探究檔案保密工作需要處理的幾種關系

文/深圳市公園管理中心 李娟

檔案是國家歷史的儲備，是國家信息資源的集合，其重要性可想而知。檔案不僅涉及國家機密，也涉及商業秘密和個人隱私等內容。如何更好地管理檔案信息資源，保證其在保密的基礎上合理開發利用，是檔案工作者永恒的課題。從長期的實踐工作中分析總結，可知要做好檔案保密工作，需要處理好以下幾種關系。

一、處理好“安全保密”與“開放利用”的關系

檔案的安全保密工作，要緊緊圍繞改革開放和經濟建設這兩個中心開展，必須正確處理好“安全保密”和“開放利用”的關系，“開放利用”不等于無密可保，涉密檔案必須嚴格保密措施并有條件的利用；“安全保密”也不是珍藏檔案，只單純地保密不利用，在一定程度上檔案就失去了保密的意義，也失去了檔案的價值。“安全保密”與“開放利用”是矛盾的兩個方面，而不是一對矛盾，在實際工作中要做到“安全保密”與“開放利用”相結合，保而不死、放而不亂。在處理“安全保密”和“開放利用”的問題上，要嚴格按照國家《保密法》有關規定，對各類檔案資料，逐份清查，劃分密級，進行標密，通過標密，劃清秘密與非密、內部資料與外部資料的界線，做到是密就要堅決保住，非密就要一定放開。

二、處理好制度和措施的關系

嚴格的管理制度和完善的管理措施是做好檔案保密和利用工作的必要保障。只有制度沒有措施，就不能將制度落到實處；只有措施沒有制度，就缺乏措施執行的依據。只有將制度和措施有效地結合起來，才能相輔相成，取得最大實效。以筆者單位檔案工作為例，建立了檔案員崗位責任制、歸檔制度、檔案保管和保密制度、檔案借閱制度、檔案鑒定和銷毀制度、庫房管理制度等，使檔案各項工作有據可依、有章可循。在此基礎上，指定專人負責檔案收集、歸檔、裝盒、借閱、移交、銷毀等管理工作，并依照崗位責任制進行年度考核。同時，加強檔案工作的組織領導，成立了由單位主要領導任組長的檔案工作領導小組，并定期檢查檔案工作。由于制度完善、措施得當，確保了檔案各項工作有條不紊地開展，收到較好的效果。

三、處理好“死”與“活”的轉化關系

為了更充分地利用檔案，讓檔案在保密前提下發揮最大作用，也為檔案工作者保管涉密檔案提供法律依據，我國《保密法》將涉密檔案分為秘密、機密、絕密三個等級，同時規定涉密檔案除了一些特殊規定，秘密級檔案保密期限不超過10年，機密級檔案保密期限不超過20年，絕密級檔案保密期限不超過30年。涉密檔案一旦達到保密期限，就失去了保密價值，不再受《保密法》保護，也就可以解密了，這部分檔案便實現了“死”與“活”的轉化。在實際工作中，只定密不解密、“一密定終身”的現象十分普遍，不僅增加了檔案工作的成本，也嚴重防礙了檔案信息的開發利用。因此，檔案工作者要依法管理涉密檔案，嚴格保密期限，及時確定“死”與“活”的轉化。明確哪些檔案已經解密可以充分開發利用，哪些檔案需要在一定范圍內利用，哪些檔案還不能夠提供利用。使檔案充分發揮它的作用最大限度地利用。

四、處理好“重點”和“一般”的關系

好的制度和措施需要檔案工作者去遵守和執行。在日常工作中，檔案安全保密工作要突出重點，有意識地注意抓重點問題。在市場經濟和改革開放的新形勢下，檔案保密、檔案利用工作的領域拓寬了，尤其是外部交往的增多、檔案信息交流范圍的不斷擴大，部分檔案工作者對誰是“重點”，誰是“一般”辨別不清，在個別人員中出現了一抓安全保密，就出現“草木皆兵”的現象。所謂突出重點就是突出抓檔案利用者、要害部門、領導和涉密人員這些重點。檔案部門要正確處理好領導干部與一般檔案利用者、要害部門與一般部門、核心秘密與內部非秘密資料的關系，對于接觸秘密多、接觸密級高的涉密人員、重要崗位工作人員要作為安全保密工作的重點保護對象，對于要害部門產生秘密多，密級集中的重要崗位重點進行保密教育。只有抓好這些部門、這些人員的安全保密工作，才能保障涉密檔案的安全利用，才能使涉密檔案更好地為改革開放和經濟建設服務。

