新建地方本科院校教學秘書人員績效評估研究

摘要：績效評估也叫績效評價，是績效管理流程的重要環節。新建地方本科院校因辦學的時間較短，對教學秘書人員績效評估的實施還處于起步和探索階段。本文介紹了績效評估的方法和內容，分析了新建地方本科院校教學秘書人員績效評估過程中存在的問題并提出相應的措施。

關鍵詞：新建地方本科院校；教學秘書；績效評估

中圖分類號：G451.2 文獻標志碼：A 文章編號：1674-9324（2014）45-0085-03

近年來，我國高等教育發展迅猛，截止2014年國內現有本科院校約820所，其中新建地方本科院校約占三分之一，他們絕大多數是地級市唯一的一所本科院校，且多數是由原來的地方高等?？茖W校升格而來或由若干所專職院校合并、重組而成的綜合性的高等教育本科院校。新建地方本科院校已成為培養本科層次的高素質應用型人才的主體，既符合我國社會與經濟發展的客觀要求，也是我國高等教育多元化發展的必然趨勢。與此同時，國內各院校也逐漸認識到績效評估制度對高校辦學水平、教學質量的影響，相繼出臺各種教育績效評價制度和績效評價標準，通過績效評估來促進辦學質量的全面提升。本文主要探討如何建立具有新建地方本科院校特色的符合教學管理特點的教學秘書人員績效評估制度。

一、新建地方本科院校加強教學秘書人員績效評估的必要性

教學秘書是各教學單位中從事教學管理活動的一個重要崗位，是高校教學管理活動中最基層的實踐者、管理者、服務者和信息反饋者。他們的工作繁雜，直接在院長和教學主管負責人的統一領導下管理日常教學事務。雖然教學秘書隊伍建設的問題是高校教學管理的重要內容，但形勢不容樂觀：政治素質偏低，缺乏科學的世界觀、人生觀和價值觀；教育管理理論素質低，缺乏專業知識；能力素質低，缺乏工作業務能力，效率低，質量低；缺乏改革創新意識，知識結構單一，學歷層次、技術職稱偏低，現代管理知識匱乏；等等。教學秘書人員作為校內基層的教學管理者，其素質直接影響到工作質量的好壞，進而影響到學校的建設和發展。因此，加強高校教學秘書人員的績效評估，對于提高教學秘書隊伍的素質，提高教學管理工作質量與效益具有重要作用。

與研究型的高校相比，新建地方本科院校普遍存在管理制度建設不完善、缺乏創新性的辦學理念等問題，以致無法調動全體教職工的積極性，無法適應本科教學的要求?，F在很多新建地方本科院校雖然也在進行績效評估，但由于績效評估體系還不完善，如忽視了量化過程，缺乏明確的責、權、利等指標，因而缺乏科學性，難以做到公平合理，考核往往達不到鼓勵先進、鞭策后進的作用，無法調動各類人員的積極性。因此，如何規范教學秘書的教學管理職位、完善對教學秘書的考評標準、考評手段，創新其職業發展機制從而建立完善的績效評估體系，以科學合理的方法評估教學秘書人員的工作效率和質量便顯得至關重要，這是學校教學順利進行的需要，也是學校發展的需要。

總之，高校教學秘書職能的實現一方面離不開秘書自身能力與素養的逐步提高與完善，另一方面在很大程度上取決于政策、制度和機制，這是教學管理的基本依據和準繩。

二、新建地方本科院校教學秘書人員績效評估存在的問題

近年來，新建地方本科院校非常重視教師績效評估制度的建設，在一定程度上忽略了教學秘書隊伍的建設，對教學秘書的考核模式仍存在較大問題，具體如下。

（一）考核主體和客體績效考核意識淡薄

對于每年度的績效考核，只是籠統地分為優秀、合格、基本合格、不合格，不論是從考核主體還是客體，都沒有從根本上認識績效考核的內涵。對于教學秘書人員的績效考核，考核結果如無告知則均默認為“合格”，顯然，考核未能發揮其應有的作用。首先，從考核主體來說，目前對于教學秘書的考核主體責任不清，失職失誤職責根本無法追究，對于最后的考核結果，沒有和教學秘書本人進行溝通，容易給人造成不公平感和不信任感。其次，從考核客體來說，教學秘書人員工作瑣碎繁雜，再加上績效考核的結果與下一年度的職位晉升、工資等無關聯，因此，教學秘書人員自身也就很少甚至覺得沒必要去過問績效考核的結果。

