辦公室管理工作中激勵機制的創新

伊甜園

摘要：激勵機制是辦公室管理工作中的一個重要手段。它能有效地開發辦公室的人力資源，積極整合辦公室工作人員的個人發展目標，進而協調辦公室管理過程中利益分配的矛盾。因此，必須不斷創新激勵機制，以促進辦公室的管理工作。

關鍵詞：辦公室 激勵機制 創新

一、激勵機制在辦公室管理工作中的作用

1.能有效地開發辦公室的人力資源

辦公室管理工作中的核心問題是人的問題，人是管理中最活躍的要素。為了有效地組織并充分利用人力資源，人們通過各種方法對其加以研究，包括對人的內在潛力的開發問題的研究。通過實證性研究發現：那些按時計酬的員工中，他們的實際能力只需發揮20—30%左右，就可以保住自己的地位而不被開除。而如果通過激勵機制來充分調動他們的積極性與創造性，則其潛力可以發揮到80-90%左右。這就是說，在不被激勵與被激勵的辦公室員工中，他們實際能力發揮的差距在60%左右。也就是說，一個人加入一個組織并成為其中的成員，但這并不意味著他就必然會盡力工作，多做貢獻。在任何組織內，都有表現不同的組織成員，充分調動每個組織成員的積極性，促使他們為實現組織目標而努力工作，這是管理者的首要職責。管理者必須通過激勵的方式，使得員工表現突出者繼續發揮積極作用，好上加好；使得表現不好者，逐步克服消極因素，進而為組織多做貢獻。

2.能積極整合辦公室工作人員個人的發展目標

一般來說，辦公室員工本人的價值觀與辦公室的主管單位所倡導的價值觀并不總是一致的。辦公室員工個人發展目標是內在的、個性化的和主觀的；其所屬單位的組織目標是外在的、非個性化的、客觀的。兩種目標之間常常表現出不可避免的矛盾，而這種矛盾會直接影響到組織中成員的行為方式，包括管理者和被管理者的行為模式。

對辦公室管理者而言，在其單位的組織目標與辦公室員工個人的發展目標發生矛盾的時候，需要管理者通過激勵來正確地引導辦公室員工將個人發展目標統一于其單位的組織目標之中，有效地協調兩者之間的關系，最大限度地在行動上保持一致。所以管理者必須把握好外部條件，充分利用外部條件，使辦公室員工能正確地認識自我、評價自我、信任自我，努力把其單位的組織目標與員工的個人目標有效地統一起來，其關鍵就在于管理者要通過對員工個性的把握，設計出合理的激勵機制，解決好對員工的激勵問題。

3.能有效地協調辦公室工作人員利益分配中的矛盾

辦公室員工的需求是多方面的，在滿足其需求的過程中，經常會遇到一個突出的問題：即如何在資源有限的條件下，相對公平地分配這些資源，使眾多的員工得到應有的權益。

客觀地來看，辦公室員工個體的需求有的是合理的，有的是不合理的；有些從個人看是合理的，從集體看是不合理的；有些從今天看是合理的，從將來看是不合理的。這樣，不論是在物質利益還是精神利益分配中，辦公室管理者要從其組織的長遠利益、根本利益和整體利益出發，采取不同的激勵手段，合理地分配利益。員工也會向管理者表達自己的利益需求。但究竟誰得到利益、誰失去利益；誰得到更多的利益、誰得到較少的利益；誰現在得到利益、誰將來得到利益，這些都會在激勵機制的運行中有明顯的區別。比如對員工采取獎勵方式，它不僅會使得員工中增進社會公共利益的行為得到強化與推廣，而且也使得那些具有良好行為的員工得到褒揚，使之獲得應該享有的權益，從而滿足自身的需求。同樣，對員工采取懲罰的方式，不僅會使員工中削弱社會公共利益的行為得到制約與糾正，而且也是對那些具有不良行為的員工進行教育、批評和制裁的一種方式，使之喪失更多的權益。如果獎懲不分，或者力度不夠，則很難處理好利益分配中的矛盾。

二、創新激勵機制才能不斷提升辦公室管理工作的水平

辦公室管理中的創造新激勵機制內容一般應包括以下幾個方面。

1.創新氣質管理以奠定激勵機制的基礎

人的氣質一般可以分為膽汁質（興奮型）、多血質（活潑型）、粘液質（安靜型）和抑郁質（抑郁型）4種類型。一般來說，神經興奮和抑制過程強而靈活的人，其感知事物的廣度比之弱而不靈活的人要大得多，具有靈活神經活動的人，比之不靈活的人，在思考、決斷問題的速度方面要快得多。不同氣質類型的人，性格也有所差異。這就需要對辦公室員工的氣質進行優化管理。

辦公室員工氣質的優化，是指具有不同類型的性格和氣質的辦公室員工相互協調、取長補短的組合方式。協調的性格氣質結構，有助于優化辦公室集體的整體效能。所以，辦公室員工的性格氣質應當能夠彼此選任相容，互相融洽；他們的氣質應當能夠協調配合，互相補充。辦公室員工之間應當形成相互了解、相互尊重、相互信任、相互友愛的平等環境，絕對不能因為工作的不同和個性的不同而產生等級差別。同時，每個辦公室員工應注意發揮自己個性的長處，克服自己個性的短處。只有辦公室員工感情融洽，才能夠做到彼此之間互相合作、互相支持和互相諒解。而有了這些合作、支持和諒解，辦公室員工才能夠在成績面前互相謙讓；在困難面前勇于承擔任務；在錯誤面前承擔責任；在討論和處理問題時，虛心聽取別人的意見；在意見分歧時，能心平氣和地進行交流。這種心理相容的因素、配合默契的工作氣氛，能夠極大地有利于思想上的相互溝通和交流，有利于工作上的互補和協作，有利于創造一個和諧而又充滿情誼的環境，有利于最大限度地發揮辦公室的整體功能和個人才能。

