被篡改，使文件更為安全可靠，可以和紙質文件中原件一樣有一定的社會作用。

（二）解決好電子文件的保存問題。一般來講，電子文件的載體是化學材料，其從技術角度上講可以一直存儲。然而實行電子文件還沒有很長時間，這一點還沒有得到實際的證明，因此來說，電子文件能否進行長期保存還是一個很值得調查探究的問題，需要以后不斷發現。當前來說，就是要盡可能定期對文件復制以防丟失。

（三）使檔案管理向立體化方向發展。傳統檔案管理是二維的，而電子文件的引入，使得檔案各方面都不斷增多，基礎工作和利用工作都有自己特點。所以說，在以往二維基礎上，再加入一項檔案信息載體內容，這就是一個三維的結構，也就是要進行立體化管理。

(四)檔案人員知識結構的變革迫在眉睫。國內檔案管理工作者也要結合信息技術的發展，不斷提升自己水平，及時更新自己的思想，多多學習先進技術案例，使自己變強，知識更為淵博，由此才能更好去完成檔案管理任務。檔案管理工作者要具有時代緊迫感，要不斷要求自己學習，及時學習新事物、新技術。不可否認的是，只有加強對檔案管理人員知識水平的提升，才能更好地對電子信息技術下檔案管理工作實施全新的、先進的指導，使得檔案管理工作又快又好的進行。

四、結束語

綜上所述，電子檔案的引入給傳統檔案管理工作帶來了機遇和挑戰，要結合實際中的各種問題提出對策，同時也要加強管理人員的技術水平，主動面對這些機遇和挑戰，一定能使檔案管理工作在一個正確的健康的軌道上不斷前進。

[1]羅秀梅.淺談電子檔案與紙質檔案保護方面的比較[J].黑龍江史志,2010(23).

[2]趙新芳.電子檔案管理研究[J].城建檔案,2011(07).

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