新形勢下檔案管理工作的規范化分析

文/河北省承德市疾病預防控制中心 杜娟

一、引言

我國傳統的檔案管理工作主要是建立在一些傳統材料如聲像資料、圖標資料、文字資料等之上的，這種傳統的檔案管理工作需要大量的人力和物力，然而在當前的信息時代背景下，其受到了較大的沖擊。檔案管理工作在如今這種信息時代已經逐漸向無紙化、自動化、信息化的方向轉變，工作效率逐步得到提高，管理方式也變得越來越規范和科學。

二、我國事業單位檔案管理工作存在的弊端

（一）檔案管理觀念相對滯后。“不明白檔案管理所管理的東西到底是什么”是當前我國很多事業單位檔案管理人員普遍面臨的一個問題。他們認為，所謂的檔案管理應該就是存檔和日常維護本單位日常運營的一些資料，使資料不遭到破壞。這種檔案管理觀念是十分傳統的，同時也是比較落后的觀念。我國事業單位中的很多檔案管理人員正是因為受到這種傳統觀念的影響，所以普遍都不具備較高的工作積極性。這種現象的存在將會導致事業單位的檔案管理工作難以進入規范化的軌道。

（二）比較落后的檔案管理方式。因為受到相對滯后的檔案管理觀念的影響，所以，事業單位中檔案管理方式也相對比較落后，很多事業單位主要是依靠人來管理，主要依靠人工來整理和歸類檔案，這種工作方式將直接導致低效率的出現，很多事業單位出現過一種現象即在需要用到某種檔案的時候難以找到檔案或者難以找到檔案管理人員，這樣一來就難以達到檔案管理的效果。此外，檔案的保護環境在這種管理方式下難以被保證，很多檔案會因為檔案室沒有較好的通風條件，空氣濕度較大而出現損壞的現象。不同的檔案管理人員會根據自身不同的經驗來保護檔案，因此就會采用不一樣的保護方式，所以檔案管理工作很難實現規范化。

（三）檔案管理人員不具備良好的工作態度。一個事業單位的工作人員對待工作的態度往往能夠在很大程度上決定該事業單位的發展情況，檔案管理工作也不例外，目前，有很多事業單位中管理檔案的相關工作人員在進行工作的時候往往都是一種應付的心態，如更新檔案不及時，不能及時打掃檔案室的衛生、責任心不足、耐心不夠等，如果事業單位中的檔案管理人員都是抱著這種工作態度，不僅不能使檔案管理工作變得具有規范性，還會在很大程度上阻礙事業單位的發展。

三、我國事業單位的檔案管理工作在新形勢下實現規范化的途徑

（一）加強認識，對檔案管理人員的相關職責加以明確。對于做好檔案管理工作來說，加大檔案宣傳的力度是基本前提，而相關機制和機構的健全則是檔案工作得以落實的組織保證。除了要利用宣傳檔案的相關法律法規和管理規定，使各級領導和廣大干部職工增強檔案管理意識，同時還需要在各立檔單位建立起綜合檔案室，將檔案管理人員、檔案室主任、檔案分管領導分別確定下來，并對各自的職責加以明確，如有需要，還可結合內設機構的相關情況為其配備相關的兼職檔案管理人員，促使檔案管理網絡化得以形成，這樣一來，不僅能夠使檔案管理工作實現規范化，同時還能增強檔案管理工作效率。

（二）利用電子設備進行檔案管理。實現現代化的檔案管理，不僅符合改革和發展事業單位制度，同時也迎合了社會日益增強的檔案信息需求，要實現檔案作用的最大化，就一定要在進行檔案管理工作的過程中有效地運用先進的科學技術手段。在實施檔案管理工作的過程中如果運用比較落后的設備，那么，一定會對一個事業單位的發展產生很大的不良影響，這也表現出這一事業單位已經落后于整個時代，因此，事業單位必須要引進先進的設備來幫助檔案管理人員管理檔案。在新時代背景下，電子檔案已經成為檔案管理必經的步驟，所以每個事業單位都應該朝著這一方向進行檔案管理工作，只有這樣，在能夠使檔案管理工作更好地為自身服務，也才能使自身的檔案管理工作實現規范化。

（三）提高事業單位檔案管理工作人員的綜合服務素質。究其根源，人還是促使檔案管理工作有效進行的關鍵因素。所以，穩定檔案管理人員以及增強檔案管理人員的綜合素質能夠從根本上保證檔案工作擺脫困境。由于檔案管理工作不僅具有專業性和很強的實踐性，所以不具備豐富的實踐工作經驗的人是難以在真正意義上達到收集和管理檔案的規范要求的，因此除了要確保事業單位中檔案管理人員的穩定性，同時還要定期更新檔案管理人員的知識結構，增強其綜合素質。主要需要做到以下兩點：第一，要加強檔案管理人員的職業道德，樹立科學的職業道德觀念，增強服務社會發展的意識；第二，要加強檔案管理人員對信息技術的掌握，檔案管理人員不僅要加強學習專業知識，以實現知識面的拓寬、文字能力的提高、綜合分析能力的增強等，同時他們還需要加強學習人事檔案管理軟件知識以及計算機知識，對現代信息管理技術加以掌握，使自己成為一種復合型人才。通過這種方式也有利于實現事業單位檔案管理工作的規范化。

四、結語

總之，事業單位只有針對檔案管理工作存在的具體問題及時尋找到相關的解決對策，提高對檔案管理工作的認識，增強檔案管理人員的素質，并將先進的現代化檔案管理體系構建出來，才能夠實現檔案管理工作的規范化和科學化。

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