檔案不可能形成在前

嚴永官

摘 ?要： “檔案形成在前”觀在論述過程中將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆、將“記憶”與“記錄”混為一談、分析問題的方法片面而孤立。不管是從人們認識的角度，還是從人們社會活動的目的性，抑或是從概念產生的順序來看，檔案都不可能形成在前。

關鍵詞：檔案;形成;研究

自劉東斌先生在《檔案管理》2007年第2期上發表了近萬字的長篇文章《論檔案形成在前》（以下簡稱“劉文”）以來，對這一觀點的討論從未間斷。在再次拜讀原文和若干商榷文章之后，突然產生了如下想法：一是確定“文件”和“檔案”到底哪個形成在前的實際意義何在？二是在同一時段內，我們還有可能將在實踐上已經視為一體保管的事物割裂為“文件”與“檔案”嗎？三是“文件”和“檔案”作為兩個基本概念，難道它們在產生乃至指導實踐的過程中就不會有“人為”的因素摻雜嗎？四是因為“檔案”的概念形成在前，就能認為是“檔案形成在前”嗎？為此，筆者特撰寫此文與“劉文”商榷。

1 ?論述過程不合規范

按照常理來說，劉先生既以《論檔案形成在前》作為論文的題目，無疑這就是本文的論點。那么提出論點之后，最為需要的就是圍繞這一論點，采用諸多的論據并經過作者合乎邏輯的論述，待到水到渠成時論點自然出現，這就不但使其論點得到了確立，還能毋庸置疑。

然而，綜觀劉先生的論述思路則往往是首先提出一些問題，如“劉文”就在擺出一些問題之后再從“檔案是記憶工具，所以形成在前”、“檔案之義形成在前，而文件之意產生在后”，從而得出結論：“檔案形成在前，是文件的前身，文件則是檔案的復制件”，再分析“把文件與檔案看成是‘前身與‘轉化關系的原因”及論述“檔案形成在前說對數字時代檔案管理的意義”。從而得出結論：“檔案一形成就是檔案，就該是最初的，根本不存在‘前身的問題。”“劉文”的論述方式正像鄭文、關素芳二位指出的一樣： “對于該觀點，筆者從文中并未看到系統嚴密的論證和闡述，而更多的是作者大量引用國內外學者對檔案記憶性或記憶工具特性和重要性的觀點及看法。”[1]

至于隨后在《檔案管理》2007年第3、第4期和2008年的第1、第2、第3、第4期上，從《檔案形成在前說對電子檔案管理的啟示》等6篇文章，給予讀者的感覺更是其在論述方式上有問題。每篇文章基本都是先羅列檔案學理論中的一些無法得到解決或解釋的問題，再拿出“檔案形成在前”這個論點給予解釋，于是問題就得到了解決。其實，這里既存在一個行文不合常理、沒有按照常規出牌的問題;又是在人們對“檔案形成在前”這一觀點尚未得到基本一致的認識之時，就只顧順著自己的思路將這個觀點作為解釋實踐中諸多現實問題的依據，這也未免太過于急切了一些。

2 ?將“概念”與其所指代的“事物”相互混淆

“劉文”在論述“檔案形成在前”觀的過程中主要涉及“文件”和“檔案”這兩個概念。“文件”和“檔案”是兩個書面的概念，各自都指代著具體的事物，它們之間既是有區別的，又是相互聯系和不可分割的。但“劉文”卻將“概念”與“事物”混為一談。

首先，我們來看概念。“概念（Idea，Notion，Concept）是反映對象的本質屬性的思維形式。人類在認識過程中，從感性認識上升到理性認識，把所感知的事物的共同本質特點抽象出來，加以概括，就成為概念。”[2]概念是一種人為確定的對于某一類事物的稱謂，以至讓人們一看見這個概念就知道其所對應的事物。由于概念是由人類“把所感知的事物的共同本質特點抽象出來，加以概括”而成的，所以人們在其命名過程中必定會摻雜入很多的人為因素，比如屬概念采用什么？種差又需要加入哪些？可以說沒有人為的因素，就無法產生具體的概念。就像伍振華、賈燕華二位說的一樣：“檔案事實上是從檔案材料轉化而成——形成實踐給檔案留下了實實在在的烙印。”[3]

