IT環(huán)境下會(huì)計(jì)流程再造

(集美大學(xué) 工商管理學(xué)院，福建 廈門361021)

1 會(huì)計(jì)流程再造的思想依據(jù)

受傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程的影響，會(huì)計(jì)信息存在著及時(shí)性和可靠性不足，無法提供個(gè)性化報(bào)告等缺陷，這嚴(yán)重制約了會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性，隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使用者對(duì)會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性的要求越來越強(qiáng)烈，因此，會(huì)計(jì)流程的再造已經(jīng)刻不容緩.本文以為，在進(jìn)行流程再造設(shè)計(jì)時(shí)，應(yīng)重點(diǎn)考慮以下兩個(gè)因素:

1.1 必須與業(yè)務(wù)流程的再造相適應(yīng)

傳統(tǒng)的業(yè)務(wù)流程在設(shè)計(jì)時(shí)，由于當(dāng)時(shí)技術(shù)上的局限，很多的設(shè)計(jì)思路已經(jīng)不適合現(xiàn)代技術(shù)的要求，因此，業(yè)務(wù)流程的再造是很多行業(yè)煥發(fā)生命力，提高競(jìng)爭(zhēng)力的重要手段.隨著計(jì)算機(jī)技術(shù)，特別是網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的發(fā)展，信息之間的傳遞和處理更為便捷，在這種作用下，新的業(yè)務(wù)流程將更多地強(qiáng)調(diào)系統(tǒng)的集成并行、組織的扁平化和信息的共享，作為會(huì)計(jì)流程必須要對(duì)這樣的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行恰當(dāng)?shù)胤从?很難想象，業(yè)務(wù)流程改變了，而會(huì)計(jì)流程還能按照以往的方式僵化的運(yùn)作.例如，在網(wǎng)上報(bào)銷系統(tǒng)中，采集數(shù)據(jù)的方式、審核憑證的方式和填制憑證的方式等都發(fā)生了變化，相應(yīng)的會(huì)計(jì)流程和內(nèi)控的方式就不得不隨之改變.因此，在進(jìn)行會(huì)計(jì)流程再造的設(shè)計(jì)時(shí)，必須充分考慮到傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程在IT 環(huán)境下的變革.

1.2 必須與會(huì)計(jì)目標(biāo)相適應(yīng)

任何領(lǐng)域在研究時(shí)的首要問題都是確定其研究的界限和目標(biāo)，因此，會(huì)計(jì)目標(biāo)的研究一直是會(huì)計(jì)領(lǐng)域的熱點(diǎn)問題.作為會(huì)計(jì)概念框架的重要部分，會(huì)計(jì)目標(biāo)將對(duì)會(huì)計(jì)流程再造的思路產(chǎn)生重大的影響.傳統(tǒng)的受托責(zé)任觀認(rèn)為，會(huì)計(jì)目標(biāo)主要是為投資者和債權(quán)人等資源委托人報(bào)告所委托的資源的保管與經(jīng)營(yíng)情況，這種目標(biāo)的形成是由當(dāng)時(shí)的社會(huì)、經(jīng)濟(jì)和技術(shù)環(huán)境決定的.由于受托責(zé)任觀強(qiáng)調(diào)對(duì)受托責(zé)任的履行結(jié)果的評(píng)價(jià)，這種目標(biāo)必然要求會(huì)計(jì)信息的客觀可靠，如計(jì)量方式要求采用歷史成本計(jì)量，然而，過于強(qiáng)調(diào)會(huì)計(jì)信息的可靠經(jīng)常會(huì)帶來會(huì)計(jì)信息相關(guān)性的降低，如歷史成本經(jīng)常和當(dāng)前的公允價(jià)值相背離，并且，定期發(fā)布的通用財(cái)務(wù)報(bào)告不能滿足投資者對(duì)及時(shí)性和個(gè)性化的要求，隨著競(jìng)爭(zhēng)的加劇，使用者迫切需要對(duì)決策更加有用的會(huì)計(jì)信息，因此，受托責(zé)任觀向決策有用觀轉(zhuǎn)變已經(jīng)成了一種必然的趨勢(shì)，而信息技術(shù)的應(yīng)用發(fā)展可以加速這種轉(zhuǎn)變.

隨著以網(wǎng)絡(luò)為代表的信息技術(shù)的發(fā)展，會(huì)計(jì)信息完全可以通過“會(huì)計(jì)頻道”或會(huì)計(jì)標(biāo)準(zhǔn)組件的方式提供各種可能的與決策模型相關(guān)的經(jīng)濟(jì)事項(xiàng)信息，從而可以使信息使用者根據(jù)其決策需要加工產(chǎn)生所需要的個(gè)性化信息，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)又使會(huì)計(jì)信息的及時(shí)乃至實(shí)時(shí)提供成為可能，并且信息技術(shù)還可以使公允價(jià)值得到更好的應(yīng)用，所有這一切都大大增加會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性.因此，會(huì)計(jì)流程再造時(shí)，不僅要考慮加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的可靠性，更重要的是考慮如何加強(qiáng)會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性，只有這樣，才能賦予會(huì)計(jì)這門學(xué)科更強(qiáng)大的生命力.

