淺析企業檔案數字化與辦公自動化融合的問題與對策

文/江蘇省鹽城市公路管理處 王靜宜

檔案，作為一種重要的信息沉淀，在現代生活中扮演著越來越重要的角色。檔案的數字化是檔案管理在信息化時代的一項基礎性建設工程。企業作為當今社會經濟中最活躍成分，其檔案保管和利用的效率直接影響到經濟發展的效率，要適應激烈的企業競爭環境就必須適應信息化時代的形勢要求。當前形勢下，企業實現檔案數字化管理顯得尤為重要。

辦公自動化是企業適應當前信息化時代發展要求的一大表現，也是當前企業辦公方式的一次革命。這項革命使得諸如辦公機構、辦公人員、辦公設備高度整合成為一個有機整體，極大地提高了企業辦公效率。企業要實現檔案數字化就不可避免的涉及與辦公自動化系統融合的問題，檔案數字化與辦公自動化的融合是企業檔案管理工作利用現有平臺進行工作質量提升的一大重要途徑，研究并總結檔案數字化和辦公自動化融合的成果和經驗對于提升企業檔案管理水平和信息化水平具有重大意義和深遠影響。

一、檔案數字化與辦公自動化的發展現狀

檔案數字化與辦公自動化同為信息化發展的產物，兩者存在著很多相同點。但是由于經濟效益、技術水平限制等原因，兩者在發展現狀與發展趨勢上也存在著一定的差距。

（一）檔案數字化的發展現狀。檔案數字化技術是指利用信息技術、網絡技術、掃描技術、數據庫存儲技術等手段將多種載體的檔案轉化為數字化檔案的技術。近年，檔案的數字化呈較快速度發展，一方面是由于相關技術的快速發展與成熟，檔案數字化技術是伴隨著相關技術的發展而發展的，技術的發展對檔案的數字化進程有著強大的推動；另一方面，檔案管理在發展過程中遇到的瓶頸，即一面是越來越多的珍貴檔案隨著歲月的推移而老化，一面是逐年飛速增長的檔案數量逼近當前管理能力的極限。這就要求當前的管理模式必須更新，必須大大地提高管理能力以適應形勢的需要。可能性與需要性的兼備造就了檔案數字化的迅速發展，在全國范圍內，檔案數字化工程從試點走向普及，甚至出現了數字檔案館等新內容。

（二）企業辦公自動化的發展現狀。辦公自動化強調辦公的便捷方便，提高效率。辦公自動化的發展主要得益于計算機技術與互聯網技術的發展。作為一項相對經濟且能夠提高辦公效率的技術，辦公自動化發展勢頭迅猛。隨著計算機的普及與互聯網的密集覆蓋，企業辦公自動化由點及面，幾乎呈爆發式增長。目前，大中小企業均有能力實現初步的辦公自動化。但是總的來說，辦公自動化的數字化程度還是比較低的，多數辦公自動化只是建立在計算機以及互聯網的基礎性推廣應用之上，尚未達到較高層次的辦公自動化要求。主要原因是軟件投入與硬件投入比例失衡，軟件投入明顯少于硬件投入。此外，辦公人員辦公自動化操作應用能力水平較低，辦公自動化管理水平較低等原因共同導致建立高層次的辦公自動化系統時往往投資過大而效果不甚明顯。

檔案數字化與辦公自動化有著諸多相似的地方，又存在明顯的差異。他們同為信息化時代的產物，有著相類似的技術，使用的目的都是為了提高利用效率。但檔案數字化主要管理的對象是檔案，而辦公自動化管理的對象則較為豐富；檔案數字化有技術標準，技術層次相對較高，且一般有系統性的整體發展規劃，辦公自動化則相對缺乏行內統一的技術標準，但其“因企制宜”的模式使得它實用性更強；還有，檔案數字化在企業中的普及度較之辦公自動化要低。

二、企業檔案數字化中的問題與對策

企業檔案數字化過程和數字化檔案的管理和利用依賴于一套全新的管理模式，以往建立在實體檔案保管和利用之上的經驗對此并不完全適用。簡而言之，檔案數字化的過程以及數字化檔案的管理和利用對企業檔案管理提出了新的要求。這些新的要求也影響到企業辦公自動化系統，并且辦公自動化系統必須解決諸如兼容性、權限劃分以及網絡安全控制等幾個大問題。

（一）企業檔案數字化過程中產生的新要求。企業檔案數字化為企業檔案管理提出了新要求。這些要求不僅有硬件上的，也有人才和軟件上的；不僅有具體操作上的，也有核心理念上的。