（二）考核的內容、方法太籠統、單一

績效考核的重點應是考核工作實績，但現有考核的內容卻被籠統劃分為德、能、勤、績、廉五方面，沒有具體的量化指標，只能憑考核者的主觀感覺，根本無法體現教學秘書崗位的性質及特殊性，更不能體現教學秘書人員的績效狀況。在實際具體工作中，教學秘書服務的對象除了主管教學的上級外，還有老師、學生、教務部門的相關人員等，而這些人不參與評估過程，導致績效考核的結果不夠客觀、全面，弱化了績效評估的功能，績效評估的結果得不到教學秘書人員的認同。

（三）評估指標太少，標準模糊不清

常用的績效指標有兩類，一類是關鍵績效指標，簡稱KPI；另一類是平衡記分法的績效指標，簡稱BSC。這兩類指標中，KPI使用得比較廣泛。教學秘書崗位屬于高校二級院系教學管理部門，而高校二級院系教學管理部門則需要為實現高校教學戰略目標的使命做出支持。圍繞高校教學戰略目標，對于高校二級院系的教學秘書來講，可從教學管理水平、能力及綜合素質（包括科研、組織培訓、學習與成長等）等方面作為績效考核的關鍵性指標，可從學生、院系教師群體、校級教學管理部門（教務處）、對外相關企業單位等角度作為衡量的具體指標。

（四）缺乏績效反饋的流程

對于教學秘書的考核結束后，應及時反饋，以便秘書能夠了解自己在工作上的不足并予以改正?？冃гu估的目的在于發掘被考核者內在的潛能和發展其工作技能，將教學秘書人員自身的工作與學校的發展目標相聯系。在實際實施績效評估中，學校因各種原因，將績效反饋這一環節省略了，績效考評僅僅是教學主管領導給一個“合格”就結束了，使得考核與被考核者的主觀能動性無法發揮，大大削弱了績效評估的完整性和有效性。

（五）績效評估的結果沒有發生作用

績效評估的成功與否，關鍵點就是評估的結果如何應用。很多失敗的績效評估，其原因就在于沒有很好地運用績效評估的結果?？冃гu估的結果可以為人員是否適合所在的職位、職位變動、晉升、降級、獎酬分配提供有效的依據。但在實際操作中，績效評估的結果與上述所提的并無直接關系。針對幾所新建地方本科院校進行調查，教學秘書中認為考核結果對自己的工作報酬“影響很大”、“影響較大”僅占8.4%和5.0%，認為對自己職位晉升“影響很大”、“影響較大”、“影響一般”分別占9.4%、10%和30%，還有20.2%“不清楚”對自己影響有多大，這說明績效評估的結果沒有發揮它應有的作用，嚴重弱化了績效實施的有效性，無法調動教學秘書人員的工作積極性，阻礙了學校的發展。

考核意識的淡薄、考核內容、方法的籠統與單一、評估標準的模糊、績效溝通的缺乏、評估結果的零作用嚴重制約著新建本科院校教學工作的順利進行，影響了學校教學質量的提升。

三、加強教學秘書人員績效評估工作的建議

績效評估制度原本是運用于評價企業經營效益和業績的理論，將其大膽借鑒運用于高校的管理，必須慎之又慎?？冃гu估重在考核，在于改善其被考核者的行為，最終提升績效水平。

1.考核者首先必須思想上重視績效評估，增強績效意識，以帶動被考核者。考核者作為考核的主體在績效評估過程中不但要了解被考核者方方面面的情況，在評估過程中還要注意：（1）評估考核的對象是行為，而不是行為者。所謂“對事不對人”也就是這個意思，這也是績效評估真諦。（2）考核者首先要善于聆聽被考核者的看法、意見和要求，確實了解其崗位及責任的具體內容和工作狀況。（3）考核時盡量做到公平與客觀?？己说慕Y果除特殊情況外，在一定的期限內不得泄漏?？己苏咄ㄟ^自己的言行來傳遞績效評估的重要性，在整個學校形成績效評估的良好的氛圍，以此帶動被考核者的落后的績效觀念。

