北京高校無紙辦公現狀調查

岳慧++周玥++蘇永喬

摘要：調查北京市部分高校辦公用紙情況發現，隨著辦公自動化水平的提高，無紙化辦公取得了一定成效。其中部屬院校成效最顯著，近三年內辦公用紙下降了接近20%。但部屬院校和屬院校在科研辦公用紙方面仍有較大減紙空間，民辦院校應加強辦公自動化水平，以減少教學用紙。此外，在無紙化辦公進一步的推行中，還要注意提高和改善市屬院校和民辦院校教師的計算機和網絡使用水平。

關鍵詞：無紙化辦公；辦公自動化；環境資源

中圖分類號：G640 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）47-0054-03

近年來我國紙業生產和消費水平急劇上升，成為世界第二大紙張消費國[1]，年消耗總量超過4億噸。這意味著每年因此需要消耗16億立方米木材、400億立方米水、2400億度電、4.8億噸煤、1.2億噸化工原料[2]。與此同時，造紙又是環境污染最嚴重的行業之一。據資料統計，造紙工業所排放的高濃度有機廢水占工業廢水總排放量的12.8%，對環境的污染尤為嚴重，僅次于化學工業和黑色金屬冶煉及壓延加工業[3]。此外，造紙工業產生的廢渣（鍋爐煤渣，堿回收白泥等）、粉塵、臭氣、噪聲也是環境污染的隱患。辦公用紙大戶通常為企事業單位、行政機關及銷售市場（各種單據）。其中企事業單位和行政機關由于涉及編制各種資料、文件及存檔材料等用量尤其大，占辦公用紙總量的80%[4]。如果在這些單位實現“無紙化辦公”將使辦公用紙大大減量化。

“無紙化辦公”源于1992年美國加州一名叫保羅薩福學者發出的埋葬紙張預言，他認為數碼紙張及電腦將成為未來商業的文字載體[5]。進入21世紀后，計算機的普及和電信技術的發展為無紙辦公帶來了希望。無紙化辦公的即時、廣域、高容量、低環境影響的特征及可視化、存儲攜帶方便、反復使用的優勢得到了人們的普遍認可。一場由辦公自動化引發的“無紙化辦公”革命正在悄然推行[6]。

為了了解“無紙化辦公”的實施現狀和存在問題，我們就近三年各類辦公用紙耗量及辦公自動化水平對北京市的部分高校進行了調查。

一、調查方法

1.調查對象的選擇。本次調查將北京市高校分成教育部屬院校、北京市屬院校和民辦院校三類，又根據這些高校在北京市的數量分布篩選出的教學單位數量分別為2、2和1，生師比均約為8～9。

高校辦公用紙主要消耗于各種辦公文件（包括：上級要求的學習文件、本單位或部門制定的各種規章制度）的形成、發放和存檔；考試試卷、講義或圖紙的形成與印制；各類科研項目資料（包括：項目申請書、中期匯報、結題報告等）或論文的形成與存檔等方面。因此，本次重點調查被選定院校近三年的辦公用紙耗量，試卷和資料、論文等文件的存檔方式，及辦公設備配備情況。

2.調查內容?？紤]到不同崗位教師因工作性質不同辦公用紙使用去向也不同，本次調查結合所確定的調查內容編制了任課教師與和教學管理人員兩種調查問卷。除此之外，我們還就具體問題對主管教師進行了具體采訪，最后也作為了有效樣本進行處理。

二、調查結果與討論

1.調查問卷的回收情況及分布。本次調查最終回收的有效調查問卷情況見表1。

由表1中可知，回收的有效調查問卷數量已經接近或超過該單位教師人數的1/3，其中任課教師的調查問卷數量與教學管理人員的比例接近1∶1，因此調查結果有一定參考價值。

2.調查院校教師的計算機和網絡使用情況。所調查高校教師的目前計算機和網絡使用情況見表2。

由表2中的數據可發現，北京市高校教師電腦配備人均0.7～1.9臺，辦公網絡開通率為85%～100%、家庭網絡使用率達到80%以上，這為無紙化辦公的實施提供了有利的硬件條件。就教師計算機水平和辦公網絡使用情況而言，部屬院校明顯好于市屬院校和民辦學校。

3.調查院校的教師用計算機數量及辦公用紙情況。所選定單位近三年教師人均計算機數量見圖1，辦公用A4紙量見圖2。

由圖1可以看出，北京市高校被選定調查單位近三年教師人均計算機數量逐年增加，與2010年相比，兩所部屬院校增長幅度接近40%；民辦學校增加幅度相對較小，僅有14.5%。由圖2可發現，被選定調查單位的辦公用紙數量呈逐年遞減趨勢。其中，市屬院校變化量相對較大，下降了接近20%；而民辦學校變化最小，僅有8%左右?？梢姡S著辦公自動化水平提高，辦公用紙有了一定程度的縮減。

通過進一步對所選定單位辦公用紙去向調查結果統計發現，部屬院校主要辦公用紙去向為科研，占總用紙量的2/3；而北京市屬院校和民辦學校的辦公用紙主要用于教學文件，其中市屬院校的教學用紙量約占總用紙量的1/2，民辦學校占2/3。盡管部屬院校生均用紙量約為市屬院校的3倍，但兩類院校的生均教學用紙量比較接近，均為0.05～0.06包。可見，在辦公自動化水平較高的情況下，教學用紙的減紙空間并不大，但科研辦公用紙尚有較大的減紙空間。民辦學校生均教學用紙量相對較高，為部屬院校和部屬院校的2倍。因此，可通過提高辦公自動化水平，對其教學用紙進行進一步減量。

三、結果與討論

北京市高校基本具備了無紙化辦公的硬件條件，而高校教師對自動化辦公的接受態度和掌握情況較好，為無紙化辦公的進一步實施提供了硬件條件。

隨著辦公自動化水平的提高，無紙化辦公在北京市高校取得了一定的成效。其中部屬院校比較顯著，近三年內辦公用紙下降了接近20%，且科研方面辦公用紙的減紙空間相對較大。民辦院校需要進一步提高辦公自動化程度，教學用紙有較大的減量空間。

此外，被調查單位的辦公負責人員均表示本單位仍然存在20%～30%的減紙空間。這說明，盡管辦公自動化在高校中實施取得了一定成效，但仍然存在較大的推行空間。同時也發現，在高校中100%實現“無紙化辦公”并不現實。由于電子版易改動、系統故障及盜用情況，一些必要的文件和數據依然需要紙質版存檔。另外，若進一步推行無紙化辦公，還需要提高和改善市屬院校和民辦院校教師的計算機和網絡使用水平。

參考文獻：

[1]茍巧玲.淺議抽樣調查系統的建立[J].統計與咨詢，2011，（4）.

[2]鄭義，劉燕娜.造紙企業減排行為的影響因素分析[J].中國林業濟，2011，（5）.

[3]何鳳杰.山東造紙行業再次面臨環境考驗[J].福建紙業信息，2009，（19）.

[4]宋靜，熊海鷗.淺談高校教務管理無紙化辦公[J].大眾科技，2011，（5）.

[5]薛鳴.高校辦公自動化建設的現狀與問題[J].職業教育，2010，（1）.

作者簡介：岳慧（1997-），女，高中學生。

通訊作者：韓永萍（1971-），女，山東人，博士，副教授，研究方向：天然產物提取與分離及膜分離技術。endprint