圖1 傳統(tǒng)會(huì)計(jì)流程［1］

2 從信息論角度探討會(huì)計(jì)流程再造的實(shí)現(xiàn)

依據(jù)信息論的觀點(diǎn)，信息系統(tǒng)由信息的輸入，信息的加工和信息的輸出三部分組成，而會(huì)計(jì)是一個(gè)以提供財(cái)務(wù)信息為主的經(jīng)濟(jì)信息系統(tǒng)因此，會(huì)計(jì)流程無論如何變化，大體上是由三類流程組成:數(shù)據(jù)采集流程，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和加工流程，數(shù)據(jù)輸出流程.下面結(jié)合圖1和圖2的描述，闡述了IT 環(huán)境下的會(huì)計(jì)流程，并對(duì)兩種流程進(jìn)行了比較.

圖2 IT 環(huán)境下會(huì)計(jì)流程

2.1 數(shù)據(jù)采集流程

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程(圖1)中，大部分的原始憑證是由企業(yè)內(nèi)的業(yè)務(wù)部門根據(jù)發(fā)生的業(yè)務(wù)內(nèi)容，手工填制原始憑證，經(jīng)審核后由會(huì)計(jì)人員入賬處理，這種信息傳遞的方式存在一定的滯后，會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性較差［2］，隨著企業(yè)信息化的發(fā)展，很多企業(yè)在企業(yè)內(nèi)部某些部門雖然實(shí)現(xiàn)了一定程度的信息化，但這些部門的數(shù)據(jù)往往是與財(cái)務(wù)部門相隔離的，從而形成“信息孤島”.而在新的會(huì)計(jì)流程中，原始數(shù)據(jù)的采集變成了電子的方式，在網(wǎng)絡(luò)上流動(dòng)的是大量的電子單據(jù).當(dāng)業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)，可以實(shí)時(shí)地從企業(yè)內(nèi)部或企業(yè)外部的業(yè)務(wù)發(fā)生部門獲得數(shù)據(jù)，并通過網(wǎng)絡(luò)傳遞給財(cái)務(wù)部門，這樣就可以把數(shù)據(jù)采集方式進(jìn)行前移，不僅提高了信息傳遞的效率，更重要的是，它可以與業(yè)務(wù)同步，大大提高了會(huì)計(jì)信息的相關(guān)性.

2.2 數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和加工流程

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程(圖1)中，財(cái)務(wù)部門收到原始憑證，要把原始憑證進(jìn)一步地處理為記賬憑證，這里要求財(cái)務(wù)人員要有一定的會(huì)計(jì)專業(yè)知識(shí);然后把記賬憑證錄入計(jì)算機(jī)系統(tǒng)中，這里也要進(jìn)行認(rèn)真校驗(yàn)，防止數(shù)據(jù)輸入錯(cuò)誤，在這種傳統(tǒng)的流程中，由于有人為的干預(yù)，因此，雖然采用很多的內(nèi)控措施，但仍難以完全避免有意或無意的錯(cuò)誤數(shù)據(jù)進(jìn)入系統(tǒng)，而這些錯(cuò)誤一旦錄入很難發(fā)現(xiàn)，因此，會(huì)計(jì)信息的可靠性大大降低.而在新的會(huì)計(jì)流程中，由于電子單據(jù)是計(jì)算機(jī)軟件可以識(shí)別的形式，我們完全可以采用一定的規(guī)則，由計(jì)算機(jī)直接對(duì)這些電子單據(jù)進(jìn)行處理，自動(dòng)地生成對(duì)應(yīng)的記賬憑證.但這種方式生成的記賬憑證中往往僅僅包含財(cái)務(wù)的信息，非財(cái)務(wù)的信息仍存儲(chǔ)在電子單據(jù)中，這樣同樣造成了財(cái)務(wù)與業(yè)務(wù)信息一定程度的分離，因此，很多專家學(xué)者提出了事項(xiàng)會(huì)計(jì)和REA 會(huì)計(jì)［3］的概念，主張采用盡可能原始的方式把事件信息存儲(chǔ)在共享數(shù)據(jù)庫中，把加工的操作留給使用者來完成，這樣使用者可以根據(jù)自己的需要從共享數(shù)據(jù)庫中提出自己需要的財(cái)務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息，從而使會(huì)計(jì)信息的個(gè)性化輸出和實(shí)時(shí)輸出成為可能.

