淺析高職教學(xué)秘書(shū)的工作

教學(xué)管理工作是高校教學(xué)的重心，我院采取的是由教務(wù)處牽頭、系部對(duì)教學(xué)質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督與管理。因此，各系的教學(xué)秘書(shū)就直接參與了教學(xué)的組織和安排。教學(xué)秘書(shū)作為高職教學(xué)的基層管理人員，是教學(xué)管理活動(dòng)的實(shí)踐者、服務(wù)者和信息反饋者，在教務(wù)處與系部、系部與系部、系部與各職能部門(mén)之間起著銜接作用。

筆者擔(dān)任系部教學(xué)秘書(shū)一職已有4年，在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)教學(xué)秘書(shū)的工作存在著一些問(wèn)題，仍有較大的改善空間。因此筆者根據(jù)自己的切身體會(huì)，對(duì)二級(jí)管理體制下教學(xué)秘書(shū)的工作進(jìn)行簡(jiǎn)單地分析。

一、教學(xué)秘書(shū)的工作職責(zé)

教學(xué)秘書(shū)不僅要負(fù)責(zé)系部的教學(xué)管理工作、處理好學(xué)院與系部相關(guān)的日常事務(wù)及協(xié)調(diào)部門(mén)關(guān)系，還要做好系主任的助手，在教務(wù)處、系主任、教師與學(xué)生之間傳遞和溝通信息，保證系部教學(xué)正常運(yùn)行的基礎(chǔ)。

1.服務(wù)管理工作

高職教學(xué)秘書(shū)在管理工作中負(fù)責(zé)組織、協(xié)調(diào)和落實(shí)各項(xiàng)工作，貫穿于學(xué)院和系部教學(xué)活動(dòng)的全過(guò)程。例如，課表安排、教師調(diào)停課的處理、教師課時(shí)量的計(jì)算、考試安排、學(xué)生選課、等級(jí)考試的報(bào)考、畢業(yè)生畢業(yè)資格審查、各教學(xué)資料的統(tǒng)計(jì)與匯總等常規(guī)性工作都需要及時(shí)準(zhǔn)確地通知到教師、輔導(dǎo)員和學(xué)生，使教學(xué)秩序正常運(yùn)轉(zhuǎn)。

教學(xué)秘書(shū)需要經(jīng)常向任課教師和學(xué)生了解教學(xué)情況，通過(guò)雙方的反饋信息，及時(shí)掌握到教師在教學(xué)中和學(xué)生在學(xué)習(xí)中存在的問(wèn)題，便于協(xié)助系部領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)質(zhì)量分析，以達(dá)到提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)水平。

教學(xué)秘書(shū)的工作服務(wù)教學(xué)、服務(wù)教師、服務(wù)學(xué)生，既要協(xié)同管理常規(guī)教學(xué)工作，又要處理教學(xué)、行政方面的有關(guān)事務(wù)，還要處理好有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、各職能部門(mén)臨時(shí)交辦的任務(wù)。

2.檔案管理工作

教學(xué)檔案的歸檔，尤其是教學(xué)資料，如課程的教學(xué)手冊(cè)（教學(xué)任務(wù)書(shū)、學(xué)生點(diǎn)名冊(cè)、教學(xué)授課計(jì)劃、教案、期中教學(xué)自查表、課程總結(jié)）、課程教學(xué)大綱、班級(jí)課表、教師課表，學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)、教務(wù)處人員可以根據(jù)上述信息，去旁聽(tīng)任一位教師的上課情況，或檢查相應(yīng)教學(xué)資料的完成情況，通過(guò)這些提出意見(jiàn)或是建議，都有助于提高教學(xué)質(zhì)量、改進(jìn)教學(xué)工作的，這也是迎接學(xué)院評(píng)估的重要材料。

期末檢查時(shí)，教務(wù)處或系部可以依據(jù)課程試卷、課程考核方案、課程考核作品、成績(jī)登記表、試卷分析報(bào)告等一系列材料，來(lái)了解課程的教學(xué)情況與學(xué)生的成績(jī)情況。

二、教學(xué)秘書(shū)工作的現(xiàn)狀分析

1.培訓(xùn)少且隊(duì)伍不穩(wěn)定

高職教學(xué)秘書(shū)終日忙忙碌碌、事務(wù)瑣碎繁雜，很少有機(jī)會(huì)出去參加學(xué)習(xí)、各種教學(xué)培訓(xùn)或是相應(yīng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。長(zhǎng)期以后，很多高職院校對(duì)教學(xué)秘書(shū)人員都是重使用、輕培養(yǎng)，培訓(xùn)學(xué)習(xí)、交流進(jìn)修的機(jī)會(huì)很少，從而導(dǎo)致其知識(shí)更新嚴(yán)重不足，現(xiàn)代信息意識(shí)薄弱。

