新形勢下教學秘書的新要求芻議

【摘要】：本文先對教學秘書應具備的各種能力進行闡述，再強調教學秘書必須滿足高職發展新形勢的要求，即在基本面上不斷地完善自己，追求符合新形勢下的新要求，才能更好地在高職教學管理工作中做出貢獻。

【關鍵詞】：教學秘書 新形勢 新要求

近年來，隨著我國高等教育由精英化向大眾化的轉變，高職教育也得到了迅猛發展。如何提高教學質量，培養出目前形勢下市場所需的高素質職業人才，成了各大高職院校的時代使命。提高教學質量是高職院校賴以生存的生命線，而教學管理是保障教學質量的重要環節之一，擁有一支高素質，高效率的教學管理隊伍也是必不可少的。在知識爆炸，信息量激增的新時期，教學秘書沿用老的工作思路和工作方法，已經不能適應全新發展的教育需要，為跟上時代腳步，適應新的發展形勢，更好地做好高職教學管理工作，教學秘書除了具備一般秘書工作需要的基本技能以外，還必須在新形勢下應具備的具備良好的思想素質、熟練的專業知識和快速的反應能力。

一、教學秘書的原有工作及工作性質

（一）服務保障功能。管理即是服務，教學秘書從事的是教學行政管理，是對教學計劃實施過程中的常規管理，包括教學運行管理、教學例行管理和教學檔案管理，它的主要目的是維持正常的教學秩序。教學秘書從開學初直至期末，緊緊圍繞為教學服務、為師生服務這一中心環節，負責處理具體的教學事務，保證教學活動的開展。

（二）組織協調功能。組織各學院（系、部）落實各項教學工作，如教材征訂、教學計劃的落實、期末考試工作、畢業生的畢業資格審查等，都由教學秘書組織完成。同時，由于教學管理的許多活動呈現縱橫交錯的網絡關系，教學任務的完成是由許多部門共同完成的，教學秘書協調著教務處、各學院（系、部）、教研室、教師、學生之間的各種關系，起著承上啟下、合理統籌的作用。

（三）檢查監督功能。教學秘書是聯結“教”與“學”的紐帶，經常要深入課堂了解教師的教學情學生的學習情況，檢查監督教學環節的落實情況，發現問題，及時處理，以保證教學質量和提高教學效果。

（四）咨詢反饋功能。教學秘書還承擔著向師生員工宣傳學校或上級主管部門制定的各種規章制度，把教學管理文件傳達給師生，并主動征求和聽取他們的意見和建議，及時反饋給院（系、部）領導或教學主管部門，做好上情下達、下情上呈的協調溝通工作。

二、對教學秘書的新要求

（一）具備良好的專業素質

教學秘書的工作是事務性工作，但不是任何人都能夠承擔。由于其工作既是領導教學事務的助手又是參謀的角色定位，決定了教學秘書必須具備教學專業方面的知識。作為新時期的教學秘書，應牢牢把握時代的脈搏，不斷更新知識，完善知識結構，除接受正規、系統的秘書教育或專業培訓外，還應虛心學習專業知識，對所管理的各專業方向的課程內容及彼此的關系應有清楚的了解，不斷適應新形勢發展的需要，提供高質量的綜合服務。

（二）輔助決策能力。教學秘書的工作性質，決定了教學秘書應以提高教學管理質量為己任，以教學工作為軸心，化消極為主動，客觀、適時地反映教學活動中存在的問題。在實際的教學管理過程中，為了協助領導科學決策，教學秘書應善于開動腦筋，善于思考，注意搜集資料，制定完整的工作計劃，整理基本數據，為領導決策提供準備及時的客觀依據，同時就一些熱點問題提出自己的觀點和看法，與領導默契配合，給領導出謀劃策，不折不扣執行領導正確決策。現代教學中特別強調教學方法改革，要求加強對學生創新精神和創造能力的培養，改革“灌輸式”和過分偏重講授的教學方法，實施啟發式、討論式、研究式的教學方法。因此必須有針對性地對這些關鍵問題進行調研，把全心全意為人民服務和獨立思考問題有機結合起來，要有創新意識。要善于透過現象抓住事物的本質，這樣才能準確地預測事物變化的趨勢，從而協助領導做出科學的決策并付諸實施。