2.執行開放式績效評估模式。開放式績效評估也叫“全方位評估”，其工作步驟如下：（1）人事處制定績效評估辦法，發放績效評估表。（2）教學秘書人員先對本人逐項評分，自我評估。（3）主管教學的上級領導復核，再評分并寫評語。（4）教師及相關人員的評估，綜合考慮其評估結果。（5）服務對象學生評估，作為評估的一個參考依據。上面的工作程序既保證了信息來源的多樣性，同時增加了教學秘書人員自我評價，在一定程度上提高了教學秘書人員的積極性與參與意識。

3.建立完善的考核機制與科學合理的評估指標體系。（1）建立公平的考核機制。要想構建公平的考核機制，首次必須“細化關鍵績效指標”，即從哪些角度來衡量、考核教學秘書的業績，教學管理水平與能力、綜合素質應當作為關鍵績效指標，接下來是對關鍵績效指標進行進一步的分解、細化，并賦予權重。其次，建立一種任務績效與情景績效相結合的考核制度。與任務績效完成的強制性不同，情景績效也叫情境績效，為了實現組織目標，組織希望員工能夠從事多樣化的活動，其中有些活動與他們個人所承擔的工作任務沒有直接的關聯。（2）建立“以人為本”的合理科學的評估指標體系?！耙匀藶楸尽焙唵蔚卣f就是一種尊重人、造就人、發展人的管理模式。教學管理工作是為學校教學發展服務的，教學秘書隊伍質量的好壞直接影響教學管理工作質量的好壞，我們將“以人為本”引入績效評估指標體系，不僅是對教學秘書人員的人文關懷，確保隊伍的穩定，更是符合高校發展的必然趨勢。教學管理工作以工作量大、高強度、責任無限為主要特點，對于提高教學秘書管理的質量和效率，評估指標的選擇非常關鍵?？冃е笜丝梢允菙盗炕幕蛘呤切袨榛?，首先明確本校教學發展的目標和需要，對教學管理中各個要素進行分析，務必清楚各個部門和崗位的工作目標、結果。再者，對教學秘書人員的工作職責、流程設置等內容及對在職工作人員的具體信息（包括任職資格、職位、工作等進行收集和分析），一方面可以確定工作流程的輸入端和輸出端，為量化關鍵指標的設置做好準備；另一方面可以確定崗位的職能特點，明確行為化指標的內容，建立科學的績效指標評價體系及衡量工作結果的指標和標準，各項工作所占的權重等內容。要分別組織簽署績效協議書，績效協議書主要在于明確各個部門和崗位的績效責任。

4.績效管理過程中要注意績效溝通和反饋，這是績效管理的關鍵。在制定績效計劃后，教學秘書人員按照計劃開展工作。在工作過程中，教學主管部門要指導和監督教學管理人員的工作，針對秘書的有效業績和不佳業績進行原因分析，明確指出秘書工作過程中需要改進的地方，并要注意持續的績效溝通，及時發現并解決各種問題，適時調整計劃。通過溝通可以提升教學秘書人員的教學管理水平以及臨時處理突發事件的能力，可以有效激勵教學秘書人員的積極性和創造性，也有助于教學主管客觀、正確評價秘書個人的工作績效。

5.正確分析和應用績效結果?？冃ЫY果是通過分析考核的文字材料和數據材料得出來的，在此基礎上再確定績效的效果并提出改進的措施。很多院校僅僅是把績效結果與薪酬聯系在一起，這樣就弱化了績效結果的效用?？冃У慕Y果是與其他的管理環節相銜接的，例如職務的調整和晉級、個人發展計劃以及處理內部員工關系等。

總之，一個健全的績效反饋機制應該包括思想上高度重視的考評雙方、開放式的考評方式、合理完善的考評指標體系以及有溝通、反饋、應用等一整套完整的程序，以利于考評雙方就考評結論達成共識，促進工作，改善績效。

四、結語

由于高校教學管理工作的特殊性及教學秘書崗位在其中的重要性，對教學秘書人員的考評便愈發顯得重要，因此，有必要針對教學秘書人員構建符合教學管理特點的績效管理體系。相信隨著新建地方本科院校管理體制改革的不斷深化和績效評估的不斷完善，教學秘書人員的績效管理工作也會不斷科學化、規范化，并在新建地方本科院校發展中發揮不可缺少的關鍵作用。

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作者簡介：葉燕霞（1980-），女，福建莆田人，碩士，助理研究員，研究方向：教育管理研究。