基于云計算的高校科研檔案管理模式探析

張黎黎

摘 要：云計算時代的到來，加快了高校信息管理的進程，同時高校科研檔案管理也被賦予了更高的要求。文中從現階段高校科研檔案管理模式出發，通過引入云計算的概念，分別從設計科學的云架構、建立合理的中間數據庫、整合科研檔案數字資源和制定統一的云計算科研檔案管理標準四個方面，闡述了以云計算為基礎構建科研檔案信息的管理模式，分析了對構建后的管理模式的主要影響，從而促使高校信息化建設邁上一個新臺階，提高高校科研檔案管理水平。

關鍵詞：云計算；科研檔案；管理模式；云架構

中圖分類號：G647 文獻標識碼：A 文章編號：2095-1302（2015）12-00-02

0 引 言

隨著互聯網技術的提升和信息共享時代的到來，以及多核處理器、虛擬化、分布式存儲、寬帶互聯網和自動化管理等技術的發展，目前已經產生了一種新型計算模式，即云計算。它是由分布式計算、并行處理、網絡計算發展起來的一種新興的商業計算模型。中國網絡計算、云計算專家劉鵬是這樣定義云計算的：云計算是將計算任務分布在大量計算機構成的資源池上，使各種應用系統能夠根據需要獲取計算力、存儲空間和各種軟件服務。是通過分布式計算和虛擬化技術搭建數據中心或超級計算機的，以提供數據存儲、分析及科學計算等服務。同時，云計算通過建立網絡服務器集群，向各種不同類型的用戶提供在線軟件服務、硬件租借、數據存儲、計算分析等不同類型的服務。

因此，我們可以這樣理解，云計算的“云”就是存在于互聯網上服務器集群上的資源，它包括硬件資源（服務器、存儲器、CPU等）和軟件資源（如應用軟件、集成開發環境等），本地計算機只需通過互聯網發送需求信息，遠端就會有成千上萬的計算機為其提供需要的資源，并將結果返回到本地計算機上。

云計算被應用在信息管理領域是具有時代優勢的。首先，在云計算的過程中，要將執行的問題進行分解，將其分解成映射和化簡兩個過程，再通過分解程序將數據切割成不相關的區塊，同時分配（調度）給大量計算機處理，達到分布式運算的效果，最后通過化簡程序將結果匯總并輸出。

在信息管理領域，應用云計算只需對元數據進行操作，簡化用戶與主服務器之間的交互，利用服務器集群，為大量的用戶提供服務，利用分布式存儲的方式存儲數據，其中數據的可靠性則可以充分用冗余存儲的方式來保證。在數據通信方面則可直接和塊服務器進行聯系，從而提高系統的效率，防止主服務器負載過重。云計算通過服務器集群協同工作的方式，使得高校的信息化建設更趨于成熟，使信息數據及系統的使用更加穩定可靠，這是因為，如果在云終端連接的多臺服務器中的一臺出現故障，云技術可以利用服務器集群中的其他服務器拷貝故障服務器的數據，并向終端用戶繼續提供服務，進而保障信息系統的穩定可靠運行[1]。

1 高校科研檔案信息管理現狀

隨著網絡技術和辦公自動化水平的不斷改進，高校科研檔案管理方式和手段早已發生了巨大的變化[2]。高校的信息化建設可實現科研檔案信息管理的數字化，將傳統單純的紙質管理變為紙質和數字化資源存儲并行管理的模式，將轉換的數字資源存儲在網絡服務器中，利用技術成熟的互聯網技術，使得檔案管理人員和其他用戶可以很輕松地在檔案管理系統中查調和下載所需的科研信息材料，減少在查閱紙質材料過程中引發的丟卷和損卷的幾率。

高校的科研檔案基本都是作為高校檔案管理的子模塊進行管理的，在對科研信息歸檔的時候，由檔案館指定服務器，并對各部門兼職檔案員分配用戶權限，按高校自身的檔案信息化建設要求，規范科研信息的檔案管理。在高校科研檔案管理的過程中，科研兼職檔案員要根據科研項目完成的實際情況，在科研信息管理系統中，對已結題且符合歸檔要求的科研信息進行采集、分類、排序、編號等數據的二次處理，再依據檔案管理部門和科研管理部門共同要求，完成最終的科研檔案的建立和歸檔工作。

因此，在現階段的高校科研檔案管理中，主要分為兩個階段：信息處理階段和信息的二次處理階段。無論處于哪個階段，作為檔案管理人員，都需要做到對材料的收集、整理、轉換和紙質材料的保管這幾項主要工作。首先，在日常科研管理的同時，注重對立項、結項等科研信息的收集和保存，確保科研信息的詳實性和準確性；然后，對存儲的信息按照相應的規范進行核實、分類、編號和轉換，將科研項目的紙質材料利用掃描儀、數碼相機等工具，轉換成數字資源并存儲在服務器上，力求在初級階段使信息體現其科學、規范、高效性；最后，按照檔案管理規范，對處理過的信息進行二次整合，并將紙質材料移交至檔案館。

2 構建基于云計算的科研檔案信息管理模式

在檔案信息化進程中，雖然檔案的載體發生了轉化，但是資源浪費卻廣泛存在，與此同時，這種資源浪費又制約著信息的共享，一旦存儲檔案數據的服務器發生故障，整個檔案管理系統就會馬上崩潰，進而又會導致對科研檔案信息管理工作的延遲。因此，構建基于云計算的科研檔案信息管理模式是十分必要的。

