關(guān)于物業(yè)管理信息化建設(shè)的思考

吳揚(yáng)

（廈門郵政物業(yè)管理有限公司，福建廈門361000）

關(guān)于物業(yè)管理信息化建設(shè)的思考

吳揚(yáng)

（廈門郵政物業(yè)管理有限公司，福建廈門361000）

管理信息化建設(shè)是現(xiàn)代化管理企業(yè)的需要。企業(yè)傳統(tǒng)的物業(yè)管理和記錄方式已不再適應(yīng)改革和發(fā)展的需要，突變的信息和適時(shí)的查詢，資源共享的要求。物業(yè)管理信息化建設(shè)要提供客戶服務(wù)，加強(qiáng)設(shè)備管理，實(shí)現(xiàn)收費(fèi)管理，便于集中采購(gòu)與管理，為用戶提供良好物業(yè)環(huán)境。

信息化建設(shè)；物業(yè)管理；經(jīng)濟(jì)

隨著我國(guó)對(duì)物業(yè)管理工作越來(lái)越重視，物業(yè)公司呈現(xiàn)市場(chǎng)化、集約化、規(guī)模化發(fā)展進(jìn)程，且物業(yè)公司的管理結(jié)構(gòu)日趨壯大。與此同時(shí)，內(nèi)部溝通、成本控制以及管理難度的增加，對(duì)信息化建設(shè)提出迫切需求，通過(guò)提升信息化資源的共享利用率，可有效提高物業(yè)管理的工作效率，為用戶提供更好的服務(wù)。而建立一個(gè)完善的管理信息系統(tǒng)是實(shí)現(xiàn)物業(yè)信息化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。

一、信息化建設(shè)在物業(yè)管理中的功能

（一）提高物業(yè)管理工作效率

在物業(yè)管理中，由于涉及的信息量非常大，包括業(yè)主信息、員工信息、樓宇信息以及工作值班信息等，而傳統(tǒng)物業(yè)管理中的信息記錄多采取紙質(zhì)文件，帶來(lái)諸多重復(fù)建設(shè)工作，降低了工作效率，同時(shí)無(wú)法保證數(shù)據(jù)的可靠性。信息化管理，則可有效避免這些問(wèn)題，通過(guò)信息系統(tǒng)采集數(shù)據(jù)，可以重復(fù)利用，提高應(yīng)用效率。

（二）促進(jìn)物業(yè)管理的流程化管理

信息化建設(shè)給物業(yè)管理企業(yè)提供了科學(xué)的管理與業(yè)務(wù)流程平臺(tái)，有利于物業(yè)管理的科學(xué)化、專業(yè)化、組織結(jié)構(gòu)扁平化，既提高了物業(yè)管理效率，又對(duì)物業(yè)管理結(jié)構(gòu)產(chǎn)生深遠(yuǎn)影響。通過(guò)信息技術(shù)的應(yīng)用，物業(yè)管理企業(yè)還可促進(jìn)企業(yè)優(yōu)秀員工的素質(zhì)提高，將其個(gè)人專業(yè)知識(shí)的積累轉(zhuǎn)換為管理知識(shí)積累，并融入管理流程與業(yè)務(wù)流程中，更重要的是在企業(yè)運(yùn)營(yíng)管理過(guò)程中，注入規(guī)范、高效、精確的職工自我學(xué)習(xí)因子，促進(jìn)物業(yè)管理企業(yè)專業(yè)技能水平的提高，并為用戶提供更好的服務(wù)，獲得良好口碑。[2]

物業(yè)管理信息系統(tǒng)總體結(jié)構(gòu)圖

（三）提高物業(yè)管理企業(yè)的整體競(jìng)爭(zhēng)力

首先，信息化管理給物業(yè)管理者提供了更科學(xué)、更恰當(dāng)?shù)慕?jīng)營(yíng)管理模式，以客觀、公正的手段促進(jìn)企業(yè)及員工管理意識(shí)與管理行為的增強(qiáng)，進(jìn)而促進(jìn)員工團(tuán)隊(duì)合作意識(shí)的提高，促進(jìn)企業(yè)依照制定的管理模式運(yùn)行。其次，信息化建設(shè)利于物業(yè)管理企業(yè)和業(yè)主之間建立良好的關(guān)系，縮短雙方距離，便于物業(yè)管理企業(yè)更好地把握市場(chǎng)，提高工作效率與工作質(zhì)量。再次，物業(yè)管理信息化還可快速建立員工績(jī)效考核方法，提高員工服務(wù)的能動(dòng)性與積極性，加上科學(xué)的決策與管理，可實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理企業(yè)與各部門、各員工間的有效協(xié)調(diào)與融合，最終提升企業(yè)應(yīng)變能力與整體競(jìng)爭(zhēng)力。[3]

