企業采購業務內部控制現狀分析及對策

山西煤炭運銷集團盂縣恒泰常順煤業有限公司 喬翱

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企業采購業務內部控制現狀分析及對策

山西煤炭運銷集團盂縣恒泰常順煤業有限公司 喬翱

摘 要：近年來，隨著社會經濟的發展，企業內部控制越來越成為財務人員以及各位股東關注的焦點。而企業內部控制又涉及各個方面，其中企業采購業務內部控制制度更應該是企業控制的重中之重。只有從最基礎的方面進行控制，才能開源節流，保證資源合理、有效的利用，實現企業的利潤最大化。為此，本文從企業采購業務內部控制制度出現的背景、面臨的現狀、形成的原因及采購部門、公司領導等方面出發，進行分析與論證。切實說明采購業務內控制度的重要性和必要性，對進一步完善企業采購業務內部控制制度，促進企業未來發展問題的解決具有很大的作用。

關鍵詞：內部控制 采購業務 對策

經濟全球化使更多國家知道，加強企業內部控制才可以保證企業的正常發展，才能促進國家的繁榮昌盛。而市場經濟和企業自身的發展使得單純依賴會計控制已經無法滿足市場對于企業的要求，因此會計控制必須向風險控制發展，并且還要完善內部控制，加強企業內部部門之間的進一步分工與合作，便于對內部控制機制進行自我評估。

1 企業采購業務的流程

自加入世界貿易組織以來，我國企業迅速發展，隨之而來也出現了各種問題。如果不進行內部控制管理，中國企業將無法與其他國家的企業相抗衡，無法實現長久的生存。所以，實行內部控制很有必要，但其中最重要的就是采購業務。

采購是指購買物資(或接受勞務)及支付款項等相關活動。企 業固定資產的購買、原材料和其他低值易耗品的購進都屬于采購業務。可以說，企業的運行離不開采購，采購業務是企業正常經營的基礎。采購業務的流程是：采購部門填寫請購單—采購部門根據請購單上物品進行詢價—企業與供貨方簽訂合同—企業付款的相關規定—供貨方按照合同履行—企業對收到供貨方提供的貨物進行報檢—根據質檢部門提供的質檢單安排材料入庫。企業根據這些步驟進行采購。遵從全面性、重要性、制衡性、適應性和成本效益性原則，將采購活動貫穿于經營活動的各個方面，受企業董事會、管理階層和其他企業人員的影響，也是企業所有人員應共同遵守的準則。

2 企業采購業務的內部控制問題

2.1 企業內部控制制度不健全

采購業務直接與供應商相連，采辦人員很容易受到金錢誘惑，在同一家或熟悉的商家訂購貨物，就會出現拿回扣的現象；有些資產需要有大量專業知識的員工才能采購恰當，而相關知識不足的員工采購容易出現各種問題，不能有效地為商品生產提供服務；還有些業務屬于賒購預定業務，預付款和定金的大量支出容易引起資金鏈斷裂，同時還要做好貨款收不回來的準備；在出現退貨業務時沒有有效機制，很難一次性處理好相關問題，因此造成多次消費。

2.2 內部控制的觀念不強

我國企業對內控管理工作不夠重視，不能明確目前企業應如何發展和朝著什么方向發展，這使得在保障企業正常的經營活動中，只重視產品質量和產量在全國各地的銷售情況及資產、經營安全上的重要作用，但企業領導對內控管理工作僅僅停留在管理工作的開展情況的監督上，使得內控管理沒有發揮它所擁有的效力。

2.3 風險管控意識十分薄弱

在市場經濟體制中，企業的風險涉及企業生產發展的各個方面。面臨這樣的情況，企業要盡全力收集可以進行風險評估的相關信息，注意哪些內外部環境是提高風險的因素，再開始進行風險分析。可以采用定性與定量相結合的方法進行分析。得到分析結果后，要據此提出有利于企業發展的策略。

3 采購業務內控存在問題的原因分析

采購業務分為七個環節，每個環節都有出現風險的原因。

3.1 請購

請購是個人或單位因為生產需要購買一種或幾種原材料，按照一定格式填寫為獲取這些材料的相關單據的過程。請購時要按照請購單上的所有內容完整、清晰地填寫，填寫完畢讓公司領導審核后及時交給采購部門；然后請購部門須讓采購部門接收人在接到請購單時進行簽收，充當請購部門備份的憑證；遇到急需物資，領導不在的情況，可以用打電話或發郵件的形式，征得同意后提報采購部門，等領導回來后，再補齊相關手續；在對請購單進行更改或補充時，要以書面形式報由公司領導簽字，然后再交給采購部門。

一般公司在請購接收時未注意以下內容。

接收時：采購部門沒有在收到請購單時注意請購單上的內容是否填寫完畢，是否符合單位規定，是否是單位緊急需要的材料，是否可以延期購買，是否有領導簽字；請購單上沒有遵照計劃、名稱規格不清晰、不完整的，圖紙、技術等資料不齊全的，庫存積壓的材料不采購；采購時沒有與倉庫管理人員核對，看是否應補充申請的材料；對于不符合規定和不被領導允許的材料，采購部沒有及時通知請購部門。

分發時：采購部門收到請購單后，沒有按照企業內部的人員分工和崗位責任制進行處理；對于急需采購的材料并沒有首先進行采購；無法在滿足請購部門規定的期限內采購相關材料，沒有及時通知請購部門；重要項目的采購在采購活動進行前沒有再次與領導協商，聽取相關建議。