隨著XBRL GL 的日益成熟，這種思想的實(shí)現(xiàn)成為了可能.XBRL GL 是目前XBRL 研究的一個(gè)熱點(diǎn)內(nèi)容，它是針對(duì)財(cái)務(wù)報(bào)告的來源數(shù)據(jù)及其結(jié)構(gòu)訂立的協(xié)議［4］，它專門針對(duì)交易層面的業(yè)務(wù)信息和會(huì)計(jì)明細(xì)信息進(jìn)行規(guī)范，從而使交易系統(tǒng)和會(huì)計(jì)系統(tǒng)有效地連接.XBRL GL 與XBRL FR 一樣，也都采用XML 語言，因此也就具有XML 的共性，如標(biāo)簽化、跨平臺(tái)、易搜索、內(nèi)容與格式的分離、可擴(kuò)展等.

為了實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的“原汁原味”，可以考慮按照REA 的思想，從資源(如存貨)、事件(如采購或銷售)、參與者(如供應(yīng)商、客戶等)、原始憑證信息(如發(fā)票、單據(jù)等)對(duì)交易事件建模，并按照XBRL GL 的標(biāo)準(zhǔn)對(duì)數(shù)據(jù)進(jìn)行規(guī)范.采用REA 思想和XBRL GL 格式對(duì)交易層面信息進(jìn)行處理的好處在于:

(1)對(duì)業(yè)務(wù)事件的建模思想，保留了業(yè)務(wù)信息的內(nèi)容

XBRL GL 本質(zhì)上也是一種建模語言，它由財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息組成，對(duì)于非財(cái)務(wù)信息完全可以采用類似REA 的建模思想，比較全面、完整地反映業(yè)務(wù)事件，從而避免了有用信息的丟失.

(2)方便了交易數(shù)據(jù)的傳輸、搜索和再利用

XBRL GL 是對(duì)企業(yè)內(nèi)部業(yè)務(wù)系統(tǒng)信息表示格式進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)化，使每一單元信息(無論是財(cái)務(wù)或非財(cái)務(wù))均具唯一的身份標(biāo)識(shí).這樣一來，自數(shù)據(jù)最初進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)系統(tǒng)，到最終被納入財(cái)務(wù)報(bào)告，任何一個(gè)數(shù)據(jù)處理節(jié)點(diǎn)都可實(shí)現(xiàn)定位和追溯［5］.由于XML 的特性，交易數(shù)據(jù)的傳輸、搜索和再利用變得非常方便，并大大減少了人為的干預(yù)，信息的安全性得到了很好的保證.

值得一提的是，IT 不僅可以應(yīng)用在數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)中，在公允價(jià)值計(jì)量中也將發(fā)揮了重大的作用.在IT 的支持下，各級(jí)估計(jì)的可靠性可以得到進(jìn)一步的加強(qiáng).首先，在一級(jí)和二級(jí)估計(jì)中，由網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)從外部市場(chǎng)將最新的市場(chǎng)報(bào)價(jià)實(shí)時(shí)傳遞入到系統(tǒng)中，使得資產(chǎn)價(jià)格信息比較全面地呈現(xiàn)在核算系統(tǒng)中，從而保障了數(shù)據(jù)的客觀性，減少了主觀性;其次，在三級(jí)估計(jì)中，在IT 的支持下，可以將金融計(jì)量模型引入核算系統(tǒng)，從而使計(jì)量的過程和依據(jù)盡可能地透明化，大大降低了人為操縱的可能性.黃世忠(1997)也肯定了IT 在公允價(jià)值中的作用，“公允價(jià)值的困難在于如何解決公允價(jià)值會(huì)計(jì)信息的可靠性和公允價(jià)值會(huì)計(jì)方法的可操作性.隨著電腦技術(shù)突飛猛進(jìn)的發(fā)展，隨著理財(cái)學(xué)對(duì)金融工具計(jì)量模型研究的日臻完善，會(huì)計(jì)界完全有能力解決公允價(jià)值會(huì)計(jì)的這兩個(gè)關(guān)鍵問題.換言之，公允價(jià)值會(huì)計(jì)在技術(shù)上是可行的”［6］.總之，IT 可以在公允價(jià)值的數(shù)據(jù)源上以及資產(chǎn)估價(jià)過程上為公允價(jià)值的可靠性提供幫助.

