關于物業管理信息化建設的思考

吳揚

（廈門郵政物業管理有限公司，福建廈門361000）

關于物業管理信息化建設的思考

吳揚

（廈門郵政物業管理有限公司，福建廈門361000）

管理信息化建設是現代化管理企業的需要。企業傳統的物業管理和記錄方式已不再適應改革和發展的需要，突變的信息和適時的查詢，資源共享的要求。物業管理信息化建設要提供客戶服務，加強設備管理，實現收費管理，便于集中采購與管理，為用戶提供良好物業環境。

信息化建設；物業管理；經濟

隨著我國對物業管理工作越來越重視，物業公司呈現市場化、集約化、規模化發展進程，且物業公司的管理結構日趨壯大。與此同時，內部溝通、成本控制以及管理難度的增加，對信息化建設提出迫切需求，通過提升信息化資源的共享利用率，可有效提高物業管理的工作效率，為用戶提供更好的服務。而建立一個完善的管理信息系統是實現物業信息化建設的重要環節。

一、信息化建設在物業管理中的功能

（一）提高物業管理工作效率

在物業管理中，由于涉及的信息量非常大，包括業主信息、員工信息、樓宇信息以及工作值班信息等，而傳統物業管理中的信息記錄多采取紙質文件，帶來諸多重復建設工作，降低了工作效率，同時無法保證數據的可靠性。信息化管理，則可有效避免這些問題，通過信息系統采集數據，可以重復利用，提高應用效率。

（二）促進物業管理的流程化管理

信息化建設給物業管理企業提供了科學的管理與業務流程平臺，有利于物業管理的科學化、專業化、組織結構扁平化，既提高了物業管理效率，又對物業管理結構產生深遠影響。通過信息技術的應用，物業管理企業還可促進企業優秀員工的素質提高，將其個人專業知識的積累轉換為管理知識積累，并融入管理流程與業務流程中，更重要的是在企業運營管理過程中，注入規范、高效、精確的職工自我學習因子，促進物業管理企業專業技能水平的提高，并為用戶提供更好的服務，獲得良好口碑。[2]

物業管理信息系統總體結構圖

（三）提高物業管理企業的整體競爭力

首先，信息化管理給物業管理者提供了更科學、更恰當的經營管理模式，以客觀、公正的手段促進企業及員工管理意識與管理行為的增強，進而促進員工團隊合作意識的提高，促進企業依照制定的管理模式運行。其次，信息化建設利于物業管理企業和業主之間建立良好的關系，縮短雙方距離，便于物業管理企業更好地把握市場，提高工作效率與工作質量。再次，物業管理信息化還可快速建立員工績效考核方法，提高員工服務的能動性與積極性，加上科學的決策與管理，可實現物業管理企業與各部門、各員工間的有效協調與融合，最終提升企業應變能力與整體競爭力。[3]

二、實現物業管理信息化的總體要求

作為可以科學反映物業管理個性化的信息系統軟件，首先應確保良好網絡、程序語言、數據庫及兼容操作平臺等條件，這也是物業管理公司成功步入管理信息化的第一步。同時涉及的具體問題，如信息系統的具體功能模塊數量、輸出報表的最終形式等問題也不容忽視。但是管理系統中的下屬模塊軟件等問題的確定應該在下一階段才具體確定，這是由于物業信息管理系統必須經過前期開發涉及、中期調整改進、后期使用維護等一系列過程，方可完善，是一個不斷推進、相互作用的互動過程。因此，不能苛求物業管理系統在策劃建設初期就得以完善。

另外，在策劃、選購軟件以及中期洽商改進過程中，還應充分考慮信息軟件的適宜性、擴展性與兼容性，并確保軟件內容與物業公司的整體工作安排一致，以及后期使用的操作便捷性與維護簡單化，以實現資源共享、無紙化辦公、固化管理過程、規范化流程管理等目標，為用戶提供高效服務。通過信息化建設在物業管理中的應用，給物業項目提供了更大的升值和利潤空間。

三、信息化在物業管理服務中的應用

（一）提供客戶服務

通過工作流的驅動方式，更好地為客戶服務。加強工程配套以及相關部門間的協作，實現客戶服務功能流程化。通過信息化的應用，可有效提高物業工作效率及客戶滿意度。另外，通過數字化管理、呼叫中心以及短信平臺等方式，加強物業與客戶之間的互動和交流，提高服務質量。

（二）加強設備管理

設備管理既可記錄物業中心每個設備的技術參數、基本屬性、檢測參數以及配件附件情況等信息，也可用于編制設備檢測計劃與保養計劃，再通過有效執行計劃，確保各項設備處于良好的運行狀態，降低維修成本，提高設備的使用效率。

（三）實現收費管理

收費管理系統可同時支持多種類型物業的管理，支持各種收費項目與標準，支持各種儀表，支持總表分攤計算、公攤表、現金收款、預收款、銀行托收繳款等多項內容，并可代替核算物業各項費用，真正實現物業管理的全面經濟化。[4]

（四）便于集中采購與管理

可實現物業所需的集中采購，加強統一供應商、統一價格體系，降低物業管理的采購成本，并實現物料消耗過程中的跟蹤管理，避免物料浪費，防止產生信息漏洞，降低物業支出成本。

（五）為用戶提供良好物業環境

信息化管理系統可實現物業管理人員的輪班、巡邏檢查、換崗、來訪者信息記錄等歸檔工作，便于對工作人員的安排與督查，加強安全管理，同時對于客戶的車輛可實現定位停車，方便物業對車輛的管理及物業環境管理。

[1]韓 朝，王武魁.物業管理企業信息系統開發與維護[M].北京：清華大學出版社，2009.

[2]趙守香.企業信息化[M].北京：清華大學出版社，2008. [3] 周 黎.完善我國物業管理制度的法律思考[J].新西部，2008(14).

[4]江 楠.我國物業管理制度淺談[J].黑龍江科技信息，2008(12).

［責任編輯：王 帥］

F293.33

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1005-913X（2015）07-0264-01

2015-05-05

吳 揚(1977-)，男，福建廈門人，經濟師，研究方向：房地產經濟物業管理。