3.2 詢價

詢價就是我們理解的詢問價格。但是，這詢問價格也有很大的學問，需要規定來約束。

在詢價時，采購人員容易看不全請購單上的內容，理解不了請購部門給出的相關圖紙和其技術要求，會遇到不解的問題；在面對緊急情況需購買的材料時，沒有優先處理，保證企業生產的正常運行；所有采購項目沒有直接與生產廠家或生產商取得聯系，詢問價格，而是通過各種中間商詢價，造成價格差，不利于公司的發展；在采購過程中如果發現有低價可以替代的材料，采購部門沒有與請購部門取得聯系，看是否可以購買這些材料用于企業的日常生產；詢價時遇到特殊情況，沒有寫書面申請向領導表明情況，請求領導的批示。

3.3 合同的簽訂

本文所說的合同是雙方企業之間簽訂的，關于設立、變更、終止民事關系的協議。合法的合同受法律的保護，有遇到侵權行為可以請求法律支持和保護。而廣義的合同就是說法律部門規定的權利與義務關系的協議。

合同簽訂時是有規定的，有些公司會在以下方面出現問題：若是合同涉及公司機密，沒有注意嚴格保密；訂立合同時沒有注意將各種風險降到最低；為防止合同追加時無依據可尋，供貨方要提供報價清單而企業沒有注意，未提醒供貨方提供訂單或未將清單取回；購買的材料價值變大或者有專業用法，未請供貨商派遣代表幫忙清點或教會廠里相關人員使用；對于材料的保質期沒有明確從什么時候開始，盡量要求延長保質期限；約定詳細的發票提供時間，沒有做到信息的及時反饋；對于不同的合同，付款方式一成不變，死板按照統一格式做出不利于企業的事；合同沒有檢查完畢，就找領導簽字，加蓋公司的公章；沒有把簽訂好的合同送給財務部和合同保管部。

3.4 付款的相關要求

付款時，按照進度付款的采購項目沒有確保付款的正確性，沒有等檢測合格后才付款；按照合同規定的時間付款時，沒有把相關手續準備齊全就報由財務部付款；財務部接到付款通知后，沒有盡量在3天內付款，以致影響到企業生產活動的正常運行，造成了不必要的損失。

3.5 合同的執行

已經簽訂的合同，采購部門的領導沒有指定專人負責跟進，領導僅負責監督，出現突發事件，采購部門沒有及時提出意見和補救措施并通知請購部門和總領導，做出對相關事件的解釋說明；如果遇到合同沒有規定的事情，雙方企業應就這一事件達成共識，補充到合同上而不是僅一方同意就擅自決定合同該如何履行。

3.6 報檢的相關說明

供貨商沒有按照合同履行自己的職責，或采購部門沒有及時通知質量檢測部門進行檢測并驗收；對于不同合同的不同材料，沒有按照不同的規定進行檢測，使得部分企業為追求效率而在材料使用時才發現問題；質檢部門在檢測后要出具檢測報告，檢測不合格的要監督企業進行整改，但企業為取得利潤直接出售；還有，企業的生活和辦公用品不能夠進行檢測，有些企業財務部門對此沒有注意到。

3.7 入庫的相關事項

入庫前，企業的材料除生活和辦公用品外，都得由質檢部門進行檢測，但企業沒有送給質檢部門進行檢測；在材料運達公司前，采購部門沒有通知請購部門安排人員進行接收準備，在到達后請購部門沒有安排人進行接收并查點；對于質檢部門已經驗收的材料，請購部門沒有及時將其入庫、出具清單交給相關部門登記；質檢不合格的材料沒有要求及時退回，沒有要求供貨方重新發貨。

4 加強采購內部控制的相關措施

在制定請購和采購計劃時，應注意：(1)生產、經營、項目等部門在編訂計劃時，要按照實際的需要，準確寫明數量、規格和相關要求；(2)采購計劃是企業一年生產計劃的重要部分，在寫計劃時要核實存貨數量，確保數據真實可靠，防止出現購買過多或購買不足的情況，影響企業的日常活動；(3)采購計劃也可以不單獨編制，而是融入企業的年度預算中。

選擇供貨商時要注意：(1)使用對供應商進行評估的制度，對所有供貨商提供的產品質量、信譽和服務進行驗證，確保企業利益不受到損害；(2)采購部門要在公平、公正的基礎上選擇供貨商，不能選擇對企業不利、對自己有利的供貨商，這就違反了法律規定，要受到法律的制裁；(3)建立供貨商聯系表，把他們的信息清晰地填好，做成表格，便于下次使用時直接找到。

確定采購價格時：(1)要采用詢比或招標采購等方法，規定采購價格；(2)采購部門要定期進行合理的成本價與市價的比較，及時掌握市場動態，使下次定價時能夠達到合情合理的效果。

驗收時要注意：(1)材料是否符合驗收標準，要請質檢部門進行檢測，合格后入庫；(2)驗收合格的材料要填寫入庫憑證，交給財務部門；(3)驗收中出現的異常情況，要及時查明原因，找到解決的辦法；(4)對不合格的材料，要及時辦理退貨或索賠手續。

在付款時，更要注意：(1)審查采購發票的準確性、合法性和有效性，重視對付款過程的控制和跟蹤，發現意外情況，及時拒絕付款；(2)選擇合理的方式進行付款，例如有現金直接支付、銀行匯票支付或商業匯票支付等；(3)加強預付款項的管理力度，全面分析預付款項的期限和不可回收幾率，使得企業資金能夠有效收回。

5 結語

為了加快企業發展，必須高度重視企業會計內控制度中采購業務的相關問題，應該從企業采購業務的請購入手，全面理解企業采購業務內部控制的重要意義和價值，對當前采購業務進行全面系統的分析，形成具體的、可施行的制度，使企業會計內控制度更好地發揮出監督、制約、管理、服務和保障的功能，為企業的發展保駕護航。

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中圖分類號：F274

文獻標識碼：A

文章編號：2096-0298(2016)02(a)-023-03