1.企業檔案數字化對檔案的科學分類提出更高要求。企業檔案豐富多樣，但是由于管理人員素質和管理水平的限制，分類相對比較簡單化或者簡單套用事業單位的模式。這樣的分類方式不適應自身企業的實際情況，不符合現代檔案管理的要求，更不適應檔案數字化保管利用的要求。因此，檔案的數字化要求企業檔案的科學分類。一是企業檔案的分類應該以科學合理為首要目標。檔案分類必須科學合理，與企業的實際情況相結合，更加務實，更符合企業的各項生產、經營以及管理活動，以便于保管和利用；二是企業檔案的分類必須更加注重經濟化，堅持經濟適用原則。鑒于企業的盈利性機構這一基礎事實，企業檔案的分類在注重科學合理的同時必須同時考慮經濟效益，堅持經濟和實用的原則；三是企業檔案的分類必須適用辦公自動化系統。檔案數字化需要通過辦公自動化系統來進行管理和利用，因此，在分類過程中，尤其是遇到分類交叉、重疊等情況時必須考慮到與辦公自動化系統的適用性，尋求合理的解決辦法。

2.數字化檔案對檔案管理人員的素質提出新的要求。數字化檔案需對檔案管理人員應當具備的素質提出了新的要求。一方面是技術要求。數字化檔案需要通過辦公自動化系統來實現其保管和利用，這就要求檔案管理人員具備相應的專業管理能力。在一般的中小型企業中，諸如財會檔案等一般由會計人員、行政人員監管，但在數字化背景下，專門的檔案管理人員是不可免的。對于一般辦公人員，也應當提高他們對檔案數字化的認識，增強其辦公自動化系統的操作水平，以適應新的要求；另一方面是責任要求。從自覺性來講，數字化檔案的管理需要全體辦公人員的集體參與，這就要求大家必須具有高度的責任心；從制度化來講，必須盡快建立和完善相關的責任機制，并且落實到位。

3.企業檔案數字化要求檔案保管工作積極介入檔案生成環節。在信息化的環境中，數字化檔案具有較高的動態性和流動性。檔案管理人員必須能夠對企業的整個信息系統進行監管，并且積極主動地介入檔案的生成環節，做到“形成即入檔，產生即保管”。否則，在信息化的大背景下，失去源頭控制，檔案管理者勢必無法監管企業信息系統的核心，造成重要檔案內容的遺失和疏漏。在具體操作上，檔案管理人員應該監督檔案的形成過程，主動督促各部門形成的檔案及時入檔，按時核對已入檔的數字化檔案。

4.企業檔案數字化使得檔案工作重心發生變化。檔案的利用是檔案保護與管理工作的基礎，也是根本目的。以往，檔案保管工作出于一系列技術等方面的緣故，一直以保護為主。檔案數字化使得檔案的使用更加便利，也不會對檔案原件造成破壞和損耗，因而使檔案的高強度使用成為現實。簡而言之，檔案數字化改變了檔案的利用方式，打破了以往檔案利用過程中的種種局限性，使得檔案的利用變得安全便捷，從而也就使得檔案工作的重心從保護轉向了利用。

（二）企業檔案數字化與辦公自動化系統融合中存在的問題及對策。企業檔案數字化與辦公自動化盡管有著諸多的相似點，但兩者的融合仍然不可避免地存在幾大問題。

1.檔案數字化與辦公自動化系統的兼容性問題。相對于辦公自動化而言，檔案的數字化有著較為統一的相關標準與技術規范。辦公自動化一般是“因企制宜”，追求高效、實用性，但是缺乏統計的標準與規范。因此，檔案數字化與辦公自動化之間存在著兼容性問題，兼容性問題主要包括軟件、文件格式、文件規格、存儲方式、傳輸標準等。

盡管在檔案數字化與辦公自動化融合的過程中，兼容性問題廣泛存在，但是它的解決方式也是多樣化的。其中，最根本的解決方式是系統升級，將兩者整合到同一系統之下，使檔案數字化成為辦公自動化系統的一部分。但是這種方式成本過高，過于繁瑣，不適合中小型企業。最經濟的解決方式就是格式轉換，使用數字化檔案時將其轉化為辦公自動化系統可以識別的方式，這個過程可以通過將辦公自動化系統作適當局部升級即可輕松實現，而且有著許多成功的案例。盡管它并不能完善解決兩者之間的全部兼容問題，但是足以應付絕大多數問題。更重要的是，這樣的做法非常經濟實用，適合多數企業。

2.在辦公自動化系統中管理和利用數字化檔案的權限劃分問題。企業的檔案類別較多，且很多都是重要數據和商業機密。因此，對數字化檔案的管理和使用權限劃分也有著較高的要求。數字化檔案權限劃分的基礎是對辦公自動化的用戶進行角色劃分，從而形成用戶、角色、權限三級體系。每一個用戶都有一個或者幾個角色，每個角色都對應著自己固定的權限。

權限主要包括用戶的管理、檔案文件的管理和檔案文件的利用三方面。用戶的管理包括新增用戶、刪除用戶和設置用戶權限。檔案的管理包括新增文件、刪除文件、修改文件、瀏覽文件、下載文件等。檔案的利用包括瀏覽文件、下載文件等。檔案使用權限的劃分方式多樣化，但基于企業的特點，目前被較多采用的是一種部分加等級的權限控制方式。即每角色均具備部門和等級兩個屬性，每一角色只能對自己所屬部門的不高于自己等級所對應層級的檔案進行管理和使用。