2.1 設計科學的云架構

高校中按照部門的分工不同，會設置多個服務器，甚至一個部門一個服務器，但是當對檔案進行歸檔的時候，卻要在部門的服務器中將需要的數據提取出來后，按照歸檔要求重新對數據進行二次編輯，方可存入檔案管理系統所在服務器。這看似并不復雜的過程卻大大浪費了服務器資源，而無論哪個服務器發生故障，檔案的管理工作都會停滯。

對高校科研檔案管理系統進行云架構，就是要以硬件設施、云管理平臺和科研檔案管理系統為基礎，將校園網內的服務器進行整合[3]，構成一個數據處理中心，使校園網內的基礎硬件得到擴充，提高物理資源的可用性，為用戶提供多元化的需求信息。通過對硬件資源的虛擬化以及對云計算平臺的管理，使用戶通過獲取權限的方式得到相應的服務。因此，引入分布式計算和虛擬技術，按照物理層、管理層和用戶層架構高校科研檔案管理系統，將科研檔案信息管理機制向云管理方向轉變。

2.2 建立合理的中間數據庫

中間數據庫的建立是為了保證在科研檔案管理的過程中，與檔案管理系統數據的統一性。不同的系統建立的數據類型不同，數據庫模式也不相同。將日常的科研檔案管理系統的數據與檔案管理系統中的數據統一起來，就能夠實現用戶對科研檔案數據存儲和讀取的高效性。在建立中間數據庫時，首先要充分考慮科研檔案管理系統和高校檔案管理系統中的兼容性，使兩個系統中涉及到的數據庫盡量保持統一。其次，由于高校檔案系統對歸檔數據的要求更加規范且更加嚴格，在建立科研檔案數據庫時也要考慮到相關數據的擴展性，也就是說，在對科研檔案管理初期就要做好基礎數據的建立工作。

2.3 整合科研檔案數字信息資源

將云計算技術引入到高校科研檔案管理的最終目的，是要實現對檔案信息管理過程中的共享，以云為框架，整合硬件基礎資源，在建立中間數據庫的同時，還要對數字信息進行整合，這個過程需要充分考慮用戶的便捷性和需求性，同時調整云框架中不符合用戶操作便捷條件的部分。科研檔案的數字信息資源需要在一定權限下得到共享，這一點也是在整合科研檔案信息資源過程中必需考慮到的節點，即在對科研檔案進行管理的過程中，檔案管理人員可以查閱及管理其權限下的數據。在云計算過程中，將科研檔案信息資源集中起來，按照檔案管理標準對數據資源建立檢索機制，從而靈活調配存儲在云服務器中的相關資源，將用戶所需數據查調出來。

2.4 制定統一的基于云計算的科研檔案管理標準

以檔案管理制度作為導向和基礎，制定管理科研檔案信息的標準，使之從數據的有效性、統一性、信息詳實性、數據管理周期和數據屬性等方面，均與檔案管理規范相一致，避免管理角度的重復工作，也避免數據角度的混亂。在云計算的背景下，制定統一的科研檔案管理標準，可以解決科研檔案在電子化進程中一次歸檔即為終身歸檔的問題，也會使紙質歸檔材料得到很好的保護。

3 云計算技術將對高校科研檔案管理模式產生的影響

云計算技術將對高校科研檔案管理模式產生長遠的影響，它將會促進高校科研檔案管理質量的提升，主要表現在以下幾個方面[4]。

3.1 可以實現科研檔案資源的共享。

云計算的產物“云空間”是一個可以為廣大用戶提供超大存儲空間的平臺，利用這個平臺，可以通過制定訪問權限的形式，實現高校檔案館和科研管理部門以及科研教師之間的資源共享，將會極大地滿足用戶對檔案信息的查閱需求。

3.2 可以方便用戶對所需科研檔案的查閱

與傳統的科研檔案管理載體相對比，電子資源可以完全替代紙質資源，信息化時代可以完全實現以電子載體作為科研檔案管理的主體。云存儲技術的發展，可以將電子載體根據需要存放在相應的服務器端，用戶可以根據需要，憑借訪問權限，不受時間、地點或設備條件的影響，方便、快捷地按需查看科研檔案。

3.3 可以降低科研檔案信息化過程中的資源浪費

云計算技術的出現，使載體類型和存取方式發生了改變，避免了傳統紙質檔案由于查閱引起的損壞或丟失的情況出現，延長了科研檔案備份的周期。同時，云存儲的媒介是服務器集群，在對數據進行運算和處理的過程中，即便某臺服務器出現故障，云計算技術也會將數據分離，在短時間內快速的將存儲數據備份到其他服務器中，從而降低數據丟失的風險。

4 結 語

雖然云計算所屬領域的研究及應用仍然處于一個起步階段，并且其涉及到的技術、數據集成、存儲規范等問題還需進一步研究，尤其是為云計算提供數據的集成服務器，在面向用戶時還涉及到數據所屬版權和安全問題都有待解決。但云計算在信息管理領域已凸顯出它的優勢，其高可靠性和低成本的特點，一定會給高校科研檔案管理工作帶來較大的變革，進而促進高校信息化邁上一個新臺階，它為高校科研信息化指出了新的方向，對提高高校科研檔案管理水平具有促進作用。

參考文獻

[1]鄒華.基于云計算的高校信息管理系統的設計研究[J].網絡安全技術與應用，2015（2）：121-124.

[2]張兆基.云計算技術在高校教學檔案管理工作中的應用[J].蘭臺世界，2014（11）：31-32.

[3]余紅光.基于云計算在高校檔案信息化管理中的應用[J].黑龍江檔案，2014（5）：75.

[4]牛捍霞.“云計算”在檔案管理中的優勢[J].蘭臺世界，2014（8）：90-91.