（三）具備信息的篩選、轉化和整合能力。現代教學管理工作中有很多需要用電子文檔處理的信息，教學秘書必須具備信息篩選、轉化和整合能力。教學秘書應熟練運用電腦、復印機、掃描儀、傳真機等現代化辦公手段，借助網絡等媒體，搞好文字的編輯、信息收集、數據處理和資料統計等工作，建立完備的電子檔案管理。

（四）信息處理能力。所謂信息處理是指基于一定目的，對所收集的信息以一定的方法（算法）處理后，能得到隱含在信息中有意義的內容（信息）。現代教學秘書在信息處理中，首先應明確信息處理的目的，對收集到的信息進行分析，分清主次及輕重緩急。判斷出哪件先處理哪件后處理，及時利用恰當的方式、多種途徑（如電話、傳真、E—mail、手機短信等多渠道方式來收發文件），選擇最有效、最快捷的手段處理手里的工作，做到處理一件了結一件，絕不積壓。

（五）檔案管理能力。教學檔案是貫穿于教學過程的始終，在日常管理工作中和教學活動中直接形成的具有保存價值的文字、圖表和聲像等材料，它真實地記錄了學院教學史，是教師教學工作內容、方法和效果等方面的真實反映，也是教師和學生教學狀況的原始記錄。建立科學、準確、齊全的教學檔案是教學秘書必須做好的工作。首先，要對工作內容進行分類，將日常的教學文件和教學計劃、專業設置、畢業生數據的統計、學位授與情況、教學任務書、教學內容（教材、教案）、調停課通知書、工作日歷、優秀教師表彰名單、教師各類獲獎證書等等作好定期整理、充實、歸類與編號，以便查找。其次，對有關突發信息的匯報材料及領導的批復、教學過程中出現的新情況所作的調查記錄及領導的批復等文件做好分類整理存檔工作。

（六）規范正確的表達能力。表達能力包括書面和口頭表達能力。書面表達能力方面，重視培養規范的書面表達方式。傳統型教學秘書只是起到記錄員或是錄音的功能，只能對領導頭指示進行記錄和復制，較少進行文字處理，常常出現語句重復多、重點不突出、格式不正確等問題。這顯然不能滿足領導的要求。要使文書規范，提高書面表達能力，現代教學秘書必須加強文書處理和文化知識方面的學習，力求行文流暢，格式正確。口頭表達能力方面，重視培養自己用普通話進行口頭交流的習慣非常重要。

（七）具有較強的綜合能力。教學秘書工作的廣泛性特點，決定了其不可能像領導一樣全面地駕馭某方面的人和事，但如果工作需要時就必須能夠獨擋一面。因此，教學秘書必須保持強烈的上進心，具備全面合理的知識結構，不斷從各類知識中汲取營養，具備較強的綜合協調能力，在工作過程中不斷增長才干，才能領導及教師提供優質高效的服務，更好地適應形勢發展的需要。

（八）不斷學習相關理論，更新教育思想觀念，結合工作實際，開展教學管理研究，提高創新和開創能力。在日益競爭的社會中，只有不斷創新，高校以及所屬系（專業）才能在競爭的環境中生存和發展。作為系領導助手和參謀的教學秘書，應該具有創新和開拓的能力。除了對有關信息材料分類整理，向系領導匯報外，還應綜合分析，形成自己的思想和見解，為領導提供教學、管理的新建議。從而有效地獲取最新的發展信息給領導的決策提供科學的依據。總之，高等教育的發展，要求高校各教學單位及教學管理人員之間協調配合，做好這項工作，對于高校系、處、所領導順利開展工作有積極的促進作用。在這個過程中，教學秘書的橋梁和中介作用非常

總之， 教學秘書工作在高職教學管理中具有無可替代的作用，其工作質量影響整個教學管理體系的展開，目前工作中存在的問題主要還是觀念和認識上的問題，這些問題不解決，會成為整個教學管理工作中的瓶頸，最終會影響人才的培養。要解決這些問題，學院各級領導必須重視，在選用、培訓等方面給予足夠的關注，并在完善相關制度的同時，解決他們的切身利益問題， 充分調動他們的工作積極性。 作為教學秘書自身，要不斷加強學習，努力提高自己的能力，符合新形勢下的新要求。