五、處理好紙質檔案和電子檔案的關系

隨著辦公自動化的普及，計算機技術在檔案工作中廣泛應用，檔案載體也發生了變化，電子檔案作為后起之秀，與傳統的紙質檔案并駕齊驅，檔案管理進入紙質檔案與電子檔案共存的“雙軌制”時代。電子檔案具有不可識別性、信息存儲高密度性、信息共享性、載體多樣性等特性，利用快捷方便，實現異地遠程調閱，但其在真實性、可靠性方面存在風險，紙質檔案始終處于無可替代的重要地位。檔案工作者要與時俱進，在嚴格管理好傳統紙質檔案的同時，不斷提高計算機應用水平，特別是提高計算機網絡保密技能，并完善與之相對應的管理機制。重點加大涉密軟盤、光盤、U盤、移動硬盤等磁介質以及涉密文件、資料等紙質檔案的管理，認真處理好這些載休的使用、保管、清理、歸檔、銷毀，確保不流失、不泄密，并定期監督檢查。使紙質檔案和電子檔案這兩種不同載體的檔案相輔相承、相互補充，在做好保密工作的同時共同為社會提供服務。

六、處理好政治保密與經濟保密的關系

一提到安全保密，大部分人認為是政治上的保密，對于經濟信息的保密工作至今還未能引起足夠的重視。也有部分人認為經濟工作“無密可保”，或認為“有密難保”,這種錯誤的認識及其不利于新形勢下安全保密工作，更不利于經濟建設的發展。事實上，安全保密與經濟活動有著深刻而且廣泛的聯系，為了獲得更大的經濟利益、在競爭中取得優勢地位，各利益方想方設法爭奪各種經濟資源尤其是稀缺資源，并設法獲取競爭對手的經濟秘密。這樣，經濟利益上的競爭和對立表現在對自己經濟秘密的保護和對競爭對手經濟秘密的竊取之間的斗爭。因此，必須在抓好政治上安全保密的同時抓好經濟建設安全保密工作，才能適應新形勢下市場經濟建設的需要。

七、處理好檔案部門與業務部門的關系

要有效開展檔案保密和檔案利用工作需要依靠檔案部門與其它各業務部門的合作，通過多部門的協調配合提升檔案管理工作的效率和質量。因此，檔案部門要主動與各業務部門聯系，發揮各自的積極作用，實行全方位協作配合。一方面檔案部門要指導業務部門積極開展安全保密工作，做好業務部門在利用保密文件時的教育工作。另一方面，對大量產生秘密文件材料的業務部門和保管這些材料的檔案管理部門，都要自覺接受上級保密部門的監督、檢查和指導。所以，檔案部門同其它業務部門接受保密部門的指導是搞好新時期安全保密工作的根本途徑。只有依靠檔案部門與業務部門的同力協作，并接受保密部門的指導，才能把新形勢下的安全保密工作做好。

八、結語

綜上所述，檔案保密工作一定要明確思想，變被動服務為主動服務，樹立為經濟建設服務的思想，努力提高從業人員的政治素質和綜合能力，認真貫徹新時期保密工作的指導思想、工作方針、政策、法規和履行保守國家秘密的義務，涉密檔案在做好保密工作的同時為經濟發展服務。

[1]趙迎紅.淺談檔案的保密工作要處理好五方面的關系[J].蘭臺世界,2013(Z2).

[2]馬馳.檔案的保密工作要處理好哪幾方面的關系[J].農村實用科技信息,2013(08).

[3]王蕾.淺談檔案工作與保密工作的關系[J].檔案天地,2011(08).