檔案管理系統在圖書館管理中的應用設想

【摘要】2015年3月，李克強總理提出了國家要制定“互聯網+”行動規劃，2015年上半年“互聯網+”已經成為新聞媒體的十大新聞詞之一。筆者人事圖書館管理工作多年，通過查閱相當文獻資料，提出將檔案管理系統應用于圖書館管理工作中的設想，進而實現互聯網+圖書館管理模式。

【關鍵詞】檔案管理系統；互聯網；圖書館；管理；創新

一、檔案管理系統與圖書館管理工作的相似性

一是檔案管理與圖書館管理基本屬性比較相似。檔案管理是指相關機構如企業、政府、學校等對單位和個人的資料與文檔的分類和儲存。圖書館管理也具有檔案管理的一些基本屬性，主要目的也是對各種類別的圖書，運用科學的方法進行分類和存放。

二是檔案管理與圖書館管理發展趨勢比較相似。隨著現代社會各類機構的增多和對信息收集要求的提高，目前檔案管理的內容不只是歸類紙質等實物資料，還會涉及動態的數據和圖形視頻等電子資料，甚至包括這些資料之間的關系信息和流程信息一一不只是其本身的屬性和描述。這樣就造成了現代檔案管理的相對復雜性，而事實上也對傳統的管理方式提出了更高的要求。

綜合分析檔案管理與圖書館管理的相似率，筆者認為，在“互聯網+”的背景下，檔案管理系統的成功模式，可以在圖書館管理中予以應用。

二、檔案管理系統應用于圖書館管理中可能存在的問題

當前，檔案管理系統的開發和應用已經取得了一定的發展和成果。在對國內外檔案管理系統目前使用情況對比調查分析，我們發現，大多數企業和政府機構、學校等單位多采用軟件定制的方式，根據自身檔案管理的特點和要求采用不同的系統軟件。有些是獨立的系統，有些是與信息管理系統結合為一體，或者附屬于信息管理系統。這些軟件系統的共性是以檔案管理為目的，以傳統紙質媒體的圖像化處理、儲存為處理方式，把傳統紙質媒體資料電子化管理，這樣可以一定程度上節約了紙質的使用，大大降低了大力、物力成本。

同時，我們也應當看到，這樣雖然節約了資源，但其管理內容是二維的，靜態的，對資料之間的關系和動態化沒能徹底解決。這樣會造成在實際運用中，很多動態的圖像資料不能很快地處理，導致了檔案處理的不能及時解決，影響了使用的方便性和快捷性。其原因一方面是開發能力的缺失，譬如一些檔案管理軟件采用的數據庫比較簡單，使數據之間的關系不夠密切；另一方面是在動態化管理檔案的設計上沒有理論的創新。對文檔和資料沒有很好的結構化，沒有結構化的數據只能采用文件化管理的方式。

筆者認為，檔案管理系統應用于圖書館管理中可能存在以下幾點不足：作者簡介：張永梅，新疆喀什伽師縣圖書館。

其一，檔案管理的主要處理方式上基于文件系統，這種環境下用戶對目錄結構的沒有標準化的操作，也沒有遵守國家檔案局設定的標準來進行限制。這直接導致了檔案編號和取名的不夠統一化，從而造成其可讀性差。

其二，因為文件取名的隨意性，用戶無法根據其名字很好地判斷文件的實際含義。這種情況下文件的使用者要具備一定的網絡知識，對網絡的架構、文件的具體路徑才能進行訪問和控制操作。這種要求對普通層面的用戶有很大的考驗，實際上，他們并不需要了解其網絡架構和存儲路徑，他們最需要的是如何對文件進行讀取、復制、刪除、修改等具體操作。

其三，由于數據庫比較簡單，檔案管理系統對數據的操作如查詢和檢索也太過單一。現在多數檔案管理系統只能在現有的數據結構上操作，不能智能地選擇構化新的數據形式。查詢是數據管理的最重要的功能，其優劣直接決定了檔案管理的性能。

三、檔案管理系統應用于圖書館管理中的具體建設

檔案管理系統應用于圖書館管理工作中，需要特別注意以下幾點：

一是要更加重視安全性。網絡給人們帶來分享信息的方便的同時，也給數據信息的安全帶來了威脅。隨著電子圖書館的不斷深入，在日常管理中，應該對不同用戶所擁有的操作權限有更明確和細微的劃分，需要特別加強對用戶信息安全性防護工作，避免泄露用戶信息。

二是要重視界面的設計。重視界面設計是所有軟件開發的趨勢，友好而明朗的界面一方面給用戶方便熟練的運用，另一方面能給用戶良好的心情，這對整日面對電腦的用戶來也說是一種休息。

三是要重視系統的方便性、快捷性和人性化。人類對工具的使用無非是為了完成事情的更為節省力量和提高效率，對計算機和軟件的使用亦是如此。因此檔案管理系統在圖書館中的應用也要沿著更為方便、快捷和人性化的方向發展。

四是重視數據的導入導出問題。歷史數據的批量導入和選擇性提取數據的導出在未來圖書館電子管理系統中愈加受到重視，這也體現了軟件對其他數據庫或者辦公數據軟件的兼容性問題，很多單位都有其原先的電子式文檔，如低版本的數據庫，辦公表格等，如能成功導入數據則為檔案管理提供了極大的方便。