保險公司分支機構財務內部控制措施探討

文/李蔚

?

保險公司分支機構財務內部控制措施探討

文/李蔚

財務內部控制是保險公司內控的重點領域，本文結合保險行業特點，從財務管理、零現金、財務集中化、應收賬款四個方面探討保險公司分支機構的財務內部控制措施。

保險公司；分支機構；財務內控措施

改革開放30年來，中國保險業市場日漸成熟，多家保險公司獲準籌建，保險公司內部分支機構也在全國迅速鋪設。隨著機構規模壯大、保險業務收入增長，保險公司對企業內控管理水平提出了更高的要求。提高分支機構的財務風險防范能力和合規經營水平已成為保險企業重點關注對象。下面將探討分支機構財務內部控制措施。

一、財務管理控制

（一）建立財務業務流程圖。完善的流程圖將有效指導工作，預防風險。流程圖主要規范分支公司財務部、財務負責人、公司管理層的職能、職責，規范分支公司財務部內部與第三方（主管稅務機關、財務報表使用者、信息技術部）在財務管理、核算管理、預算管理、系統管理的職責分工。

（二）建立財務風險矩陣，進行體系化風險管理。分支公司財務部根據矩陣結果進行風險管控，風險矩陣是前置性、梳理性、系統性風險管控；風險矩陣可包含：可能的風險點、控制制度、控制措施、控制是否充足、控制執行部門和崗位、控制存在的證明性文件、預防性控制或檢查性控制、控制行為出現的頻率（月度、季度或年度等）等。

（三）建立財務組織構架及工作職責。財務組織結構是對財務功能規劃的向導，科學的組織架構可以避免不必要的財務損失。在工作職責方面建立崗位職責說明書，明確財務各崗位職責、基本目標、職責權限、任職要求（教育要求、經驗要求、技能要求、培訓要求）、工作聯系（匯報對象、督導對象、內外部聯系部門）。在操作上關注不兼容崗位相分離、加強重要財務崗位入司前職業道德審查、做好財務人員離司交接。

（四）制定分支公司財務審批授權管理辦法。通過授權審批辦法約束分支機構費用審批權限，規范審批流程，實現機構的權責統一。

二、零現金控制

在保險公司涉及資金的一是保費、二是管理費用，在歷年的保險公司的稽查案件中，不乏有挪用保費、侵占費用的案件發生。在總分支資金案件中分支公司占比90%以上，因此對分支機構實行零現金管理是保險公司內控的首要武器。零現金管理是指不允許現金結算，充分利用銀行轉賬功能及第三方支付（如通聯支付）功能實現實現客戶賬戶與總公司賬戶直接對接。

（一）業務類資金零現金管理。業務收付費零現金管理是指取消營銷員、保險中介機構（銀行除外）代收代領現金，充分采用銀行轉賬完成保險費繳納以及退保金等各類款項的領取。這能有效避免保費被侵占挪用、賠付款被冒領、賬戶資金往來不清晰等資金風險。對業務類資金零現金，保險公司需要做到：1.個險、團險、銀保各渠道資金通過轉賬處理，分別由客戶賬戶、中介對公賬戶、銀行保費歸集賬戶直接到公司賬戶，對各分支機構進行轉賬率考核；2. POS機刷卡視同現金結算，需全面取締。這可避免POS機收費不易管理局面，保證客戶利益及公司利益不受侵害；3.取締現金繳款單，取消現金繳款單首先利于公司銀行賬戶管理，另外攔截了不法分子代為投保謀取不法利益路徑。

（二）經營類資金零現金管理。為防范套取費用、私建小金庫、資金賬外循環等不良現象發生，在經營類資金零現金方面可采取以下措施：1.所有報銷款轉賬支付，小額費用可對員工賬戶支付，大額費用必須直接轉賬到供應商；2.通過系統升級等方式減少收取現金事項。例如保險公司收取新業務員押金、培訓費，此類資金金額大且經常發生，公司可通過升級改造資金系統，通過報盤方式從業務員賬戶扣劃；3.取消公司實物收款收據，實行財務系統內打印電子收款收據。電子收款收據會在系統內自動制證，確保了現金與賬目必須一致，避免收款后認為不入賬造成，挪用風險，從源頭解決收據管理風險。另外如果員工還款可系統內打印收款收據作為還款證明；4.取消現金支票，對已有的現金支票到銀行回銷。