2.創新目標管理以增強激勵機制的手段

目標是一個單位、一個部門乃至一個人價值觀念的反映和體現。人的行為是有規律的，這就需要動機。動機支配行動，行動指向目標。

目標能鮮明地給其單位、部門及其每位成員指明奮斗方向，展現未來前景，激發斗志，調動積極性，使之明確其必須努力工作的具體標準。沒有目標，就沒有管理。明確的目標，可以激發人的向上精神，使人積極為實現目標而進取拼搏；一旦達到目標就可以感到無限榮光和自豪，更進一步地激發人的信心，使其認識到自我的價值實現。

辦公室管理工作中首要的就是要發動辦公室員工個體，群策群力，參與制定總的組織目標：同時引導和鼓勵辦公室員工在組織目標之下，制定個人學習和發展的具體目標或小目標。此外，在辦公室管理工作中，管理者還必須對每位員工完成目標情況進行跟蹤、比較和評估，以合適的方式進行評判，對于卓有成效者予以表彰和獎勵，以不斷激發其新的動機，引導新的良性行為，實現新的目標。

3.創新情感管理以提高激勵機制的效率

首先，管理者必須樹立公仆意識，這是情感管理的前提。實現情感管理，關鍵在于以情動人。只有牢固樹立“管理就是服務”的觀念，踐行平易近人和平等待人的理念，才能在辦公室管理工作中將管理工作的原則性和區別對待個體的靈活性有機結合起來，既按規章制度辦事，又對員工寄予深厚的情感，從而真正做到真心實意地為員工服務。管理者在管理工作中，應少一點命令，多一點協商；少一點距離感，多一點親切感，少一點火藥味，多一點人情味。總之，辦公室管理工作既要制度化，也要人性化，堅持制度與情感的辯證統一。

其次，管理者必須選賢任能，積極調動辦公室員工自我管理、自我服務的能動性，這是情感管理的外在行為表現。為政之本在于選賢任能，做好用人這篇文章，既需要克服主觀偏私，也不能盲目聽信所謂的眾人之言。授權本身就是領導者在行使和使用權力，善于授權是合理使用權力的一種重要表現形式。因此，在辦公室管理工作中要真正落實知人善任，任人唯賢，用人之長，容人之短。通過授職、授權、賦責等功能形式，使不同差別的員工個體在不同的崗位上得到不同程度的素質提升和綜合發展。

最后，管理者還必須提高自身人格魅力，這是情感管理的內在動力。管理者必須加強自身修養，完善自身形象，不斷提高自身的人格魅力，立志使自己成為造詣精深的專家，而不能僅僅滿足于一般事務性的職員。在頭緒復雜的具體管理工作中，大可不必事必躬親，相信和信任無疑是對員工個體最大的激勵。在辦公室員工管理工作中，要大膽放手，充分信任，熱情扶植，真誠指導，切忌不放心、不放手，大權小事獨自承攬，指手畫腳、包辦代替；走出“請示越多政治觀念越強，越是尊重管理者”的誤區。在規章和制度權限范圍內，充分信任員工，充分尊重員工的人格和實踐能力，對管理者而言是一項十分重要的管理品質。

4.創新氛圍管理以改善激勵機制的環境

氛圍是指一個單位內存在的群體氣氛，包括人際關系、領導方式、作用和心理相融程度等，是團體內的小環境、軟環境。良好的環境氛圍有助于增強人際關系的融洽，提高群體內上下左右的心理相融程度，從而產生巨大的心理效應，進而提高工作效率。

良好的心理氛圍是辦公室集體進行工作的基礎。如果一個辦公室內存在著和諧、良好的團體氛圍，其成員便會激發出積極的工作動機和熱忱，正所謂“眾人拾柴火焰高”就是這個道理。反之，如果辦公室中充滿惡劣的團體氛圍，則會使辦公室員工感到心理壓抑，缺乏工作熱情，喪失積極向上的精神和追求，這就會喪失“潤物細無聲”的良好效應。

辦公室成員之間由于年齡、性格、氣質、文化水平等各方面的不同，因此在工作時，必然對某些問題會產生不同的認識和分歧，這是一種正常的現象。然而此時如果采用強求統一，這不僅會妨礙認識的統一，而且還會造成心理障礙，形成更大的隔閡。只有創造出一種良好的心理氛圍，才能保證辦公室成員通力協作、步伐一致；才能夠增強辦公室集體的責任感、榮譽感和積極性，提高辦公室成員間的心理相容水平；才能增強辦公室集體的意志行動的自覺性、堅定性和持久性；才能夠有利于辦公室成員之間的心理溝通和心理協調。

總之，只有不斷地“加強和創新社會管理”，才能“提高社會管理科學化水平”，才能將辦公室管理水平提升到一個更高的水平。

參考文獻

[1]胡錦濤.在中國共產黨第十八次全國代表大會上的報告[M].人民出版社，2012：38