另外，教學(xué)秘書(shū)工作隊(duì)伍的組建與建設(shè)比較落后，一是教學(xué)秘書(shū)的待遇低，導(dǎo)致穩(wěn)定性差；二是教學(xué)秘書(shū)在工作中往往身兼多職，有時(shí)影響到了教學(xué)管理和服務(wù)工作；三是教學(xué)秘書(shū)的個(gè)人職業(yè)發(fā)展路徑不清晰，職業(yè)發(fā)展空間過(guò)窄，在行政職務(wù)晉升和專(zhuān)業(yè)技術(shù)職務(wù)晉升方面困難較大。上述情況會(huì)使教學(xué)秘書(shū)們的心理出現(xiàn)失衡等現(xiàn)象，影響工作質(zhì)量。

2.科研基礎(chǔ)薄弱，職稱(chēng)評(píng)定困難

與專(zhuān)業(yè)負(fù)責(zé)人、任課教師相比，高職教學(xué)秘書(shū)們參與科研的機(jī)會(huì)較少、上課的機(jī)會(huì)也較小，就算擁有了上課的機(jī)會(huì)，但用于評(píng)定職稱(chēng)的學(xué)時(shí)數(shù)少，同時(shí)職稱(chēng)評(píng)定也必須要有科研項(xiàng)目。另外，就算是評(píng)職稱(chēng)，也不一定按照教師的職稱(chēng)來(lái)進(jìn)行評(píng)定，這也嚴(yán)重制約了職業(yè)發(fā)展，影響了積極性。

3.責(zé)任重大，易造成職業(yè)倦怠

高職教學(xué)秘書(shū)的工作任務(wù)重、責(zé)任大，處理不好都有可能發(fā)生教學(xué)事故，甚至影響到教學(xué)工作的正常開(kāi)展，有時(shí)付出的勞動(dòng)卻得不到理解與尊重。又加上工作的重復(fù)性，很容易出現(xiàn)職業(yè)倦怠感，從而導(dǎo)致工作積極性不高，思想壓力大，精神負(fù)擔(dān)重，缺乏職業(yè)發(fā)展的進(jìn)取心和責(zé)任感。

三、教學(xué)秘書(shū)工作現(xiàn)狀的解決策略

高職教學(xué)管理在二級(jí)管理體制的建立和運(yùn)作中，教學(xué)秘書(shū)的崗位日漸重要，它要求教學(xué)秘書(shū)們要有較強(qiáng)的責(zé)任心和嚴(yán)謹(jǐn)、細(xì)致、認(rèn)真的工作態(tài)度，有效地組織教學(xué)工作。分別從以下三個(gè)方面的策略來(lái)對(duì)教學(xué)秘書(shū)的工作現(xiàn)狀進(jìn)行解決。

1.激發(fā)工作積極性和主動(dòng)性

學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)充分肯定與認(rèn)可教學(xué)秘書(shū)的工作和業(yè)績(jī)，對(duì)于突出者給予相應(yīng)的精神鼓勵(lì)或物質(zhì)獎(jiǎng)勵(lì)，這樣不僅僅可以充分調(diào)動(dòng)教學(xué)秘書(shū)們的工作積極性，激發(fā)工作熱情，還能讓每一位教學(xué)秘書(shū)都能感覺(jué)到有良好的發(fā)展前途與方向，增加做好本職工作的信心。

2.加強(qiáng)隊(duì)伍的建設(shè)， 充分發(fā)揮管理職能

學(xué)院應(yīng)該把教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍建設(shè)納入到的師資培養(yǎng)計(jì)劃中去，明確教學(xué)秘書(shū)的職務(wù)序列，不管是納入專(zhuān)職教師、還是納入科研人員，都應(yīng)從制度安排上建立適合教學(xué)秘書(shū)的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。同時(shí)，學(xué)院可以改善教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍的專(zhuān)業(yè)知識(shí)結(jié)構(gòu)，鼓勵(lì)業(yè)務(wù)能力強(qiáng)、敢于開(kāi)拓創(chuàng)新、愛(ài)崗敬業(yè)的優(yōu)秀青年人才投身到教學(xué)秘書(shū)隊(duì)伍中來(lái)。

另外，增加教學(xué)秘書(shū)的學(xué)習(xí)機(jī)會(huì)也應(yīng)該作為高職教育管理水平提升的重要舉措。高職教育中不僅要提升教師水平、硬件水平，還應(yīng)該積極的提升教學(xué)秘書(shū)的管理水平。高職教學(xué)秘書(shū)作為教學(xué)管理隊(duì)伍中的中堅(jiān)力量，應(yīng)該多通過(guò)培訓(xùn)、進(jìn)修、實(shí)踐研討等，來(lái)更新現(xiàn)代管理理念，以教學(xué)管理研究帶動(dòng)教學(xué)管理工作。

3.制定工作職責(zé)，明確工作范圍

學(xué)院應(yīng)該制定高職教學(xué)秘書(shū)的相關(guān)工作職責(zé)，明確的工作職責(zé)范圍及工作細(xì)則可以幫助教學(xué)秘書(shū)們做好每一階段的工作，既有利于學(xué)院教學(xué)管理工作的規(guī)范化，有能夠彌補(bǔ)教學(xué)秘書(shū)更換崗位給系部教學(xué)工作帶來(lái)的不便。

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（作者單位：四川長(zhǎng)江職業(yè)學(xué)院）