“文件”和“檔案”是兩個經過相當長時期的歷史發展和無數理論研究者的努力而形成的兩個基本概念，它們本身就是人們認識過程的結晶。而劉先生卻在《信息時代：檔案形成在前說的理論意義》（刊于《檔案管理》2007年第4期）一文中指出：“不僅使檔案成了人們可以任意指定的東西，而且人為地造成了檔案概念的混亂。”難道在這兩個概念的產生乃至指導實踐的過程中就不會有“人為”的因素摻雜嗎？這種摻雜難道是可以避免或者說是不應該允許的嗎？據我國目前的研究認為，“檔案”一詞出自清代楊賓的《柳邊紀略》中的記載。從楊賓的論述可以看出，我國的造詞與造字一樣具有象形、會意、假借等多種方式。“檔案”一詞從“木”為始，以“木”而終，符合會意造字法則。既然是人們通過對工作實踐研究而產生的概念，所以人們把“文件”與“檔案”這兩個概念人為地認識為一個事物的不同階段，這是完全符合人的認識過程的。

其次，我們再來看具體事物。具體的事物是客觀的存在，不管這個事物是如何形成的。而人們對各類事物歸納的概念和所下的定義則完全是綜合考慮了各種有關原因后人為地組織并命名的。故此，筆者以為就“檔案”和“文件”而言，雖然它們在語義上是兩個不同的概念，但就其針對的具體事物而言，卻又是整體的、統一的。即在被人們認為是“文件”階段，其草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本都被認定為是“文件”的一個整體;而在人們出于以備日后查考需要而歸檔保存，成為語義上的“檔案”之后，這些草稿、修改稿、定稿和下發的正式文本則又是一個作為“檔案”的整體，且留下了檔案工作者在對其進行整理過程中留下的印記。

當然，作為“文件”和“檔案”這兩個概念所指代的具體事物的本身是無法也不應該摻入人為因素的，因為一旦摻入人為因素就會使其或脫離了“檔案”的“直接形成”“原始記錄”“備以查考”（有關檔案的本質屬性問題也是近年在《檔案管理》和《檔案界論壇》中討論熱烈的問題，本人將另文專論）等檔案的基本屬性;或是變成偽檔案，如我們在升級評審或創建衛生城區等評審中制作出來的有些所謂的文件，就不是真正意義上的檔案。

3 ?將“記憶”與“記錄”混為一談

“劉文”講：“也就是先有記憶活動后有其他活動，否則，其他活動將無法進行。……檔案作為記憶工具，就是為了滿足人類記憶備忘的要求而產生的，它的產生延伸了人腦信息的貯存記憶功能。”這里講的實際不是記憶，而是人們的認識或是意識。人類是先有認識后有實踐，然后由于為了留下這個實踐才需要記憶。

《辭海》對“記憶”的定義是：“人腦對經驗過的事物的識記、保持、再現或再認。”[4]“劉文”則誤把“記錄”當“記憶”，指出“檔案是記憶工具，所以形成在前”，這里劉先生要么錯把“記錄”當成了“記憶”、要么將“記錄”和“記憶”等同了起來。其實“記憶”和“記錄”的區別是顯而易見的，記錄是科學研究的基本方法之一;而“記憶”是人類心智活動的一種，屬于心理學或腦部科學的范疇。記憶代表著一個人對過去活動、感受、經驗的印象累積。