三、財務集中化控制

保險公司機構遍及全國，集中管理是實現財務內部控制的有效手段，集中化可以實現風險控制、標準統一、更高的效率、更好的服務、更低的成本目的。在集中程度上可以從省級集中過渡到全國大集中。建議從以下事項推進集中工作：

（一）核算集中管理

保險公司分支公司財務核算主要涉及費用報銷與總賬處理。隨著會計電算化的發展，保險公司分支機構核算可以全部集中到總公司后援作業中心。集中核算可從以下方面規避風險：1.集中核算利于與會計法律法規和國家會計準則制度相統一，避免因全國財務人員專業技能差異導致核算科目錯誤。核算錯誤將影響財務報表質量，影響董事會等報告使用者參考使用。同時核算錯誤會影響應納稅額的計算從而影響稅款繳納，帶來不必要的稅務處罰風險；2.集中核算利于強制對發票真偽驗證，規范發票抬頭、開票事項、金額，發票清單等，避免不合規發票入賬。不合規發票列支費用稅前不能扣除，會造成企業稅務成本增加，集中核算則可有效控制此情況。3.集中核算利于核算附件規范要求，如對列支宣傳費、會議費的事項有嚴格的附件要求，在集中作業后，如果附件不全，則不予審核通過，避免了附件不全風險。4.財務集中后費用報銷采取領導電子簽名審批，進入系統需要輸入密碼，避免出現模仿領導簽字虛報費用現象發生。

（二）印章集中管理

財務使用的印章有財務專用章、法人章、發票專用章。1.財務專用章是法定印章，對外具有法律效力，利用財務專用章侵害保險公司及客戶利益的事件時有發生，但由于財務章使用頻繁，建議將此章省級集中，即中支財務專用章集中到分公司，指定專人保管，設立印章保管責任書，規范財務章使用范圍，實行印章使用申請制度，做好印章使用登記，保管在保險柜；2.法人章一般結合公司的公章或財務專用章使用，如銀行開戶，建議對中支的法人章也集中到分公司管理，指定專人保管，但是不相容崗位要相分離，即法人章保管人與財務專用章保管人不能是同一人。3.發票專用章主要蓋在發票上，分支公司發票由分公司集中打印，發票專用章由分公司稅務會計統一保管。

（三）稅務集中管理

1.對保險業增值稅專用發票實行省級公司集中管理、集中認證。保險公司均擁有龐多分支機構，保險業務交易頻繁，通過集中管控方式實現生產系統與稅務系統的有效銜接，實現增值稅發票的在線開具功能，不但滿足正常經營需求，還能有效避免發票管理風險。2.企業所得稅年度匯算清繳由上級財務部集中審核通過后申報備案。分支公司雖然不在當地繳納企業所得稅款，但是需要在當地國稅局備案，如果備案數據有誤將會被面臨處罰風險。因此對企業所得稅清繳報表需逐級由中支到分公司到總公司上報審核，對基礎數據及調整事項數據審核通過后才能在當地國稅上報，在這過程中上級財務部需發揮指導與審核職能。

四、應收賬款控制

保險公司涉及的應收賬款主要包含：應收保費、應收利息、其他應收款（如銀保通保費、航意險保費、通聯支付、預繳稅金、備用金），應收賬款將直接影響公司現金流，長期可能會影響公司利潤。因此需加大管理，建議做法如下：1.管理應收報表，對應收款項進行賬齡分析，對業務單位公示分析結果，警醒業務單位辦理；2.對應收賬款定期清理，超三年以上應收賬款視情況進行核銷，建立應收賬款獎懲機制；3.對系統原因造成的應收賬款，需加強系統改造升級，確保財務數據的清晰準確，提高會計信息質量；4.對應收賬款在年末做好函證工作，保持往來清晰，避免壞賬。

