淺析疾控機構檔案管理存在的問題與對策

文/湖北十堰市疾病預防控制中心 黃卉

一、疾控機構檔案管理的重要性

疾控機構的主要工作范圍是：預防、控制各類疾病，保障人民的生活健康，從而穩定社會安全。疾控機構的檔案是工作人員在長期工作的過程中所積累下來的所有資料，這對以后的疾病控制和預防工作都起著重大作用。

良好的管理檔案，有助于科學制定疾病防控綜合策略、工作措施，提高了疾病控防的工作效率。

二、疾控機構檔案管理中存在的障礙

（一）管理手段落后，管理水平低下。疾控機構的檔案管理人員由于接受的教育和年齡不同，在專業素質、理論水平和受教育程度等方面參差不齊且總體偏低，有些管理人員年齡較大，對檔案管理中的專業知識不夠了解，對科技創新下的新技術接受較慢，致使檔案管理手段落后。尤其是在縣級及以下地區，這種情況十分常見。在檔案管理人員組成中，出自檔案專業的人員極其少，這些人員的知識結構不合理，學歷較低，缺乏科學創新知識，沒有接受過系統的專業的檔案知識培訓，對檔案工作中的要求、檔案收集、歸檔、裝訂等業務不太了解。目前，許多的檔案管理工作并沒有受到應有的重視，工作者的熱情不高。

（二）檔案管理缺乏健全的制度。在檔案管理工作中，無論是收集、保管還是閱覽都需要一個健全的制度來規范。目前，部分疾控機構雖然有一些管理制度，可這些制度大多流于形式，存在整理資料不及時，檔案資料缺失、有借無還、不知去向的情況。

（三）檔案管理工作重視程度不足。以上提到檔案管理工作人員幾個問題：學歷較低、缺乏檔案管理專業性、沒有進行系統性地學習和培訓；這些問題又導致他們對檔案管理工作重視程度不夠，對檔案管理工作的內容存在一定誤區。當前，大多數檔案管理人員包括部分領導都認為檔案工作就是簡單的收集、保管檔案的工作，因此他們只需要應付外調、查檔和檢查就行了。

三、疾控機構檔案管理對策

（一）增強管理人員的服務意識。檔案管理人員必須樹立增強管理意識，認識到這份工作的重要性和意義，在工作中找到發揮自我的價值。在疾控機構檔案管理的工作人員更是應該有著服務的意識，認真地投入工作，為一級的工作人員減輕負擔，充分發揮檔案管理的作用。

（二）提高管理人員素質。提高管理人員素質要從提高領導素質做起，加強干部檔案工作隊伍建設，選擇作風正派、責任心強的黨員進行管理和領導，重視他們對教育的培養，使他們培養出一批有積極性、能動性和創造性的管理人員，不但認真對待檔案管理這份工作，擁有積極的態度，還要保持不斷學習的精神，對檔案管理中的一系列事物都有專業的素養，使管理人員成為掌握科學先進方法的檔案工作人才。

（三）健全檔案管理制度。第一，檔案管理中的規章制度要體現合理性、科學性，符合各單位特點和各地檔案管理實際情況。第二，管理制度必須簡潔明了易懂，符合操作的實際情況，能夠切實有效地指揮管理工作的進行。第三，要堅持管理制度約束的雙向性，既約束領導又約束員工，讓領導的行為和形象與員工的表現和態度相互聯系，共同進步。第四，要堅持制度執行的嚴肅性，在規章制度的執行過程中，要做到賞罰分明，充分體現制度的權威性和不可逾越性。要根據自身實際制定出符合本中心實際情況和特點的規章制度及管理手段，真正做到有法可依。

（四）采用科學信息化管理手段。如今，隨著科技的發展，電子信息化技術正滲入生活的方方面面，用電子科技取代傳統的人工管理，既能避免因為人為失誤帶來的損失，又能更加快速的閱覽、收集檔案信息，提高了工作的效率。與傳統方式相比，信息的電子化還可以節約空間，保存時間長，不易被損壞修改，能更加高效的輔佐管理工作。

（五）規范檔案管理機制，加強管理人員的工作責任感。科學的檔案管理機制有利于明確各個部門的職能，將不同類型的檔案統一管理，使檔案管理與疾控中心的工作同步發展。與此同時，還要加強單位內部人員管理，制定一套合理的工作章程，讓工作人員能夠有規矩可依，使他們的工作更加協調有序的進行，還能制定一些獎勵措施，用來提高工作的積極性。

四、結語

隨著科技的發展，疾控機構的檔案管理工作制度和手段在不斷進步和更新，在這個過程中，難免會出現一些問題需要來逐步完善。檔案管理人員應該對檔案管理工作負責，他們的工作水平直接影響到管理工作的好壞。同時，還要加強規范，完善管理機制，創新管理模式，運用網絡技術進行現代化檔案管理。另外，更要結合新形勢下檔案管理的實際要求，從實際出發來管理、創新，只有這樣才能不斷提升單位管理水平。

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