二、實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理信息化的總體要求

作為可以科學(xué)反映物業(yè)管理個(gè)性化的信息系統(tǒng)軟件，首先應(yīng)確保良好網(wǎng)絡(luò)、程序語(yǔ)言、數(shù)據(jù)庫(kù)及兼容操作平臺(tái)等條件，這也是物業(yè)管理公司成功步入管理信息化的第一步。同時(shí)涉及的具體問(wèn)題，如信息系統(tǒng)的具體功能模塊數(shù)量、輸出報(bào)表的最終形式等問(wèn)題也不容忽視。但是管理系統(tǒng)中的下屬模塊軟件等問(wèn)題的確定應(yīng)該在下一階段才具體確定，這是由于物業(yè)信息管理系統(tǒng)必須經(jīng)過(guò)前期開(kāi)發(fā)涉及、中期調(diào)整改進(jìn)、后期使用維護(hù)等一系列過(guò)程，方可完善，是一個(gè)不斷推進(jìn)、相互作用的互動(dòng)過(guò)程。因此，不能苛求物業(yè)管理系統(tǒng)在策劃建設(shè)初期就得以完善。

另外，在策劃、選購(gòu)軟件以及中期洽商改進(jìn)過(guò)程中，還應(yīng)充分考慮信息軟件的適宜性、擴(kuò)展性與兼容性，并確保軟件內(nèi)容與物業(yè)公司的整體工作安排一致，以及后期使用的操作便捷性與維護(hù)簡(jiǎn)單化，以實(shí)現(xiàn)資源共享、無(wú)紙化辦公、固化管理過(guò)程、規(guī)范化流程管理等目標(biāo)，為用戶提供高效服務(wù)。通過(guò)信息化建設(shè)在物業(yè)管理中的應(yīng)用，給物業(yè)項(xiàng)目提供了更大的升值和利潤(rùn)空間。

三、信息化在物業(yè)管理服務(wù)中的應(yīng)用

（一）提供客戶服務(wù)

通過(guò)工作流的驅(qū)動(dòng)方式，更好地為客戶服務(wù)。加強(qiáng)工程配套以及相關(guān)部門間的協(xié)作，實(shí)現(xiàn)客戶服務(wù)功能流程化。通過(guò)信息化的應(yīng)用，可有效提高物業(yè)工作效率及客戶滿意度。另外，通過(guò)數(shù)字化管理、呼叫中心以及短信平臺(tái)等方式，加強(qiáng)物業(yè)與客戶之間的互動(dòng)和交流，提高服務(wù)質(zhì)量。

（二）加強(qiáng)設(shè)備管理

設(shè)備管理既可記錄物業(yè)中心每個(gè)設(shè)備的技術(shù)參數(shù)、基本屬性、檢測(cè)參數(shù)以及配件附件情況等信息，也可用于編制設(shè)備檢測(cè)計(jì)劃與保養(yǎng)計(jì)劃，再通過(guò)有效執(zhí)行計(jì)劃，確保各項(xiàng)設(shè)備處于良好的運(yùn)行狀態(tài)，降低維修成本，提高設(shè)備的使用效率。

（三）實(shí)現(xiàn)收費(fèi)管理

收費(fèi)管理系統(tǒng)可同時(shí)支持多種類型物業(yè)的管理，支持各種收費(fèi)項(xiàng)目與標(biāo)準(zhǔn)，支持各種儀表，支持總表分?jǐn)傆?jì)算、公攤表、現(xiàn)金收款、預(yù)收款、銀行托收繳款等多項(xiàng)內(nèi)容，并可代替核算物業(yè)各項(xiàng)費(fèi)用，真正實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理的全面經(jīng)濟(jì)化。[4]

（四）便于集中采購(gòu)與管理

可實(shí)現(xiàn)物業(yè)所需的集中采購(gòu)，加強(qiáng)統(tǒng)一供應(yīng)商、統(tǒng)一價(jià)格體系，降低物業(yè)管理的采購(gòu)成本，并實(shí)現(xiàn)物料消耗過(guò)程中的跟蹤管理，避免物料浪費(fèi)，防止產(chǎn)生信息漏洞，降低物業(yè)支出成本。

（五）為用戶提供良好物業(yè)環(huán)境

信息化管理系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)物業(yè)管理人員的輪班、巡邏檢查、換崗、來(lái)訪者信息記錄等歸檔工作，便于對(duì)工作人員的安排與督查，加強(qiáng)安全管理，同時(shí)對(duì)于客戶的車輛可實(shí)現(xiàn)定位停車，方便物業(yè)對(duì)車輛的管理及物業(yè)環(huán)境管理。

[1]韓 朝，王武魁.物業(yè)管理企業(yè)信息系統(tǒng)開(kāi)發(fā)與維護(hù)[M].北京：清華大學(xué)出版社，2009.

[2]趙守香.企業(yè)信息化[M].北京：清華大學(xué)出版社，2008. [3] 周 黎.完善我國(guó)物業(yè)管理制度的法律思考[J].新西部，2008(14).

[4]江 楠.我國(guó)物業(yè)管理制度淺談[J].黑龍江科技信息，2008(12).

［責(zé)任編輯：王 帥］

F293.33

A

1005-913X（2015）07-0264-01

2015-05-05

吳 揚(yáng)(1977-)，男，福建廈門人，經(jīng)濟(jì)師，研究方向：房地產(chǎn)經(jīng)濟(jì)物業(yè)管理。