五、結束語

中國保險業自2016年正式實施風險導向償付能力體系（簡稱“償二代”）。在償二代下，資本金與風險管控掛鉤，當保險公司受到監管處罰或監管評級降低時，必須增加資本金，導致企業增添資金成本、增加資金風險。因此新環境下保險公司必將轉型升級，將風險防范放在更加突出的位置，做到合規經營，警鐘長鳴。加強保險公司的分支機構財務內部控制，將為公司穩健經營保駕護航，為公司平穩健康發展堅固根基，為公司創造價值。

［1］高級會計實務，財政部會計資格評價中心，2016，3.

［2］企業內部控制［M］.高等教育出版社，2008，1.

［3］財務管理學［M］.人民大學出版社，2010，3（第五版）.

（作者單位：合眾人壽保險股份有限公司安徽分公司）

上接（第247頁）和責任人的工作分工及崗位配置情況。

3. 監督機制建設評價

內控小組內部權力監督情況、內控小組對單位內部其他部門監督權責履行情況。同時，針對不相容崗位設置及職責分離控制有關內容進行評價內容設定及操作。

4.具體制度建設評價

首先要確定預算管理、收支管理、政府采購管理、資產管理、項目管理、合同管理、決策機制制度等配套制度的建設的具體情況，并從科學性、合理性、可操作性及未來的發展可能性等多個方面綜合評價其是否具有有效性。

5. 信息體系構建及運轉

在信息體系構建及運轉的評價方面，包括幾個方面內容。第一，單位內部網絡建設是否完備。第二，部門間信息傳遞端口是否統一規范。第三，信息傳遞是否具有周期性與規范性。第四，部門間信息是否具有共享性與互動性。第五，單位內部網絡賬戶安全性是否達到國家要求，訪問權限設置是否符合管理規范。

6.業務層面評價內容制定

業務層面的評價對于整個事業單位內部控制有效性具有非常重要的實際意義，業務層如果缺乏有效性，那么內部控制的制度建設再科學規范也無法將有效性體現出來。在業務層面的評價內容制定上，應根據各個制度的不同特點分別進行操作。第一，在預算管理的操作上，要重視預算具體執行情況、預算指標下達情況、預算執行差異率數據。第二，在收支管理操作上，要加強歸口管理及票據控制評價力度，加強收入與支出雙渠道管理規范化評價，加強舉債行為的民主化水平評價，以及對賬行為的合理性與科學性評價。第三，采購環節操作有效性評價主要包括采購行為合規情況評價、有關政策（如政府采購）落實情況評價、具體采購活動中變更情況的規范性與合理性評價。第四，資產管理有效性評價，要加強盤點、跟蹤管理、定期核查等工作內容落實程度的考核評價。同時，要加強資產在采購、運輸、管理、使用、報廢回收等環節上的合規性評價。第五，在建項目有效性評價，要重視項目內容及變更的合規性評價、工程決算及資產交付合規性評價，最重要的是要進行建設項目超概算率合規性評價。第六，在合同管理評價方面，要重視合同訂立及歸口管理、合同履行及操作規范兩方面的及時有效評價。

（三）監督約束配套機制建設

針對內部控制有效性評價體系建設，我們還應該重視配套的監督約束機制建設，如內部審計、外部監督環境打造等，強化工作隊伍、內部部門、評價隊伍及管理層級等各方面的行為自律及管控力度，確保內部控制有效性評價的規范與科學。外部監督環境打造，要聯合社會媒體力量，加強大眾在監督權履行方面的主動性與自主意識，為單位內部控制規范化推進保駕護航。

參考文獻：

［1］高平達.事業單位內部控制評價模式淺析［J］.會計研究，2015，8.

［2］錢曹平.行政事業單位內部控制評價研究［J］.現代商業，2016，2.

［3］劉興沛.事業單位內部控制評價探討［J］.財務與金融，2015，11.

（作者單位：內蒙古自治區第二林業監測規劃院）