2.3 數(shù)據(jù)輸出流程

在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程(圖1)中，財(cái)務(wù)報(bào)告在最終的輸出環(huán)節(jié)也存在很多問題，主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面:

(1)報(bào)告無法定制，交互性差

財(cái)務(wù)報(bào)告的使用者有很多，由于不同使用者具有利益沖突性，導(dǎo)致他們?cè)谛畔⒌男枨笊弦簿哂幸欢ǖ牟町愋裕ㄓ脠?bào)告實(shí)際上把不同使用者對(duì)財(cái)務(wù)信息的需求平均化了，這種折衷的方式反而會(huì)帶來更多的指責(zé)，盡管各國(guó)財(cái)務(wù)報(bào)告的內(nèi)容也在不斷的擴(kuò)充，試圖盡可能照顧到各種使用者的需求，但由于供給的速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于需求，因此，單純的依賴對(duì)通用財(cái)務(wù)報(bào)告報(bào)告內(nèi)容的改進(jìn)不可能根本上解決這種供給和需求的矛盾，最好的方法就是改變這種通用報(bào)告的方式，讓使用者通過交互方式表達(dá)自己的需求，而不是被動(dòng)的接受.與交互性密切相關(guān)的是定制，即通過對(duì)會(huì)計(jì)信息的定制來滿足不同用戶的個(gè)性化需求.

(2)披露的及時(shí)性差

信息的一個(gè)重要特性就是及時(shí)性，一個(gè)過時(shí)的信息是毫無意義的，有時(shí)甚至只能起到誤導(dǎo)的作用.在傳統(tǒng)的會(huì)計(jì)流程中，財(cái)務(wù)報(bào)告不論是編制，還是傳播都是較慢的，由于會(huì)計(jì)信息披露不及時(shí)，會(huì)導(dǎo)致喪失投資機(jī)會(huì).特別是目前企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)日趨激烈，外部市場(chǎng)環(huán)境波動(dòng)越來越大，企業(yè)的財(cái)務(wù)情況可能在短時(shí)間內(nèi)發(fā)生較大變化，這就客觀上要求企業(yè)加快決策速度.

因此，要解決這些問題，就要引導(dǎo)財(cái)務(wù)報(bào)告向定制、交互和實(shí)時(shí)(及時(shí))性方向發(fā)展，這應(yīng)是未來財(cái)務(wù)報(bào)告模式改進(jìn)的指導(dǎo)思想，AICPA 在2008年公布的白皮書中也指出，“無論是內(nèi)部使用者還是外部使用者都越來越多地表達(dá)了這樣的需求:以標(biāo)準(zhǔn)的電子的格式提供更及時(shí)的信息，這種信息便于更快地更容易地進(jìn)行分析.目前靜態(tài)的、基于紙質(zhì)的模式將被按需的、實(shí)時(shí)(及時(shí))的在線模式所取代”［7］.

在新的會(huì)計(jì)流程中，財(cái)務(wù)報(bào)告一般通過網(wǎng)絡(luò)的形式公布，企業(yè)完全可以不必拘泥于季報(bào)，半年報(bào)，年報(bào)等限制，在需要的時(shí)候，可以迅速地公布企業(yè)的財(cái)務(wù)信息和非財(cái)務(wù)信息，財(cái)務(wù)報(bào)告使用者也可以迅速地看到企業(yè)發(fā)布的信息，這使實(shí)時(shí)報(bào)告有了存在的可能，隨著事項(xiàng)會(huì)計(jì)和REA 會(huì)計(jì)等理論的提出和發(fā)展，以及XBRL GL 所帶來的對(duì)財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)和非財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的標(biāo)簽化處理，人們認(rèn)識(shí)到在IT 環(huán)境下，財(cái)務(wù)報(bào)告使用者完全可以利用計(jì)算機(jī)強(qiáng)大的速度和快捷的網(wǎng)絡(luò)傳輸能力在需要財(cái)務(wù)信息時(shí)，實(shí)時(shí)地加工出自己所需要的個(gè)性化的信息.這方面很多學(xué)者已經(jīng)取得了相關(guān)的研究成果，如肖澤忠，提出的大規(guī)模按需報(bào)告的公司財(cái)務(wù)報(bào)告模式［8］，張?zhí)煳鳎岢龅亩鄬咏缑鎴?bào)告模式［9］，特別是潘琰，林琳，提出了基于XBRL 與Web 服務(wù)的柔性報(bào)告模式(X－W 模式)，對(duì)這種財(cái)務(wù)報(bào)告的披露模式進(jìn)行了系統(tǒng)地可行性地描述，并指出在這種模式中，由于XBRL GL 對(duì)業(yè)務(wù)事件數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)化處理，Web 服務(wù)不僅可以使軟件的實(shí)時(shí)組裝成為可能，而且使對(duì)資源的達(dá)到最高境界，即按需服務(wù)［10］.這里不再贅述.

3 結(jié)論

新的會(huì)計(jì)流程的前景固然是美好的，但它要走向現(xiàn)實(shí)，還有很多路要走，如記賬憑證是否可以全部自動(dòng)生成;如電子單據(jù)、財(cái)務(wù)數(shù)據(jù)的傳輸和存儲(chǔ)的安全如何保證;新的流程建立后，如何建立起適合這種新流程的內(nèi)部控制方法，從而確保數(shù)據(jù)的可靠性，這些都是我們不得不考慮的問題.

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