新時期高校歸檔工作的現狀及應對措施

潘　琦

(棗莊學院，山東　棗莊277160)

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新時期高校歸檔工作的現狀及應對措施

潘琦

(棗莊學院，山東棗莊277160)

摘要：高校歸檔工作要能夠從根本上認識到現階段歸檔工作中存在的不足，并結合科學技術進步、歸檔工作人員綜合素質的提升以及其他方法來共同階段性的歸檔工作，從根本上提升高校檔案資料的實際利用價值，從而指導管理以及領導階層做出正確的決策，促進我國高等教育教學事業實現可持續發展。

關鍵詞：高校歸檔工作；現狀；措施

一、高校歸檔工作現狀以及歸檔指導方法

1、現階段高校檔案工作狀況

首先，產生的檔案數量相對較少。 現代高校在開展教育教學、管理、科研以及社會實踐活動過程中很難意識到檔案的重要性，從而造成產生的檔案數量較少。目前高校設置的機構較多、職能分工較為明確，教輔以及機關單位在整個機構設置中占有較為顯著的優勢，但是，各個教輔以及機關單位在各項實踐活動中產生的檔案數量達不到實際標準的要求，從而導致檔案數量相對較少。

其次，檔案管理工作人員較多。從事高校檔案工作的教職工包括兼職檔案員和專職檔案員，根據現階段高校檔案工作人員結構和數量來分析，一般學校的各個二級單位都會設置1到2名檔案工作人員，整個高校檔案工作人員數量大約在50名左右，這種檔案工作人員的閑置會造成較大的人才浪費，在一定程度上還會影響檔案管理以及歸檔工作的順利進行。再次，進行歸檔的檔案資料質量較低。通過對幾個高校歸檔檔案現狀的分析，發現在歸檔檔案資料中存在內容殘缺、不系統、不完整的現象；檔案所用的材料達不到相應的標準和要求；用紙和用筆工作不規范[1]。出現歸檔檔案質量較低的主要原因可以分為兩種，首先是由于歸檔單位沒有形成系統的工作方案和工作制度，單位領導缺乏科學的檔案意識，很難從根本上認識到檔案資料的重要性；在實際歸檔工作中檔案工作人員存在馬虎、懈怠的現象，從而造成各種程度的失誤，進一步降低歸檔檔案的質量和實際應用價值。

2、高校歸檔指導方法

進行檔案館指導咨詢。所謂的檔案館指導咨詢也就是引導二級檔案工作人員到學校檔案館主動進行咨詢，或者把需要歸檔的材料送到檔案館，在專職工作人員的指導下現場對相關材料進行立卷以及歸檔處理，從而保證檔案指導工作人員能夠從根本上發現高校歸檔教職工在實際工作中存在的問題，從而進一步對其進行指導。這種方法的不足之處就是高校各個二級單位相對較多，要想順利完成歸檔工作需要一定的時間，檔案館的工作人員很難抽出較多的精力和時間來對歸檔人員進行系統的業務指導；檔案館工作人員在對兼職檔案工作人員進行業務指導時，都是針對性地對他們的薄弱環節開展業務指導，這必然會導致各個二級兼職歸檔工作人員對于整個檔案的歸檔以及立卷工作規律難以掌握，從根本上影響到歸檔工作的實際水平。

二、提升高校歸檔工作水平的主要措施

1、對歸檔工作觀念以及指導思想進行創新

檔案收集和整理工作是完成新時期環境下高校檔案管理工作的基礎性工程，任何脫離檔案收集以及整理的檔案管理工作都是“空中樓閣”。而歸檔工作作為檔案收集以及整理工作的核心以及重要內容，歸檔工作的指導對于檔案收集工作質量將會產生直接的影響[2]。因此，要結合時代發展特征，從根本上改變陳舊的檔案指導思想，融入可持續發展理念，保證“以人為本”指導思想的核心地位，統籌兼顧檔案歸檔以及其他各項工作共同實施。從根本上實現協調與可持續發展。在檔案工作指導過程中要重視二級單位歸檔工作人員中心地位，兼顧到檔案源頭以及二級檔案單位的基礎工作方向。

2、傳遞“大檔案”的工作理念

現代高校要想順利完成歸檔工作，就要充分利用不同的形式和途徑對國家關于檔案管理工作所制定的規章制度進行宣傳、學習以及貫徹，從而引導師生樹立起較為全面的檔案意識，讓他們從思想深處認識到檔案管理工作是每個學生和教師都需要積極參與的工程。各個二級單位開展的實行的檔案歸檔工作要盡可能地朝著規范化、制度化的方向發展，保證歸檔工程各項資料以及設備的完整性。在進行歸檔工作時，可以吸收和借鑒較為先進的歸檔經驗，強化制度建設工作，例如浙江大學在進行檔案收集以及歸檔工作過程中，就制定了“協調統一、強化領導、各司其職、收集完整、管理集中以及有效利用”等具體的工作原則。充分發揮校長辦公室、檔案部門等職能部門和單位的重要監督以及協調作用，對于各個二級單位所進行的檔案收集、歸檔工作進行指導，從而保證整個歸檔工作的順利進行。

