淺析檔案開發與利用

文/湖北省十堰市第一中學　邱菊

淺析檔案開發與利用

文/湖北省十堰市第一中學邱菊

【摘要】檔案是重要的信息資源，是科學決策的重要依據，開發利用檔案信息資源，為社會的改革和發展服務，是搞好檔案的工作的最終目的。要提高檔案利用效率，須加強檔案信息化建設，豐富檔案資源，積極主動、高效地為社會各類工作提供優質的檔案服務。

【關鍵詞】檔案信息資源；檔案開發；利用

檔案價值的實現取決于是否能有效地利用它為政治、經濟、文化以及社會各項事業提供信息服務，讓“死檔案”變成“活信息”。檔案的利用是整個檔案工作的最終目的，是實現檔案價值、充分發揮檔案作用的重要途徑，是檔案管理的根本目的和中心任務，也是檔案管理工作的出發點和落腳點。因此，要求檔案工作人員要不斷挖掘檔案信息，運用網絡化管理檔案的同時，全方位、多途徑、多層次地進行開發檔案信息資源，為利用者提供更多、更良好的服務。為了做好檔案服務工作，應把開發利用檔案信息資源作為基礎業務建設的出發點和歸宿點。

一、利用現代化信息技術，開發檔案信息資源，適應社會發展的需要

加快檔案信息資源開發，開展深層次編研工作，不斷挖掘檔案潛在效益，多途徑的滿足利用者對信息的需求，共享檔案信息資源，真正實現檔案的價值。計算機的普及和網絡的出現，改變了社會信息的傳播方式，同時也改變了檔案工作在檢索中的效率，除了大大提高了檔案的存儲、處理、利用等方面的功能，特別是在查閱檔案資料時間上，節省了大量的時間，既提高了工作效率，也減輕檔案工作人員的勞動強度，滿足利用者及時、準確、多方面檢索檔案的要求。這就要求檔案管理人員不僅要熟悉電電子檔案的全程規范管理，還要掌握計算機系統和網絡安全防護知識，以確保檔案信息的完整性和安全性。

現代通信技術，包括數字移動通信技術、衛星通信技術、光纖通信技術及數據通信與數據通信網技術等。因此在執行檔案保密審查的前提下，現代通信技術在檔案管理工作中可用于組織機構之間的通信連接和檔案聯網檢索，使檔案管理實現數字化、網絡化，并使檔案信息傳遞由成批檢索、聯機檢索發展為聯網檢索，真正做到檔案的信息化，讓檔案相互聯系、相互結合、互為補充統一，提高工作效率和檔案利用率。在保證檔案數據完整一致、保密和安全下，要充分發揮個人辦公自動化和群眾辦公自動化系統。使檔案信息資源利用成為一個統一的、開放的信息資源系統，使檔案信息利用逐步走向數字化、系統化和網絡化。

二、加快檔案信息資源開發，提高利用效率

不斷提高檔案信息資源開發利用能夠提高現有資源的社會利用效益，促進檔案資源的可持續性，有助于提高檔案在社會管理活動的實際作用。同時可從檔案文件中挖掘出具有宣傳價值的史料，開展政治教育的重要內容，進行生動的革命傳統、愛國主義、集體主義和社會主義教育。檔案信息資源開發利用還可從檔案工作角度落實信息公開制度。在做好信息公開保密審查工作的前提下，最大限度地發揮檔案的利用價值。

檔案人員要加強檔案接收，可采用上門征集、跟蹤收集等方式，把有價值的檔案資料收集收起來，合理分類、組卷，編研。可依據利用者的需求，擴大檔案的接收范圍和征集門類，力爭做到檔案數量充足、內容豐富、結構合理、質量優化并富有特色的檔案信息資源服務體系。建立完善的檢索體系，檔案部門要編制出多功能、多角度更實用的檔案檢索工具，最大限度地揭示檔案信息價值，積極利用計算機管理系統的進行檢索、編目、統計，從而提高工作效率和檔案信息開發效益。

三、以利用者的需求和室藏材料為基礎，量體裁衣，發揮檔案優勢

整合檔案資源，要及時接收檔案進館，通過檔案信息的選擇、分析、加工、整序、綜合制成檔案信息半成品，以保證檔案的高效利用與安全管理。并全面開展檔案征集工作，對具收藏利用價值的珍貴資料進行專項征集、全部征集。通過采取有效措施，使檔案館藏更加豐富，結構更加合理。在檔案編研的過程中，要注意整合人才資源，配備檔案業務和文化素質高的檔案人員成立檔案編研室，專門承擔編研任務。在檔案編研工作中，在重視“編”的同時，還要十分注重“研”。要本著重服務、重開拓、重創新的原則，編制出適合單位和社會需求的編研成果，提高檔案在編研方面的質量，最大限度地滿足利用者的信息需求。因此檔案員要探索檔案利用途徑，拓展檔案服務領域，使檔案信息更好地為政治、經濟建設服務、為廣大人民群眾服務。

四、做好檔案利用工作，明確檔案服務思想和服務態度

做好檔案利用工作，充分發揮檔案的獨特作用，強化優質服務意識，使檔案管理工作和提供檔案服務工作相互促進，協調發揮。檔案工作的生命力是服務，要做好檔案工作，首先要有明確的服務方向，而這種正確的服務方向是與黨和國家的工作重點、奮斗目標一致的。檔案人員須對工作中重點、熱點、難點認真分析，進行細化、量化處理，做好檔案資料隨時收集，隨時分類，隨時提供利用。因此檔案員必須勇于吃苦、樂于奉獻、工作作風扎實，在工作中要隨時了解社會形勢，了解社會需求，及時地、有針對性地開發檔案資源，提供社會急需的高價值、高質量的檔案信息。檔案人員還要有良好的服務態度，會使利用者有親切感、熱情感、樸實感、真誠感。

五、加強對檔案的宣傳，提高全社會開發利用檔案信息資源的認識

搞好檔案宣傳工作，為檔案信息資源開發利用創造良好的社會環境。檔案信息資源的開發利用需要各級各部門的積極支持和參與，只有這樣才能促進工作的開展。需要通過開展靈活多樣的形式進行檔案宣傳。首先，要開展有關檔案價值、作用及利用效果、編研成果的宣傳，使其成為有價值、有品位的檔案文化產品，為社會公眾服務，引導更多的人利用檔案。其次，根據利用者的需求和檔案的開放范圍，通過新聞媒體、網絡資源數字化等載體宣傳有關檔案目錄、內容及檔案的常識，擴大檔案的知名度和影響，消除利用者對檔案的陌生感，營造一個良好的開放環境，從而引導人們更好地利用檔案。最后，為利用者創造一個舒適、休閑的優美環境，使檔案館成為公眾休閑的好去處。