國企檔案管理的重要性及工作措施探討

朱紅宇|文

本文基于筆者自身的實際工作與學習經驗，站在國有企業的角度上，首先簡單分析了國企檔案管理的重要性，然后主要對做好國企檔案管理工作的關鍵措施提出了部分探討性意見，以期能提升國企檔案管理工作的質量與有效性，促進國企良好、長遠、穩定發展。

在知識經濟時代下，企業檔案的價值意義不可小視，對企業的發展具有極大的影響，因此國有企業必須要重視自身的檔案管理工作開展，不斷提升自身檔案管理工作的質量與有效性。本文基于筆者自身的實際工作與學習經驗，站在國有企業的角度上，首先簡單分析了國企檔案管理的重要性，然后主要對做好國企檔案管理工作的關鍵措施提出了部分探討性意見，以期能提升國企檔案管理工作的質量與有效性，促進國企良好、長遠、穩定發展。

國企檔案管理的重要性分析

企業檔案信息資料的形成，來源于其管理、運營和生產等各個方面，記錄了企業的成長與發展歷程。值得一提的是，企業檔案雖然屬于是一種歷史性的記錄材料，對于企業而言具有歷史價值，但其價值還遠不止于此。在當前的社會市場環境和技術條件下，企業檔案內容的形式多種多樣，除了傳統的文字檔案外，還包括圖片、錄音、錄像和其他各種專業化的圖紙等等，這些檔案內容記錄了企業在過去的一切歷史活動，對于企業的未來發展可以作為憑證、參考和指導。

例如，在企業的行政管理工作當中，可以基于相關的檔案資料，來擬定管理計劃、做出管理決策，提高行政管理的科學性、可操作性，提高行政管理工作的水平和效率；在企業的經濟運營過程當中，可以參考過往的財務檔案，制定經濟財務風險管理方案，保證企業經濟財務的健康穩定；在企業的文化建設過程當中，可以通過對檔案資料的總結，來提煉企業精神、思想，讓所有人銘記企業的發展歷程，不忘本，增強企業的凝聚力、競爭力；最后，在企業的法律活動當中，有了檔案的存在，便能提供出有力的憑證，幫助企業抵御市場法律風險。總之，通過做好企業檔案管理，可以對企業各方面的工作開展起到積極的推動作用，有利于企業實現更加良好、長遠、穩定的發展。

做好國企檔案管理工作的關鍵措施

1.加快完善企業檔案管理信息化

信息化是檔案管理工作在未來的必然發展趨勢，這一點已經非常的明確，通過實現信息化的檔案管理，可以顯著提升檔案管理的質量和效率。當前，國企已經實現了基礎水平的信息化檔案管理，為什么說是基礎呢？因為還大多停留在用計算機存儲檔案信息資料這一水平上，信息化技術的更大效用還沒有在國企檔案管理工作當中發揮出來，例如國企可以利用云計算、大數據等先進的信息技術，來擴大檔案資料的收集范圍，建立更加高效的檔案共享途徑，挖掘更加深層次的檔案價值，提升對企業檔案的利用效率等等。

為此，國企必須要加快完善企業檔案管理信息化，加強硬件平臺和軟件平臺的構建，為檔案管理信息化奠定良好的平臺基礎。同時要加快對云計算和大數據技術的融合應用，從本質上提升檔案管理信息化水平，將國企檔案管理信息化推上一個新的臺階。最后還需要加強對相關人才的培養，要求檔案管理人員不僅要掌握傳統的檔案管理業務技能，還要能夠對檔案管理信息化技術進行熟練的操作應用，這樣才能確保企業檔案管理信息化的有效推進。

2.規范文書檔案管理

國企在日常的管理、運營和生產過程當中，會產生大量的文書檔案，這些文書檔案雖然煩瑣，但是價值意義卻非常大，在某些特定的時刻，可以為企業提供參考、指導。由于文書檔案量大、煩瑣，為了確保其管理效率和管理質量，我們必須要從嚴格、規范的角度出發對其進行管理。

例如公文用紙的尺寸、質量、排版、裝訂等，必須要符合相關的統一規范，內容字跡必須要清晰易辨，文種必須要合理，格式不能有出入，行文更要流暢。同時，要制定和實施文書檔案管理的規范化制度，從收集、整理到編號、歸檔和價值鑒定，都必須要有明確的規范依據，讓企業文書檔案管理工作有章可循，防止因為檔案資料量大、煩瑣，而導致管理混亂的情況出現，科學、有序、規范的推進企業文書檔案管理。

3.抓好重大項目建設工程檔案管理

但凡涉及重大項目建設工程，國企必須要做好對應的檔案管理工作，一是為企業自身積累檔案資料和知識財富，方便今后的工程使用和管理，二是為了向國家和社會提供證明材料，使建設工程透明化、陽光化。

為抓好重大項目建設工程檔案管理，首先是要做到建設項目文件材料收集與工程建設管理流程同步進行，確保檔案材料信息的即時性、完整性、準確性、客觀性，避免發生材料信息遺漏，或是一次性堆積過多的材料信息，增加收集、整理的工作壓力，降低工作質量；其次是要利用項目建設業務流程控制和規范檔案材料歸檔管理流程，讓檔案管理能夠在內容上、進度上、形式上與項目建設保持一致，這能夠使檔案資料信息在未來最大化的還原工程建設實際情況，提升檔案管理的質量與有效性。

結語

在知識經濟時代下，對于現代企業而言各種各樣的檔案都可以被看作是一種財富，企業必須要予以足夠的重視力度，要通過做好檔案管理工作，將這些財富收集、整理和保管利用起來，使其發揮出更大的作用價值，促進自身實現更加良好、長遠、穩定的發展。