3、明確檔案管理工作人員職責，提升工作人員的綜合素質

高校檔案歸檔工作作為一項細致而又嚴肅的工程，必須要明確各個二級檔案管理單位的具體工作職責，保證檔案收集、檔案整理以及檔案移交活動能夠順利進行。還要從根本上明確相關則責任人以及責任部門，對于移交檔案資料的實際期限進行明確[3]。不斷提升歸檔工作人員的責任心以及工作積極性，培養他們的業務能力以及對各種計算機軟件的運用以及數據處理能力。對于各種新型載體的檔案資料，在進行歸檔以及收集過程中，要使用專業的壓縮軟件以及程序，做好備份以及保密工作。進行檔案管理的工作部門要在限定的期限內完成檔案收集以及整理工作，并向檔案館進行歸檔，避免由于時間因素而造成相關信息的遺失以及泄密。通過開展系統的業務培訓，能夠讓兼職檔案工作人員掌握相應的工作技能，學習到更多的工作方法，從而更好地分擔專職檔案管理工作人員的工作壓力，提升各個單位檔案歸檔工作的質量以及水平。在對檔案工作人員進行業務培訓時，要盡可能實現二者理論與實踐的互相統一。歸檔工作過程中要達到標準以及規范性的要求。讓專業的檔案工作人員進行現場操作，在這種實踐過程中引導兼職檔案工作人員理解相關的要求和標準，順利完成檔案歸檔工作，保證他們在今后的工作過程中更加獨立的完成相應的工作。在對兼職工作人員進行培訓的過程中，要從根本上改變傳統的培訓方式，盡可能采取一對一、或者多對多的系統培訓和互動交流培訓的方式，讓參與培訓的工作人員能夠及時反饋培訓過程中所遇到的各種問題，發表自己的建議以及見解，在對各種問題的分析以及解決過程中提升自己的主動性以及積極性。目前多開展的歸檔工作培訓過程中，要盡可能地引導工作人員做好所用硬件的防范工作，對于非檔案管理工作單位和部門也要提出具體的歸檔工作規定和要求，避免出現檔案資料收集片面的現象。在以后的歸檔工作中，要連同各個部門領導建立并完善檔案保管、保密以及歸檔工作方法，提升高校檔案歸檔工作水平。

4、強化檔案的安全管理性能

對于高校開展的各項教學、科研以及社會實踐等活動，大都需要經歷很少的時間。所以，檔案管理部門要將各個階段所形成的原始資料進行收集和整理，保證檔案資料的真實性[4]。對于領導審閱或者批注過的文字資料，更是需要按照有關程序和規定，進行修訂和整理，在妥善保管的基礎之上，及時對相關材料進行歸檔。將各項活動中產生的檔案資料匯編成冊，裝入系統的檔案裝具中，保證日后參考以及借閱工作的順利進行。

在完成各項資料以及檔案歸檔工作之后，還要對各項檔案進行安全管理。專職工作人員要能夠了解并掌握相關的工作知識，遵守各項工作紀律，保證檔案資料的安全性，維護期準確、完整以及系統性。在現階段高校檔案資料來源較為廣泛的背景下，首先做好收集整理等工作，還要保證相關資料在后期的保管過程中，達到防蟲、防盜、防濕度以強光等系統的要求，保證檔案資料的壽命得以延長。對于各種電子檔案要強化其安全性要求，安裝防火墻以及殺毒軟件，強化數據文件的保密性，避免由于人為因素而出現失竊或者篡改現象。

參考文獻：

[1]李寶剛·高?？萍紮n案歸檔工作中存在的問題及對策研究[J].價值工程,2012(3) .

[2]馬瑾·高校電子文件歸檔工作問題分析與對策[J].蘭臺世界,2009(8).

[3]張寒,劉鵬等·高校人事檔案歸檔工作應注意的兩個新問題[J].蘭臺世界,2009(5).

[4]李龍鳳·高校科研檔案歸檔工作新問題探析[J].辦公室業務,2013(19) .

(責任編輯：鄭朝彬)

理工科教學與應用

University Archive Work Status and Its Response in the New Period

Pan Qi

(Zaozhuang University, Zaozhuang 277160, Shandong, China)

Abstract：The university archive work is to be able to understand fundamentally to current problems in archive work, combined with the progress of science and technology, promote the comprehensive quality of archive staff and other methods to common stage of archive work, the actual promotion university archives fundamentally use value thus, to guide the management and leadership to make the right decisions, promote the realization of sustainable development of higher education enterprise in our country.

Key words:university archive work; present situation; measures

中圖分類號：G271

文獻標識碼：A

文章編號：1673-9507(2015)01-0109-02

作者簡介：潘琦(1987.07~)，女，山東棗莊人，棗莊學院教師，碩士。研究方向：檔案管理。

收稿日期：2014-11-28