人們當時形成文件，只是為了某種必須多人開展的活動的需要，由此而形成的具體事物如各種草稿、初稿、定稿，直至正式下發給需要實施這一活動的人們的文件，都是為了人類行動能達到一致的目的。而這些材料自然就“記錄”著這一活動整個過程的相關內容。隨后因為要把所有已做的事情留待以后及至后人借鑒時，則需要通過“記憶”的方式來進行，于是乎就被通過各種方法保存了下來，這正是被今人稱為“檔案”的事物。

正是由于劉先生錯把“記錄”當成了“記憶”或是將“記錄”和“記憶”等同起來的原因，才會自然而然地得出先有“檔案”、后有“文件”即“檔案形成在前”的觀點。

4 ?分析問題的方法片面、孤立

“劉文”在論述中將事實上在同一階段為反映同一事物整體面貌的草稿、修改稿、定稿和正本，硬性地分割為“文件”與“檔案”，即前面部分為檔案，只有正本才是文件，且被“劉文”稱為“檔案的復制件”。基實，正像伍振華教授指出的一樣：“別忘了，定稿只是記錄運動中的一個片斷，而我們講某一檔案是歷史記錄時，至少通常對應的是對某一相對獨立完整的活動的相對獨立完整的記錄。”[5]明明是相互緊密聯系、不可割裂的內容，“劉文”卻硬要將其分做兩個內容，這也許就是“檔案形成在前”觀之所以能提出的關鍵所在。

讓我們來看具體事物的客觀情況到底如何。當人們出于某種認識需要而進行針對性的社會實踐時，便需要用于統一、指揮實踐行為的工具，包括這一事物產生過程中形成的草稿、修改稿、定稿等各種材料（其實“材料”也是今人給予的稱謂）和真正用于統一、指揮實踐行為的工具，即今人所稱的“文件正本”。此時這一整套反映這一事物整個過程的材料，今人就統稱為“文件”。由于人們的社會活動又是連續不斷以至永遠的，所以為了便于記錄和再現歷史，就需要一種記憶的工具。于是人們將這一整套材料經過必要的整理保存成為今人所稱的“檔案”。而此時的這一整套材料同樣又是不可分割的，其中的文件正本是檔案，而這個文件的草稿、修改稿、定稿則是其不可割裂的附件。

由此可見，被“劉文”稱為“檔案”的歷次稿本和“文件”正本是一個不可分割的整體。在文件正本發揮現行效用時，它是依賴于歷次稿本而存在的;同樣，歷次稿本是誰的呢？它們無疑是依附于文件正本的，即是某某文件的草稿、修改稿和定稿。兩者是無法分開而單獨存在的，因為一旦分開，那它們的價值就是不完整的，要么失去了證據價值，要么就無法具體實施。只是這一整套材料在不同的階段被人們賦予了不同的概念而已。

5 ?“檔案形成在前”觀之我見

首先，從人們的認識角度來看，檔案不可能形成在前。人們的一切社會活動都是人類認識的必然結果，即有了認識才會有行動。人們在進行某項活動的整個過程中，總會受人類認識的左右，如結繩、刻石、占卜等，其都是為了某種認識的實現。隨著人類社會的發展，凡需要群體參與方能完成的活動，為了達到認識的一致，便需要發出被后人歸納命名的“文件”，以統一人們的行動來實現共同的認識。而各種社會實踐活動在其過后又為了記憶或是以后參照，便要將這些東西留存下來，被今人稱為“檔案”。當然，這些檔案中的一部分是人為因素留存下來的，如多種歸檔保存下來的檔案;另一部分則是由自然因素留存下來的，如石刻等。

到了一定的時候，人們出于對某類具有共同屬性（如直接形成性、記錄性、記憶性、憑證性、查考性）的事物給予一個比較統一的名稱時，經過長期的摸索，到了清代便正式形成了“檔案”這一概念，即凡是直接形成的原始記錄，又需要為日后查考利用的材料，都統稱為檔案。這是人類對這一事物認識的發展。

