應用Excel編制會計報表的工作探討

穆桂香 江蘇西德電梯有限公司

應用Excel編制會計報表的工作探討

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財務報表是財務工作中非常重要的一個工作，是對會計核算工作的總結。文章論述了會計報表的概念、分類及編制要求，重點分析了Excel在制作利潤表、現金流量表和資產負債表的應用及工作體會。

會計報表 Excel 編制

隨著會計電算化的實現，越來越多的大中型企業(yè)甚至小企業(yè)選擇了專業(yè)的財務軟件，但是財務軟件對于規(guī)模不大的企業(yè)來說功能過于全面，有時還會使財務處理更加繁瑣。另外，財務軟件通常價格不菲，使用盜版軟件又無法保證數據安全。而Excel電子表格，只要我們掌握一定的模型設計方法，就可以自己動手增加新的用途、功能。所以，小企業(yè)用Excel處理報表可以大大提高報表處理的效率和準確性。

一、會計報表的分類

會計報表是綜合反映企業(yè)經營成果、財務狀況以及現金流量信息的書面文件，它是會計核算的最終結果，也是會計核算工作的總結。

1.按服務對象可以分為內部報表和對外報表。內部報表不要求統一格式，是企業(yè)根據其內部經營管理的需要而編制的，供其內部管理人員使用的財務報表。對外報表有統一的報表格式、指標體系和編制時間等，是企業(yè)定期向上級主管部門、財稅部門等報送或按規(guī)定向社會公布的財務報表。

2.按報表所提供會計信息的重要性可以分為主表和附表。主表即主要財務報表，包括資產負債表、利潤表和現金流量表。附表是指對主表中不能或難以詳細反映的一些重要信息所做的補充說明的報表。

3.按照企業(yè)資金運動形態(tài)的不同，可以分為靜態(tài)報表和動態(tài)報表。靜態(tài)報表是指某一時點的報表。動態(tài)報表是指反映一定時期內資金耗費和資金收回的報表。

4.按其編制的范圍可以分為個別會計報表和合并會計報表。個別會計報表是反映一個會計主體的財務狀況、經營成果和現金流量情況的報表。合并會計報表是將多個具有控股關系的會計主體的財務狀況、經營成果和現金流量情況合并編制的會計報表。

二、會計報表編制要求

1.全面完整：會計報表應當反映企業(yè)生產經營活動的全貌，全面反映企業(yè)的財務狀況、經營成果和現金流量。

2.編報及時:企業(yè)應根據有關規(guī)定，按月、按季、按年及時對外報送會計報表。

3.便于理解: 財務會計報告所提供的會計信息應當清晰明了，便于使用者理解和利用。

4.前后一致: 編制會計報表依據的會計方法，前后期應當遵循一致性原則，不能隨意變更。

三、編制財務會計報表

下面以制作利潤表、現金流量表和資產負債表為例，談談Excel編制會計報表的工作實踐和體會。

1.利潤表的編制

利潤表是反映企業(yè)在一定會計期間經營成果的報表，是企業(yè)經營活動的動態(tài)體現，一般有表首、正表兩部分。其中表首說明報表名稱、編制單位、編制日期、報表編號、貨幣單位等；正表是利潤表的主體，反映形成經營成果的各個項目和計算過程。

在制作時，可以將Excel工作表的第一行作為表的表名，把第一行合并及居中后，輸入標題“利潤表”。在第二行輸入“編制單位”、“年月”和“單位”。第三行作為表頭，在一至四列分別輸入：“項目”、“行次”、“本月數”和“本年累計數”。從第四行起開始制作表體，依次輸入“營業(yè)收入”、“營業(yè)利潤”，“利潤總額”、“凈利潤”等。整個表格制作完成后，輸入各單元格對應公式，并利用Excel的自動填充功能復制格式進行自動化處理。同時，為了避免在操作過程中出現誤操作，可以將所有輸入了公式的單元格設置為鎖定保護狀態(tài)。然后，對表格進行格式化操作。首先，設置表名、表頭、表體和表尾的字體和字號以及縮進。接下來，填寫匯總公式。在“匯總”工作表中的單元格利用“SUM”函數計算匯總；然后選中該存放公式的單元格，移動空心十字光標至單元格右下角，待光標變成小實心十字時，按住鼠標左鍵沿列或行拖動至數據結尾完成公式的復制。這樣，一張完整的匯總工作表就好了。

利潤表的基本功能是計算企業(yè)一定期間實現的利潤，它是建立在分期假設的基礎上，因而利潤表所認定的會計利潤是企業(yè)某一既定期間的經營成果。我們根據利潤表可以評價該期間的企業(yè)經營業(yè)績，并為企業(yè)分配經營成果提供依據，企業(yè)管理者還可以通過分析利潤表所反映的經營狀況，對企業(yè)未來的經營做出合理的決策。

2.現金流量表的編制

現金流量表主要是要反映出資產負債表中各個項目對現金流量的影響，主要作用是決定企業(yè)短期生存能力，特別是繳付帳單的能力，是反映企業(yè)在一定時期現金流入和現金流出動態(tài)狀況的報表。現金流量表分為主表和附表兩部分。主表的各項目金額實際上就是每筆現金流入、流出的歸屬，而附表的各項目金額則是相應會計賬戶的當期發(fā)生額或期末與期初余額的差額。

現金流量表的編制是建立在總分類賬等工作表基礎之上，通過直接或間接鏈接相關的工作表中的數據，再根據會計準則的有關規(guī)定，設置單元格的計算公式，并填在對應的單元格中。在Excel中，基本操作與利潤表的編制方法類似，基本填列公式為：本項目金額=營業(yè)收入+銷項稅額+（應收賬款期初余額－應收賬款期末余額）+（應收票據期初余額－應收票據期末余額）+（預收賬款期末余額－預收賬款期初余額）－壞賬準備的調整金額－票據轉讓的調整金額－其他特殊項目的調整金額。

3.資產負債表的編制

資產負債表是反映企業(yè)在某一特定日期全部資產、負債和所有者權益情況的會計報表，是企業(yè)經營活動的靜態(tài)體現。根據“資產=負債+所有者權益”，依照一定的分類標準和一定的次序，將某一特定日期的資產、負債、所有者權益的具體項目予以適當的排列編制而成。

在Excel中，資產負債表的基本操作與利潤表的編制方法類似，只是獲取資產負債表各項目的數據來源時有區(qū)別，主要取得方式如下：根據總賬科目余額直接填列；根據總賬科目余額計算填列；根據明細科目余額計算填列；根據總賬科目和明細賬科目的期末余額計算填列；根據科目余額減去其備抵項目后的凈額填列。

四、結語

在會計信息化過程中，Excel有其獨特的作用。比之昂貴的大型財務軟件，Excel更適合中小企業(yè)處理日常會計業(yè)務，比如會計報表的需要。利用Excel提高了編制會計報表的及時性、準確性和科學性。

[1]蘭玉. Excel在會計工作中的應用研究[J]，中國科技信息，2011（6）

[2]劉學文.淺談EXCEL在財務管理中的應用[J]，商業(yè)會計，2010（5）