然而需要指出的是，檔案是一種對保密要求和安全要求都比較高的文件，因此，一些檔案的管理和使用權限，如刪除、修改、下載等應當被收歸高等級權限之列，只能視情況授予少數高等級管理員，并要求其承擔相關責任。

角色基本可以分為兩大類，即管理者和使用者。管理者又分為高級管理者和普通管理者。高級管理者可以享有諸如用戶管理等高級權限，而普通管理者則不具備，他們更側重檔案文件的日常管理。而使用者則可以劃分為諸多角色，其具體權限則根據企業實際需要而定。

3.辦公自動化系統下數字化檔案的保管與利用的網絡安全控制問題。辦公自動化系統是一種基于網絡的系統，網絡安全一直是其重點。隨著數字化檔案的融入，這一方面的要求也隨之提高。

網絡環境下的檔案管理存在的不安全因素有很多方面。第一，計算機病毒通過網絡傳播，時刻威脅著網絡安全。而且，“道高一尺，魔高一丈”，計算機病毒永遠都比殺毒軟件更新的快，這就導致沒有任何絕對安全的互聯網環境存在。計算機病毒可以潛入服務終端，破壞文件，導致嚴重的檔案管理事故；第二，數字化檔案的一種電子文件，這就意味著只要獲取，它可以任何時間、任何地點由任何人瀏覽；第三，網絡犯罪層出不窮。檔案中有很多都涉及商業機密、技術、產權等，這就吸引了很多網絡罪犯的目光。數字化檔案一旦被竊取，就會給企業帶來無法計算和難以挽回的損失。

為了盡力控制網絡威脅，最大限度地保證網絡安全，必須采取一系列防范措施。一是對檔案進行分級加密，根據檔案的涉密程度確定公開程度，對核心機密嚴格保護；二是加強防病毒技術，及時更新防毒軟件，定期查殺病毒；三是加強對有用戶的身份認證，嚴防黑客入侵；四是加強員工素質，強化他們的技能，提高他們的道德意識與防范意識。

三、檔案數字化與辦公自動化融合的意義

從大局講，檔案數字化提高了企業的信息化水平，從而也提高了企業的競爭力，使之更加適應當前的信息化與經濟全球化趨勢。從具體講，兩種系統彼此整合，互相影響，檔案的數字化豐富、充實和完善了企業辦公自動化系統；反之，企業辦公自動化更加務實便利的整體架構也為數字化檔案的管理提供了值得借鑒的經驗，推動了企業檔案的管理工作發展。

（一）推動企業檔案管理工作重心由保護向利用轉變。檔案數字化管理所涉及的相關具體技術一般要比辦公自動化系統涉及的層面要高，但是辦公自動化系統的整體系統架構卻更為成熟、實用，辦公自動化系統存在的初衷就是高效便捷，以方便利用為直接和最高目標，利用也是檔案管理的最高和最終目的。如果考慮將數字化檔案的管理系統更廣泛地效仿和借鑒辦公自動化系統將能夠大幅提升其利用效率。屆時，人們可以對各種公開的檔案實現利用諸如移動查詢，異地瀏覽等功能。檔案的利用方式更加便利化與多元化，利用率也將大大提高。

因此，兩者成功融合將能為企業檔案管理領域帶來可以借鑒的有益經驗，推動檔案管理的工作重心由保護向利用轉變，從而更加適應當前發展的現實需要。

（二）鞏固了實體檔案的地位，增強了原件的保護。檔案數字化完成之后最直接的結果之一就是絕大部分直接利用的檔案將是數字化檔案而非實體檔案，數字化檔案雖然在利用環節很大程度上替代了實體檔案，但這也只是對保護的一種形式。事實上，檔案的數字化對于實體檔案的地位并非削弱，而是一種鞏固。

1.安全備份作用。實體檔案作為數字化檔案的來源，它是數字化檔案的本體，可以視為一種自然備份。即使當數字化檔案成為主流，其仍然具有非常重要的地位。檔案數字化系統盡管自身有備份功能，但是考慮到網絡安全、意外事件等因素，實體檔案的安全備份作用作為一種雙重保險仍然是相當重要的。

2.憑證核查作用。數字化檔案在日常的使用中已經顯示了它的憑證作用，但是單獨的電子檔案和實體檔案都存在著破壞的可能。因此，一方面，要不斷加強實體與電子兩種檔案的保護，增強其安全性；另一方面，也是重視實體與數字化檔案相結合、相補充的憑證核查手段，來加強檔案的憑證核查作用。

（三）提高企業檔案管理水平，增強企業競爭力。檔案數字化與辦公自動化是重要的兩項信息化技術，檔案的數字化系統和辦公自動化系統各自具備不同的優勢。兩者的有效融合能夠大大地提高企業信息化和企業檔案管理水平，縮小我國企業在檔案管理方面的信息化水平與國際水平之間存在的差距。從而提高企業的競爭力，使企業在競爭中取得優勢，能夠順應信息化與經濟全球化的趨勢，走出國門，走向世界，拓展海外市場，與世界接軌。