其次，從人們社會活動的目的性上來看，檔案不可能形成在前。人類社會的一切活動都是有目的的，這一切活動的過程都是為了達到這一目的而進行的實踐。試以現代的科技檔案中的產品檔案為例，各種產品的設計圖紙都是為了生產出一種能夠滿足人們日常工作、生活需要的產品而設計的，這是活動的目的。而在設計過程中又需要經過不斷的試驗和修改，這就是過程。最終才能形成完全能夠達到目的的整套設計，才可以依照圖紙來成批生產。由于人類的生產是循環往復以至無窮，直到被該產品的升級換代所取代，這整套圖紙需要作為以后再次加工此類產品的依據而備以查考，于是就被作為“檔案”加以保存。

每一個具體的實踐過程都是為了目的的達到，是一個不可分割的有機組成部分。只有將圍繞其目的所形成的所有材料完整地保存，才能還原歷史過程，才能起到憑證作用。所以說“文件”和“檔案”只是同一事物在不同階段人們對其稱謂的不同，而根本不可能是“檔案形成在前”。

最后，從概念產生的順序看，也不能說明“檔案形成在前”。“劉文”認為，“從概念的產生時間順序上講，檔案之義形成在前，而文件之意產生在后”。按《大辭書·文化新聞出版卷》所載，“文件”是“組織或個人為履行法定職責或處理事務而制作的記錄有信息的一切材料。是人們記錄、固定、傳遞和儲存信息的一種工具。漢語中的‘文件一詞，初見于清末”。[6]又據現在的研究，“清末”一般系指1840年鴉片戰爭開始至1912年民國建立，而鄭觀應的生卒年份也為1842年至1922年。而“檔案”一詞則于現存清代檔案康熙十九年（1680年）的《起居注》中就已經出現。如此說來，“檔案”一詞的形成確實要早于“文件”一詞的形成約200年。

但問題是我們即使從概念產生的順序來看，也還是不能說明“檔案形成在前”的。因為“概念的產生時間順序”反映的是人們對這一事物的認識發展過程及這個概念所屬學科的發展情況和成熟程度，而并非指這一概念所指代的具體事物的產生時序。這就像檔案從起源到今天經過了幾千年的歷史，而“檔案”一詞使用的歷史卻并不久遠一樣。所有具體的事物從其存在起就是一成不變的客觀事實，至于對其在不同時期所被定義出不同的概念，則是人們對這一客觀事物產生的主觀認識不斷深化過程的反映。從“文件”（還包括其他一些難以被稱為文件的載體）到“檔案”也同樣只是人們認識的發展，并在具體事物上留存的人們在對其進行統一整理中形成的編號等一系列印記。

其實“檔案”與“文件”究竟哪個形成在前，這個問題的提出本身就是一個悖論，因為正像上面所說的，所謂的“檔案”與“文件”，其實就是反映某一具體事物的一組完整的材料，誰都無法，也不應離開誰而單獨成立。只是當這些材料在其現行效用期被人們稱為“文件”，而當其被人們出于備以查考等目的而歸檔保存起來后又被稱為“檔案”而已。

參考文獻：

[1] 鄭文、關素芳.對檔案是文件前身觀點的若干質疑[J].檔案管理，2007（3）.

[2] 好搜百科，http：//baike.haosou.com/doc/5408936-5646933.html. [EB/OL]2015-04-28.

[3] 伍振華，賈燕華.再論“備以查考性”是檔案的本質屬性[J].檔案管理，2008（3）.

[4]《辭海》[M].上海辭書出版社，1999.467.

[5] 伍振華，

http：//www.danganj.net/bbs/viewthread.php？tid=21096&extra=page%3D1&page=4. [EB/OL]

2009-07-27/2015-04-28.

[6]《大辭書·文化新聞出版卷》[M].上海辭書出版社，2013.267.

（作者單位：上海市奉賢區檔案館 ?來稿日期：2015-06-15）