內部審核工作中存在的問題及對策

段文嘉 萬延花 溫瑞濤（中航鋰電（洛陽）有限公司，河南 洛陽 471003）

內部審核工作中存在的問題及對策

段文嘉 萬延花 溫瑞濤
（中航鋰電（洛陽）有限公司，河南 洛陽 471003）

摘 要：內部審核是認證組織在標準化管理體系運行中的重要環節之一，通過內部審核，發現體系運行中的不符合及薄弱環節，做到及時整改，持續改進，是審核員工作中的一項主要內容。內部審核工作能否規范、認真并富有成效，是衡量一個組織認證標準管理體系運行水平的方法之一。

關鍵詞：內部審核；認證；解決方法；對策

內部審核工作對于企業而言非常重要。筆者在企業開展內部審核時發現，由于個別內審員對標準理解不透徹，經驗不足，在內部審核過程中出現了不應有的問題，致使審核成效不佳。現結合存在的實際問題做簡要分析，并提出改進措施。

一、經常出現的主要問題

1 內部員了解受審核方的規模、產品、活動等相關內容不夠。內審員因為對受審核方的規模大小，生產的產品工序及質量規范、安全生產情況沒有提前了解，心中沒數，掌握情況不足，導致在審核時，提出的審核問題缺乏依據，甚至有的用語不規范，從根本上影響了審核的質量和效果。

2 審核員編制的檢查表結合所審核的單位情況不貼切，缺乏針對性。因為對受審核單位的相關情況了解不透，編制的檢查表缺乏針對性，甚至套用其他受審核單位的檢查表，審核時發現這個單位不存在這項工作，工作處于被動地步，既耽誤了工作時間，又影響審核的實際效果，在企業造成負面影響。

3 內審中抽樣沒有代表性和獨立性。在內部審核前，沒有根據審核計劃確定要審核的工作內容及需要抽樣檢查的數量，致使在實施審核中隨意性強，查驗的資料沒有代表性或不足以代表所要抽查的這項內容，覆蓋不到所要審核的整個工作。還有的在抽樣中受制于他人，受審核方人員提供什么就查什么，自己想抽查的資料沒有提供出來，沒有發揮抽樣的真正內涵，致使抽查成了走過場。

4 提問缺乏審核證據。內審員在審核中，在缺乏審核證據的情況下提出個人觀點，讓受審核企業既無從爭辯又無法整改，在企業中造成負面影響。

5 個人計劃審核中對時間掌控沒有余地，致使影響整體計劃不能按時完成。內審員在進行個人的審核內容時，時間掌控方面把握不好，與審核組及時溝通不夠，自己隨意拖延時間，影響整個審核組的計劃，導致審核計劃中按排的部門與另一個部門、工作過程與過程間的銜接不順暢，甚至影響整個內部審核計劃的落實。

二、解決方法及對策

1 內審員要及時了解受審核方的規模、產品、活動等相關內容。內審員在接受了審核工作后，要根據審核組長的分工按排，依照審核計劃，及時了解本次審核的具體部門、分工審核的條款內容，了解受審核方產品相關的專業知識、適用的技術標準、質量手冊、程序文件等相關內容；在審核時要做到規范用語，尤其對審核計劃中個人分工內容進行重點關注，以做到心中有數，有目標、有重點地審核。

2 審核員要認真編制個人所要審核內容的檢查表。內審員當接受了審核任務后，要結合自己承擔的審核工作，收集了解受審核單位的相關情況，如：受審核地點、受單位工作性質及生產產品，產品的工藝流程及質量、安全規范要求，并編制有針對性的檢查表，從思想上到需求資源等方面為完成這次審核做好充分準備。

3 內審員要確定在審核中的抽樣數量的代表性和適度均衡；堅持抽樣的獨立性和隨機抽樣原則。這個環節是整個內部審核的關鍵工作程序，掌握不好會直接影響內部審核的成效。要求內審員在實施審核前，對所要抽取的樣本數量，依據整個審核組的審核時間安排確定數量，即要保證一定數量，還應考慮受審核方規模的大小、審核項目的重要程度及復雜程度、允許審核的時間等，一般抽3～10個。有時按策劃的樣本量調查后發現了不符合，為了減少審核的風險，可考慮適當增加抽樣量，以確定所發現的不合格是個別問題還是系統性問題。抽樣要有代表性，一是要考慮區域的“面”，即必須保證覆蓋審核范圍的所有產品；二是要考慮“面”中的關鍵，即抽取重點的、有特點的項目。要掌握分層抽樣和抽樣量的適度均衡。分層抽樣是在同一事物的不同層次進行抽樣。

4 內審員在審核中的提問要依據標準規范。內審員在審核中，無論抽取樣本資料或是提問，均要在審核證據支持的情況下進行，不能隨意提出個人觀點，這樣會讓受審核方既無從爭辯但對形成的不符合項又無法實施整改，這樣會在企業中造成負面影響。如在審核時，內審員提出：施工現場的污水沉淀池要更換，因為這個污水沉淀池不行。針對這個問題我們討論分析認為：施工現場的污水沉淀池是否要更換或重修，取決于施工現場日常的使用效果，由施工現場項目部自己安排，如果提出來要重修時，對其使用效果的評價應依據國家標準和企業自己實際情況來確定，不是由審查員來確定的，審核員也沒有權力做出這樣的結論。所以我們認為：審查員只能提出施工現場的污水沉淀池目前存在什么問題或隱患，提出與認證的環境標準、國家相關法規、技術標準或企業管理規定不相符合之處更為準確貼切，乃至以理服人，也更方便受審核方的整改。

5 內審員要逐漸學會掌控按時間計劃審核。內審員在實施審核中，雖然每人單獨審核一塊工作，但是在一個審核組內也有相互配合與兼顧，必須應根據自己的審核內容及工作量，在時間掌控方面要認真把握，自覺形成個人審核與審核組計劃基本同步，在審核過程中及時溝通，不能個人隨意拖延時間，導致審核組安排的部門與另一個部門、工作過程與過程間的時間脫接，甚至影響整個內部審核計劃的落實。

6 審核過程中要認真準確記錄。做好審核過程中的審核記錄，是內審員對審核過程發現情況的證據，也為審核組長匯總編制審核報告和自己開具不符合項積累資料。內審員對發現的問題無論是資料或是施工現場巡查中，均要做到認真記錄，形成審核第一手資料；對過程控制抽取的關鍵樣本，要親自查閱，做好文字記錄；施工現場查看的要依據親自看見的為第一證據，是什么就是什么，不符合標準要求就做為重要資料記錄，不能將沒有看到的現場情況憑他人說辭做為記錄和證據。審核結束后每個審核員的檢查表均要簽署名字匯總到審核組長，為審核結束編制審核報告提供依據并妥善保存。

結語

綜上所述，內審員在內部審核中起很大作用，關系到審核計劃及審核效果，要求內審員日常不斷學習所認證的標準知識和了解受審核單位項目工程的不同特點，不斷提高個人審核水平和綜合能力；鑒于內審員多是企業內部員工兼職，要由取證單位不斷組織培訓其專業業務知識，為內審員創造學習機會，提供學習業務知識的平臺，提升內審員隊伍整體素質。

參考文獻

[1]郭寶峰.基層央行內審工作轉型面臨的問題及對策[J].理論觀察，2010（01）：152-153.

中圖分類號：F239

文獻標識碼：A