事業單位檔案管理的創新途徑研究

王中玫

摘 ?要：隨著現代社會的發展，事業單位檔案管理工作對工作的有效進行起著重要的影響，但是目前事業單位的檔案管理工作還存在著各種問題，如何制定有效的管理制度，發揮檔案管理的作用，應該引起事業單位的高度重視。

關鍵詞：事業單位;檔案管理;面臨的問題;解決辦法

一、事業單位檔案管理工作面臨的困難

（一）事業單位檔案管理制度不完善。目前，我國事業單位管理人員缺乏對檔案管理工作不夠重視，沒有明確的檔案管理業務流程和系統的管理制度，造成查找和調取檔案時的不便。 有些單位的檔案甚至存在虛假現象，檔案本身的內容也不夠真實有效，使得檔案管理工作形同虛設，以上諸多問題，嚴重阻礙了單位檔案管理工作的發展，無法有效發揮檔案管理工作應有的作用。

（二）管理人員素質不高，缺乏管理意識。事業單位工作人員，對于檔案管理工作關心程度不高，缺乏管理檔案管理意識，導致檔案管理工作水平低下，而且管理人員對于檔案管理工作的態度不夠端正，使得檔案工作的作用不能正常發揮，從而制約了其他各項工作的順利進行。

（三）事業單位不重視 檔案管理工作。事業單位工作人員不重視檔案管理工作，主要是因為大多數事業領導管理層對此項工作不夠重視。關于檔案管理工作，單位配備相應的硬件設施簡陋，不注重檔案管理工作人員專業培養，對檔案管理工作的重要性認識不深，檔案管理員由于沒有經過科學系統地培訓，缺乏管理知識，因此管理水平和管理素質不高。

（四）事業單位離職人員檔案管理安排不合理。因為退休、尋求個人發展或者生病等各種原因而產生的離職是各單位都會面臨的普遍現象，但是如何合理安排管理離職人員的檔案，也是困擾事業單位的一個難題。有些事業單位，由于管理不善，在人員離職后交接不清，人檔分離，出現數量不少的棄檔和死檔，使單位蒙受損失。

（五）沒有規范化制作檔案材料。現階段，許多事業單位制作檔案的材料都不規范。我國《干部人事檔案材料收集歸檔規定》中明確規定了人事檔案材料需使用16開或者國際標準A4公文用紙，但是許多單位都使用了不合格紙張，因此在整理檔案時需要投入更多的精力去裁剪。這些既加大了檔案管理的工作量，也影響了檔案的美觀程度。

（六）檔案利用率低。現階段的檔案管理工作，往往只是收集工作，檔案管理人員收到檔案材料后，并沒有進行進一步的管理工作，而只是單一地進行保存。檔案的內容只涉及到簡單的基本方面，可供利用和查詢的內容十分有限。因此不能體現檔案的價值，檔案管理工作被動，檔案的利用率也很低。

二、如何采取的有效辦法應對事業單位檔案管理問題

（一）完善事業單位檔案管理制度。針對事業單位檔案管理制度不完善的現狀，我國事業單位應建立完善有關管理制度作為改進檔案管理工作的重點。我國事業單位現階段檔案管理水平非常有限，通過建立合理有效的事業單位檔案管理制度，制定健全的檔案體系，規范相關管理規章細則，能夠有效提升檔案管理工作水平，提高檔案利用率，從而促進事業單位的良好發展。

（二）事業單位要注重檔案管理人員綜合素質培養 。目前，大多數事業單位管理人員對檔案管理工作不夠重視，主要是因為管理意識淡漠，工作態度不夠端正，對管理業務也不夠了解。因此，對檔案管理人員的培訓十分必要。事業單位應針對檔案管理人員的開展培訓工作，增強檔案管理工作者的正確觀念，提高檔案管理人員的專業素養和工作水平。

（三）注重檔案管理工作科學化。隨著計算機科技的發展和電腦的普及，電子化管理已經滲透到社會各個領域的。檔案管理工作也毫不例外。事業單位應該合理利用現代化電子科學技術來進行管理檔案工作。加大檔案管理工作的硬件設備資金投入，并通過有效利用先進的設施，建立科學地檔案歸檔形式，對檔案進行妥善保管。

（四）合理安排檔案管理者離職時的交接工作。由于各種原因，離職在所難免，但是離職人員交接工作十分重要，尤其是對檔案管理人員的離職交接工作。事業單位要針對檔案管理工作者的離職，做出明確的相關交接規定。檔案管理工作者離職時，在及時妥善交接檔案資料，及時解決出現的各種問題。

（五）重視基礎管理，完善基礎設施。檔案管理的工作對事業單位的發展起著重要的作用，是事業單位不可缺失的工作內容，檔案管理的最基本的要素，是存儲檔案資料的環境要適宜并保證檔案的安全。要用專門的房間來保管檔案資料。檔案庫房應該注意防火，防盜等。同時，隨著電子化管理的深入，電子信息化管理作為檔案管理的基礎設施之一，要保證電子檔的信息安全性和完整性，也是檔案管理的基本管理工作。

（六）及時歸納和更新檔案資料。在日常的工作中，人才的流轉是不可避免的，因此事業單位檔案管理工作也會相應地變化。檔案管理工作人員，要定期整理歸納檔案資料，出現人才流失和新員工加入時，要及時更新檔案，并充實檔案資料。通過不斷完善檔案管理制度，使檔案管理的作用得到充分發揮，為事業單位的進步提供有效的服務。

參考文獻：

[1] 項靜瑤.淺談事業單位檔案管理信息化建設[J].科技資訊.2013（30）

[2] 李海珠;都蕾.試論事業單位檔案管理的創新思路[J].今日中國論壇.2013（10）